W 2019 r. kontynuowano proces wprowadzania przez Miasto Poznań nowoczesnych standardów zarządzania.
Przygotowanie do wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie Miasta Poznania
Prace nad integracją systemu Mdok z platformą ePUAP zostały podjęte w 2018 r. Mdok to system teleinformatycznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Głównym celem przedsięwzięcia było usprawnienie procesu obsługi pism wpływających drogą elektroniczną do Urzędu Miasta Poznania. Wnioski mieszkanek i mieszkańców szybciej trafiają do właściwego biura/wydziału, a w razie konieczności są przesyłane zgodnie z właściwością do miejskiej jednostki organizacyjnej.
W 2019 r. trwały prace nad dalszym rozwojem systemu w celu uruchomienia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) w Urzędzie Miasta Poznania.
W tym celu Prezydent Miasta Poznania wydał zarządzenie Nr 52/2019/K z 16 grudnia 2019 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Poznania, w którym mowa o wprowadzeniu EZD. Zarządzenie weszło w życie 11 lutego 2020 r. i od tego terminu Mdok dodatkowo wykorzystywany jest jako system EZD, w którym sprawy będą zakładane i dokumentowane wyłącznie w postaci elektronicznej w ramach pewnych wyjątków wspomnianych w zarządzeniu, stanowiących obecnie pilotaż wdrażanych rozwiązań.
Korzyści, jakie przyniesie wprowadzenie systemu EZD dla funkcjonowania całego urzędu, jak i w codziennej pracy:
- wypracowanie umiejętności pracy w systemie EZD, co jest niezbędne do rozwoju e-Urzędu
- stopniowe eliminowanie dokumentacji w postaci papierowej, co wpłynie na przyspieszenie obiegu korespondencji i ułatwienie dostępu do spraw
- wyeliminowanie tzw. podwójnego obiegu pism (w systemie elektronicznym i papierowo), co zmniejszy liczbę czynności kancelaryjno-biurowych związanych z drukowaniem dokumentów, a także wpłynie na obniżenie kosztów pracy i środowiskowo (mniejsze zapotrzebowanie na papier, tonery do drukarek)
- uzyskanie spójnej i nierozproszonej pomiędzy różnymi komórkami organizacyjnymi dokumentacji, z możliwością udostępnienia spraw elektronicznych prowadzonych w EZD dowolnej komórce organizacyjnej w trakcie dokonywania uzgodnień, konsultacji czy pozyskania opinii
- odciążenie pracowniczek i pracowników merytorycznych z czasochłonnych czynności porządkowania dokumentacji papierowej
- bezproblemowa i prawie automatyczna archiwizacja akt spraw z zachowaniem dostępu do spraw zakończonych
Przygotowywanie procedur EZD jest nowością, która stanowi pierwszy krok w kierunku elektronicznego urzędu, co powoli staje się koniecznością z uwagi na dynamiczny rozwój usług elektronicznych i przepisy prawne zobowiązujące urzędy administracji rządowej i samorządowej nie tylko do odbierania, przekazywania, ale też do przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej.
Poprzez platformy ePUAP odbywa się korespondencja związana z obsługą wniosków w sprawie udzielenia informacji w trybie dostępu do informacji publicznej.
Liczba dokumentów obsługiwanych za pośrednictwem platformy ePUAP w 2019 r.
| Miesiąc | Liczba dokumentów przychodzących | Liczba dokumentów wychodzących |
| Styczeń | 2 997 | 1 449 |
| Luty | 3 029 | 1 650 |
| Marzec | 3 706 | 2 335 |
| Kwiecień | 3 490 | 2 127 |
| Maj | 9 122 | 4 010 |
| Czerwiec | 3 339 | 1 834 |
| Lipiec | 4 307 | 2 443 |
| Sierpień | 3 676 | 2 262 |
| Wrzesień | 10 701 | 3 898 |
| Październik | 21 133 | 4 699 |
źródło: UMP
RODO w Urzędzie Miasta Poznania
Od połowy 2018 r. w Polsce zaczęło obowiązywać RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Główne prace związane z wdrażaniem procedur RODO w Urzędzie Miasta Poznania zostały przeprowadzone w 2018 r.
W ramach kontynuacji prac związanych z implementacją wymagań wynikających z RODO, w 2019 r. w UMP powołane zostały struktury w zakresie pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych dla miejskich jednostek oświatowych. Utworzono wyspecjalizowany zespół inspektorów, który poprzez podpisanie porozumień z 251 placówkami oświatowymi zapewnia kompleksową obsługę w zakresie ochrony danych, stopniowo ujednolicając i doskonaląc wdrażane wytyczne RODO w Mieście.
Uzyskane efekty i korzyści:
- standaryzacja klauzul informacyjnych stosowanych w UMP i miejskich jednostkach organizacyjnych
- standaryzacja zawieranych umów powierzenia i umów przyjmowania w powierzenie od innych podmiotów
- zwiększenie wiedzy pracowniczek i pracowników UMP i miejskich jednostek organizacyjnych na temat ochrony danych osobowych
System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji
W celu zapewnienia pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i innymi regulacjami zintegrowanego systemu zarządzania, w tym również zaleceniami technicznymi z obszaru bezpieczeństwa informacji (m.in. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, Krajowe Ramy Interoperacyjności, normy ISO/EIC 27001:2017) w Urzędzie Miasta Poznania na bieżąco są wdrażane procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym dotyczące ochrony danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwa.
