fbpx

W 2019 r. kontynuowano proces wprowadzania przez Miasto Poznań nowoczesnych standardów zarządzania.

Przygotowanie do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miasta Poznania

Prace nad integracją systemu Mdok z platformą ePUAP zostały podjęte w 2018 r. Mdok to system teleinformatycznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Głównym celem przedsięwzięcia było usprawnienie procesu obsługi pism wpływających drogą elektroniczną do Urzędu Miasta Poznania. Wnioski mieszkanek i mieszkańców szybciej trafiają do właściwego biura/wydziału, a w razie konieczności są przesyłane zgodnie z właściwością do miejskiej jednostki organizacyjnej.

W 2019 r. trwały prace nad dalszym rozwojem systemu w celu uruchomienia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Miasta Poznania.

W tym celu Prezydent Miasta Poznania wydał zarządzenie Nr 52/2019/K z 16 grudnia 2019 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Poznania, w którym mowa o wprowadzeniu EZD. Zarządzenie weszło w życie 11 lutego 2020 r. i od tego terminu Mdok dodatkowo wykorzystywany jest jako system EZD, w którym sprawy będą zakładane i dokumentowane wyłącznie w postaci elektronicznej w ramach pewnych wyjątków wspomnianych w zarządzeniu, stanowiących obecnie pilotaż wdrażanych rozwiązań.

Korzyści, jakie przyniesie wprowadzenie systemu EZD dla funkcjonowania całego urzędu, jak i w codziennej pracy:

  • wypracowanie umiejętności pracy w systemie EZD, co jest niezbędne do rozwoju e-Urzędu
  • stopniowe eliminowanie dokumentacji w postaci papierowej, co wpłynie na przyspieszenie obiegu korespondencji i ułatwienie dostępu do spraw
  • wyeliminowanie tzw. podwójnego obiegu pism (w systemie elektronicznym i papierowo), co zmniejszy liczbę czynności kancelaryjno-biurowych związanych z drukowaniem dokumentów, a także wpłynie na obniżenie kosztów pracy i środowiskowo (mniejsze zapotrzebowanie na papier, tonery do drukarek)
  • uzyskanie spójnej i nierozproszonej pomiędzy różnymi komórkami organizacyjnymi dokumentacji, z możliwością udostępnienia spraw elektronicznych prowadzonych w EZD dowolnej komórce organizacyjnej w trakcie dokonywania uzgodnień, konsultacji czy pozyskania opinii
  • odciążenie pracowniczek i pracowników merytorycznych z czasochłonnych czynności porządkowania dokumentacji papierowej
  • bezproblemowa i prawie automatyczna archiwizacja akt spraw z zachowaniem dostępu do spraw zakończonych

Przygotowywanie procedur EZD jest nowością, która stanowi pierwszy krok w kierunku elektronicznego urzędu, co powoli staje się koniecznością z uwagi na dynamiczny rozwój usług elektronicznych i przepisy prawne zobowiązujące urzędy administracji rządowej i samorządowej nie tylko do odbierania, przekazywania, ale też do przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej.

Poprzez platformy ePUAP odbywa się korespondencja związana z obsługą wniosków w sprawie udzielenia informacji w trybie dostępu do informacji publicznej.

Liczba dokumentów obsługiwanych za pośrednictwem platformy ePUAP w 2019 r.
MiesiącLiczba dokumentów przychodzącychLiczba dokumentów wychodzących
Styczeń2 9971 449
Luty3 0291 650
Marzec3 7062 335
Kwiecień3 4902 127
Maj9 1224 010
Czerwiec3 3391 834
Lipiec4 3072 443
Sierpień3 6762 262
Wrzesień10 7013 898
Październik21 1334 699
źródło: UMP

RODO w Urzędzie Miasta Poznania

Od połowy  2018 r. w Polsce zaczęło obowiązywać RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Główne prace związane z wdrażaniem procedur RODO w Urzędzie Miasta Poznania zostały przeprowadzone w 2018 r.

W ramach kontynuacji prac związanych z implementacją wymagań wynikających z RODO, w 2019 r. w  UMP powołane zostały struktury w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych dla miejskich jednostek oświatowych. Utworzono wyspecjalizowany zespół inspektorów, który poprzez podpisanie porozumień z 251 placówkami oświatowymi zapewnia kompleksową obsługę w zakresie ochrony danych, stopniowo ujednolicając i doskonaląc wdrażane wytyczne RODO w Mieście.

Uzyskane efekty i korzyści:

  • standaryzacja klauzul informacyjnych stosowanych w UMP i miejskich jednostkach organizacyjnych
  • standaryzacja zawieranych umów powierzenia i umów przyjmowania w powierzenie od innych podmiotów
  • zwiększenie wiedzy pracowniczek i pracowników UMP i miejskich jednostek organizacyjnych na temat ochrony danych osobowych

System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji 

W celu zapewnienia pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i innymi regulacjami zintegrowanego systemu zarządzania, w tym również zaleceniami technicznymi z obszaru bezpieczeństwa informacji (m.in. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, Krajowe Ramy Interoperacyjności, normy ISO/EIC 27001:2017) w Urzędzie Miasta Poznania na bieżąco są wdrażane procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym dotyczące ochrony danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwa.