Podstawowe procedury bezpieczeństwa informacji, w tym zarządzania incydentami w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz pozostałymi (obszar danych osobowych, informatyczny), a także monitorowania systemów informatycznych UMP zostały opracowane i wdrożone w 2018 r. Należą do nich:
- Polityka Bezpieczeństwa Informacji w UMP, wprowadzona zarządzeniem Nr 49/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 23 listopada 2018 r. Dodatkowo Pismem Okólnym Nr 2 Sekretarza Miasta Poznania wprowadzono procedury związane z bezpieczeństwem informacji
- Procedura zgłaszania incydentów cyberbezpieczeństwa, wdrożona na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania Nr 689/2018/P
W 2019 r. procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji rozszerzono o kolejne zakresy tematyczne.
Urząd Miasta podjął współpracę z miejskimi jednostkami organizacyjnymi w zakresie ochrony danych osobowych. Organizowane są cykliczne spotkania, w których uczestniczą Inspektorzy Ochrony Danych z miejskich jednostek organizacyjnych.
W celu wymiany wiedzy i oceny zgodności z wymaganiami prawa oraz identyfikacji obszarów bezpieczeństwa, które wymagają doskonalenia powołano i przeszkolono zespół audytorów wewnętrznych systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji zgodnie z normą ISO/EIC 27001:2017, który będzie organizował minimum raz w roku wewnętrzny audyt bezpieczeństwa.
Poprzez realizację systematycznych szkoleń w ramach wprowadzania nowo zatrudnionych pracowniczek i pracowników, służby przygotowawczej oraz cyklicznych e-learningów, upowszechniana jest wiedza na temat znaczenia i konieczności ochrony kluczowych dla Miasta zasobów informacyjnych.
Urząd Miasta Poznania prowadził działania z zakresu zabezpieczenia infrastruktury IT. Opracowano koncepcję Security Operations Center (SOC), który systemowo zapewni sprawności identyfikacji oraz reakcji w przypadku wystąpienia ataku na zasoby teleinformatyczne. SOC będzie obejmować wysoce specjalistyczne narzędzia informatyczne oraz zespół specjalistów dysponujących wiedzą i doświadczeniem z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego. Prace nad wdrożeniem SOC będą kontynuowane w 2020 r.
ISO w Urzędzie Miasta Poznania
W 2019 r. w Urzędzie Miasta Poznania, niektórych miejskich jednostkach organizacyjnych oraz w spółce z udziałem Miasta Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o.o. (ZZO), Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. przeprowadziło audyt zewnętrzny nadzoru systemu zarządzania. Tym samym przyznane w 2018 r. przez Komitet Techniczny PCBC certyfikaty potwierdzające spełnianie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015 są ważne w okresie od 8 maja 2018 r. do 7 maja 2021 r.
W 2019 r. kontynuowano działania doskonalące System Zarządzania. Przeprowadzono szkolenie dla audytorek i audytorów oraz osób koordynujących System Zarządzania Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostek organizacyjnych i ZZO. Szkolenie obejmowało zagadnienia dotyczące komunikacji i współpracy audytorek i audytorów w zespole audytowym, zarządzania projektami i projektowania w normie PN-EN ISO 9001:2015. Dla nowych osób tematem szkoleń były podstawy audytowania według norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015.
W celu wzrostu kompetencji osób z zespołów ekologicznych powołanych w niektórych wydziałach Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostkach organizacyjnych i ZZO zorganizowano konsultacje warsztatowe w zakresie stosowania systemu zarządzania środowiskowego i wymagań normy PN-EN ISO 14001:2015.
Narzędzia wspierające jakość zarządzania
W 2019 r. Urząd Miasta Poznania korzystał z różnych metod i narzędzi wsparcia zarządzania.
Zarządzanie ryzykiem
Korzyści wynikające ze stosowania narzędzia: system Monitorowanie Jakości Usług Publicznych / moduł ryzyka:
- ujednolicenie metody zarządzania ryzykiem nie tylko w wydziałach UMP, ale także we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych
- upowszechnienie metodyki zarządzania ryzykiem – realizacja obowiązku ustawowego przez wszystkie zobowiązane jednostki
- oszczędność ponoszonych kosztów – jedno narzędzie i metodyka stosowane przez jednostki
- koordynowanie procesu zarządzania ryzykiem w Mieście przez jedną jednostkę – oszczędność czasu
- zwiększenie wiedzy wśród pracowniczek i pracowników, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacyjnego i zagrożeń związanych z realizacją zadań
Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej
W samoocenie za 2019 r. wzięło udział 28 wydziałów oraz 298 miejskich jednostek organizacyjnych (instytucje kultury, jednostki pomocy społecznej i jednostki oświaty).
Badanie prowadzone jest w oparciu o narzędzie informatyczne Webankieta, które zapewnia anonimowe wypełnienie formularzy samooceny. Wypełniono łącznie 7 166 arkuszy, co pozwoliło na uzyskanie obiektywnych, zbiorczych wyników badania dotyczących 5 podstawowych elementów systemu kontroli zarządczej w Mieście. Są to: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena.
Głównym celem tego procesu jest zidentyfikowanie błędów i nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazanie działań usprawniających lub korygujących.
Każdorazowo samoocena ma służyć poprawie jakości wykonywanej pracy, co z kolei ma wpływać na poprawę jakości obsługi mieszkanek i mieszkańców Poznania.
Badanie satysfakcji klienta
Celem badania satysfakcji klientek i klientów jest ocena jakości pracy wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań mieszkanek i mieszkańców.
Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do podejmowania działań doskonalących prace Miasta. Stanowią też często podstawę wprowadzania modyfikacji i usprawnień procesów wpływających na zadowolenie klientek i klientów ze świadczonych usług.
Zbiorcze wyniki badania satysfakcji przedstawiane są podczas przeglądów systemu zarządzania wykonywanych przez kierownictwo Urzędu Miasta Poznania.
Ocena przestrzegania zasad etycznych w Urzędzie Miasta Poznania
Celem badania jest ocena przestrzegania zasad etycznych przez pracowniczki i pracowników wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientek i klientów w tym zakresie.
Wyniki badania mają prowadzić do kreowania działań doskonalących pracę Miasta.
Audyty i przeglądy zarządzania
Audyty wewnętrzne systemu zarządzania odbywają się w cyklach półrocznych. Przeprowadzane są z wewnętrznej inicjatywy i na własne potrzeby UMP, miejskich jednostek organizacyjnych i spółek z udziałem Miasta. Ich celem jest weryfikacja zgodności z wymaganiami prawa i przyjętych norm, optymalizacja funkcjonujących procesów, identyfikacja mocnych i słabych punktów systemu oraz wskazywanie możliwości do poprawy. Pomagają w standaryzacji działań oraz pozwalają na wskazanie obszarów do doskonalenia.
Audyt zewnętrzny (nadzoru) przeprowadzany jest przez jednostkę zewnętrzną raz w roku. Audyt certyfikujący ma na celu potwierdzenie zgodności systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO oraz jego doskonalenia. Uzyskanie certyfikatu wpływa na zwiększenie poziomu zaufania do instytucji publicznej, daje także wymierne korzyści wizerunkowe.
Przeglądy zarządzania
Celem przeglądów jest ocena stałej przydatności, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania. Podsumowuje działania podejmowane w danym kwartale (w tym funkcjonowanie procesów, realizacja celów, postępowanie z wyrobami niezgodnymi). Cykliczność przeglądów zapewnia stałą informację dotyczącą funkcjonowania systemu zarządzania w wydziałach/biurach UMP, niektórych mjo i ZZO. Bieżące monitorowanie procesów wspiera efektywne wykorzystanie zasobów.
Wsparcie i rozwój osób pracujących
Wspieranie inicjatyw pracowniczych w Urzędzie Miasta Poznania
Głównym celem programu „Wspieranie Inicjatyw Pracowników” jest wykorzystywanie kreatywności i innowacyjności pracowniczek i pracowników Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych.
Szkolenie i podnoszenie umiejętności pracowniczek i pracowników
Doskonalenie umiejętności jest kluczowym elementem funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania. Wykorzystanie platformy e-learningowej moodle pozwala dotrzeć do większej grupy osób za pomocą sprzętu komputerowego lub mobilnego z dostępem do Internetu. Narzędzie pozwala na udział w szkoleniu online w dowolnie wybranym momencie, bez konieczności obecności na sali szkoleniowej.
W 2019 r. urzędniczki i urzędnicy skorzystali ponad 2 tys. razy z różnych form podnoszenia kwalifikacji, jakimi są m.in.: szkolenia, dofinansowanie studiów, uczestnictwo w konferencjach, kursy.
Jednym z większych szkoleń zorganizowanych w 2019 r. przy pomocy platformy e-learningowej, było szkolenie z reagowania na incydenty z obszaru cyberbezpieczeństwa oraz bezpieczeństwa informacji, w tym również dotyczących ochrony danych osobowych. Szkolenie zostało ukończone przez ponad 80% pracowniczek i pracowników UMP.
Główne obszary tematyczne szkoleń urzędników Urzędu Miasta Poznania w 2019 r.:
- bezpieczeństwo i ochrona informacji
- finanse publiczne
- zdrowie i pomoc społeczna
- gospodarka nieruchomościami
- system oświaty
- ochrona środowiska
- gospodarka komunalna
- urbanistyka i architektura
Narzędzia informatyczne wspierające jakość zarządzania w Urzędzie Miasta Poznania
- Procedury urzędowe w Urzędzie Miasta Poznania – nowe wdrożenia
- Pozostałe procedury wspierające obsługę klienta w Urzędzie Miasta Poznania
- Internetowe systemy wsparcia innych spraw i procedur w Urzędzie Miasta Poznania