Podstawowe procedury bezpieczeństwa informacji, w tym zarządzania incydentami w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz pozostałymi (obszar danych osobowych, informatyczny), a także monitorowania systemów informatycznych UMP zostały opracowane i wdrożone w 2018 r. Należą do nich:

  • Polityka Bezpieczeństwa Informacji w UMP, wprowadzona zarządzeniem Nr 49/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 23 listopada 2018 r. Dodatkowo Pismem Okólnym Nr 2 Sekretarza Miasta Poznania wprowadzono procedury związane z bezpieczeństwem informacji
  • Procedura zgłaszania incydentów cyberbezpieczeństwa, wdrożona na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania Nr 689/2018/P

W 2019 r. procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji rozszerzono o kolejne zakresy tematyczne.

Urząd Miasta podjął współpracę z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie ochrony danych osobowych. Organizowane są cykliczne spotkania, w których uczestniczą Inspektorzy Ochrony Danych z miejskich jednostek organizacyjnych.

W celu wymiany wiedzy i oceny zgodności z wymaganiami prawa oraz identyfikacji obszarów bezpieczeństwa, które wymagają doskonalenia powołano i przeszkolono zespół audytorów wewnętrznych systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnie z normą ISO/EIC 27001:2017, który będzie organizował minimum raz w roku wewnętrzny audyt bezpieczeństwa.

Poprzez realizację systematycznych szkoleń w ramach wprowadzania nowo zatrudnionych pracowniczek i pracowników, służby przygotowawczej oraz cyklicznych e-learningów, upowszechniana jest wiedza na temat znaczenia i konieczności ochrony kluczowych dla Miasta zasobów informacyjnych.

Urząd Miasta Poznania prowadził działania z zakresu zabezpieczenia infrastruktury IT. Opracowano koncepcję Security Operations Center (SOC), który systemowo zapewni sprawności identyfikacji oraz reakcji w przypadku wystąpienia ataku na zasoby teleinformatyczne. SOC będzie obejmować wysoce specjalistyczne narzędzia informatyczne oraz zespół specjalistów dysponujących wiedzą i doświadczeniem z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego. Prace nad wdrożeniem SOC będą kontynuowane w 2020 r.

ISO w Urzędzie Miasta Poznania

W 2019 r. w Urzędzie Miasta Poznania, niektórych miejskich jednostkach organizacyjnych oraz w spółce z udziałem Miasta Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o.o. (ZZO), Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. przeprowadziło audyt zewnętrzny nadzoru systemu zarządzania. Tym samym przyznane w 2018 r. przez Komitet Techniczny PCBC certyfikaty potwierdzające spełnianie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015 są ważne w okresie od 8 maja 2018 r. do 7 maja 2021 r.

W 2019 r. kontynuowano działania doskonalące System Zarządzania. Przeprowadzono szkolenie dla audytorek i audytorów oraz osób koordynujących System Zarządzania Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostek organizacyjnych i ZZO. Szkolenie obejmowało zagadnienia dotyczące komunikacji i współpracy audytorek i audytorów w zespole audytowym, zarządzania projektami i projektowania w normie PN-EN ISO 9001:2015. Dla nowych osób tematem szkoleń były podstawy audytowania według norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015.

W celu wzrostu kompetencji osób z zespołów ekologicznych powołanych w niektórych wydziałach Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostkach organizacyjnych i ZZO zorganizowano konsultacje warsztatowe w zakresie stosowania systemu zarządzania środowiskowego i wymagań normy PN-EN ISO 14001:2015.

Narzędzia wspierające jakość zarządzania 

W 2019 r. Urząd Miasta Poznania korzystał z różnych metod i narzędzi wsparcia zarządzania.

Zarządzanie ryzykiem

Korzyści wynikające ze stosowania narzędzia: system Monitorowanie Jakości Usług Publicznych / moduł ryzyka:

  • ujednolicenie metody zarządzania ryzykiem nie tylko w wydziałach UMP, ale także we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych
  • upowszechnienie metodyki zarządzania ryzykiem – realizacja obowiązku ustawowego przez wszystkie zobowiązane jednostki
  • oszczędność ponoszonych kosztów – jedno narzędzie i metodyka stosowane przez jednostki
  • koordynowanie procesu zarządzania ryzykiem w Mieście przez jedną jednostkę – oszczędność czasu
  • zwiększenie wiedzy wśród pracowniczek i pracowników, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacyjnego i zagrożeń związanych z realizacją zadań
Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej 

W samoocenie za 2019 r. wzięło udział 28 wydziałów oraz 298 miejskich jednostek organizacyjnych (instytucje kultury, jednostki pomocy społecznej i jednostki oświaty).

Badanie prowadzone jest w oparciu o narzędzie informatyczne Webankieta, które zapewnia anonimowe wypełnienie formularzy samooceny. Wypełniono łącznie 7 166 arkuszy, co pozwoliło na uzyskanie obiektywnych, zbiorczych wyników badania dotyczących 5 podstawowych elementów systemu kontroli zarządczej w Mieście. Są to: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena.

Głównym celem tego procesu jest zidentyfikowanie błędów i nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazanie działań usprawniających lub korygujących.

Każdorazowo samoocena ma służyć poprawie jakości wykonywanej pracy, co z kolei ma wpływać na poprawę jakości obsługi mieszkanek i mieszkańców Poznania.

Badanie satysfakcji klienta

Celem badania satysfakcji klientek i klientów jest ocena jakości pracy wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań mieszkanek i mieszkańców.

Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do podejmowania działań doskonalących prace Miasta. Stanowią też często podstawę wprowadzania modyfikacji i usprawnień procesów wpływających na zadowolenie klientek i klientów ze świadczonych usług.

Zbiorcze wyniki badania satysfakcji przedstawiane są podczas przeglądów systemu zarządzania wykonywanych przez kierownictwo Urzędu Miasta Poznania.

Ocena przestrzegania zasad etycznych w Urzędzie Miasta Poznania 

Celem badania jest ocena przestrzegania zasad etycznych przez pracowniczki i pracowników wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientek i klientów w tym zakresie.

Wyniki badania mają prowadzić do kreowania działań doskonalących pracę Miasta.

Audyty i przeglądy zarządzania

Audyty wewnętrzne systemu zarządzania odbywają się w cyklach półrocznych. Przeprowadzane są z wewnętrznej inicjatywy i na własne potrzeby UMP, miejskich jednostek organizacyjnych i spółek z udziałem Miasta. Ich celem jest weryfikacja zgodności z wymaganiami prawa i przyjętych norm, optymalizacja funkcjonujących procesów, identyfikacja mocnych i słabych punktów systemu oraz wskazywanie możliwości do poprawy. Pomagają w standaryzacji działań oraz pozwalają na wskazanie obszarów do doskonalenia.

Audyt zewnętrzny (nadzoru) przeprowadzany jest przez jednostkę zewnętrzną raz w roku. Audyt certyfikujący ma na celu potwierdzenie zgodności systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO oraz jego doskonalenia. Uzyskanie certyfikatu wpływa na zwiększenie poziomu zaufania do instytucji publicznej, daje także wymierne korzyści wizerunkowe.

Przeglądy zarządzania

Celem przeglądów jest ocena stałej przydatności, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania. Podsumowuje działania podejmowane w danym kwartale (w tym funkcjonowanie procesów, realizacja celów, postępowanie z wyrobami niezgodnymi). Cykliczność przeglądów zapewnia stałą informację dotyczącą funkcjonowania systemu zarządzania w wydziałach/biurach UMP, niektórych mjo i ZZO. Bieżące monitorowanie procesów wspiera efektywne wykorzystanie zasobów.

Wsparcie i rozwój osób pracujących

Wspieranie inicjatyw pracowniczych w Urzędzie Miasta Poznania 

Głównym celem programu „Wspieranie Inicjatyw Pracowników” jest wykorzystywanie kreatywności i innowacyjności pracowniczek i pracowników Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych.

Szkolenie i podnoszenie umiejętności pracowniczek i pracowników 

Doskonalenie umiejętności jest kluczowym elementem funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania. Wykorzystanie platformy e-learningowej moodle pozwala dotrzeć do większej grupy osób za pomocą sprzętu komputerowego lub mobilnego z dostępem do Internetu. Narzędzie pozwala na udział w szkoleniu online w dowolnie wybranym momencie, bez konieczności obecności na sali  szkoleniowej.

W 2019 r. urzędniczki i urzędnicy skorzystali ponad 2 tys. razy z różnych form podnoszenia kwalifikacji, jakimi są m.in.: szkolenia, dofinansowanie studiów, uczestnictwo w konferencjach, kursy.

Jednym z większych szkoleń zorganizowanych w 2019 r. przy pomocy platformy e-learningowej, było szkolenie z reagowania na incydenty z obszaru cyberbezpieczeństwa oraz bezpieczeństwa informacji, w tym również dotyczących ochrony danych osobowych. Szkolenie zostało ukończone przez ponad 80% pracowniczek i pracowników UMP.

Główne obszary tematyczne szkoleń urzędników Urzędu Miasta Poznania w 2019 r.:

  • bezpieczeństwo i ochrona informacji
  • finanse publiczne
  • zdrowie i pomoc społeczna
  • gospodarka nieruchomościami
  • system oświaty
  • ochrona środowiska
  • gospodarka komunalna
  • urbanistyka i architektura

Narzędzia informatyczne wspierające jakość zarządzania w Urzędzie Miasta Poznania

  • Procedury urzędowe w Urzędzie Miasta Poznania – nowe wdrożenia
  • Pozostałe procedury wspierające obsługę klienta w Urzędzie Miasta Poznania
  • Internetowe systemy wsparcia innych spraw i procedur w Urzędzie Miasta Poznania

więcej w rozdziale Otwarta administracja