Najważniejsze działania w zakresie obsługi informatycznej Urzędu Miasta Poznania (UMP) prowadzone w 2020 r. dotyczyły wdrożenia nowych rozwiązań związanych z integracją systemów informatycznych oraz integracją danych i ich migracją pomiędzy tymi systemami, tak aby zwiększyć efektywność ich funkcjonowania oraz skuteczność i jakość obsługi klientów w czasie pandemii.

Najważniejsze działania prowadzone w 2020 r. związane z integracją systemów informatycznych, skutkujące usprawnieniami w pracy UMP i podniesieniem jakości obsługi mieszkańców to:

rozbudowa funkcjonalna aplikacji Pomoc mieszkaniowa – wykonano integrację aplikacji Pomoc mieszkaniowa z modułami dziedzinowymi systemu KSAT, służącymi do przetwarzania danych o mieszkańcach Poznania oraz świadczeniobiorcach obsługiwanych przez Poznańskie Centrum Świadczeń; korzyści, które uzyskano z wdrożenia rozwiązania, są następujące:
- możliwość przeprowadzenia analizy, weryfikacji oraz kontroli wniosków o przyznanie lokalu socjalnego lub mieszkalnego w oparciu o dane gromadzone w bazach systemu KSAT przez Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych oraz Poznańskie Centrum Świadczeń;
- znaczne skrócenie czasu obsługi i weryfikacji wniosków o przyznanie lokalu socjalnego lub mieszkalnego, jednocześnie przyspieszenie przekazywania pozytywnych wniosków do realizacji przez Zarząd Komunalnych Zasobów Lokalowych;
- ciągła kontrola statusu wnioskodawców, który ma wpływ na decyzję o przyznaniu bądź odmowie przyznania lokalu;
- skrócenie czasu obsługi wniosków;
wdrożenie wyszukiwarki dostępnych indywidualnych tablic rejestracyjnych – Miasto Poznań we współpracy z Poznańskim Centrum Superkomputerowo-Sieciowym zrealizowało usługę sprawdzania dostępności indywidualnych tablic rejestracyjnych pojazdu; korzyści, które uzyskano z wdrożenia wyszukiwarki, są następujące:
- ułatwienie dostępu do informacji publicznej dla użytkowników;
- zwiększenie dostępności usługi z dowolnej lokalizacji dzięki uruchomieniu wyszukiwarki na stronie publicznej miasta;
- ułatwienie rejestracji indywidualnych tablic rejestracyjnych starostwom na terenie Wielkopolski – działanie usługi w czasie rzeczywistym;
wdrożenie rozwiązania pozwalającego na obsługę wyborów w formie korespondencyjnej – rozszerzenie istniejącej funkcjonalności o możliwość rejestracji i obsługę wniosków o głosowanie korespondencyjne, adresowanie w formie papierowej lub elektronicznej z wykorzystaniem platformy ePUAP; rozwiązanie daje możliwość przetworzenia wszystkich wniosków w odpowiednim terminie, automatycznej i natychmiastowej weryfikacji uprawnień wyborczych oraz świadczenia usługi w czasie rzeczywistym;
obsługa informatyczna wyborów Prezydenta RP – przygotowanie i obsługa infrastruktury informatycznej 251 Obwodowych Komisji Wyborczych i Komisji gminnej na potrzeby wyborów Prezydenta RP;
zdalne obrady Sesji Rady Miasta – modernizacja systemu informatycznego do obsługi Sesji Rady Miasta umożliwiająca prowadzenie zdalnych obrad Sesji Rady Miasta w czasie pandemii;
umawianie wizyt w UMP – modernizacja systemów kolejkowych i systemu umawiania wizyt w urzędzie przez Internet lub Call Center w celu umożliwienia wizyt i bezpiecznej obsługi klienta w czasie pandemii; łączna liczba umówionych wizyt za pośrednictwem systemu kolejkowego Qmatic w 2020 r. wyniosła 393 988;
rozbudowa Call Center UMP – rozbudowa Call Center o dodatkowe 11 stanowisk, co umożliwiło wsparcie działań Sanepidu w związku z pandemią COVID-19;
praca zdalna w UMP – przygotowanie bezpiecznej infrastruktury informatycznej na potrzeby pracy zdalnej i doposażenie jednostek organizacyjnych w 400 komputerów; umożliwienie pracy zdalnej dla 1 tys. pracowników UMP w czasie pandemii;
wdrożenie systemu wideokonferencji w UMP – dostarczenie jednostkom organizacyjnym UMP oprogramowania i sprzętu na potrzeby prowadzenia wideokonferencji; umożliwienie bezpiecznych spotkań online wewnętrznych i zewnętrznych w czasie pandemii;
system zgłaszania awarii sprzętowych i błędów oprogramowania – wdrożenie systemu HelpDesk dla jednostek organizacyjnych UMP korzystających z infrastruktury informatycznej i oprogramowania obsługiwanych przez Wydział Informatyki; usprawnienie pracy UMP poprzez wprowadzenie standardu zgłaszania awarii/błędów oraz skrócenie czasu obsługi awarii/błędów;
wymiana platformy serwerowej Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem;
modernizacja infrastruktury informatycznej UMP – wymiana 300 przestarzałych i wyeksploatowanych 8-letnich zestawów komputerowych, nienadających się do dalszej pracy, oraz wymiana 150 licencji przestarzałego oprogramowania biurowego.

Do nowych systemów informatycznych wdrożonych w 2020 r. z inicjatywy Miasta Poznania należą:

mechanizm obsługi zbiorczego zapytania do rejestru PESEL systemu Emp@tia – rozwiązanie zostało zaimplementowane w Poznańskim Centrum Świadczeń; polega na wprowadzeniu mechanizmu obsługi zbiorczego (dotyczącego wielu osób) zapytania do rejestru PESEL systemu Emp@tia zarówno dla operacji Udostępniania Danych PESEL, jak i Weryfikacji Osoby w PESEL; wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło na zmniejszenie pracochłonności związanej z pobieraniem i weryfikacją danych świadczeniobiorców z danymi znajdującymi się w rejestrze PESEL systemu Emp@tia; koszt rozwiązania wyniósł 23,4 tys. zł;
automatyczne wprowadzanie wniosków o wpisanie do spisu wyborców – rozwiązanie polega na wdrożeniu mechanizmu umożliwiającego automatyczne wprowadzanie do modułu „Ewidencja ludności” systemu KSAT wniosków o wpisanie do spisu wyborców składanych poprzez platformę ePUAP; pozwala to Miastu na zmniejszenie pracochłonności związanej z obsługą wniosków o wpisanie do spisu wyborców, a w efekcie znacznie skraca czas potrzebny na przygotowanie spisów wyborców; koszt rozwiązania wyniósł 40 tys. zł;
zmiana sposobu obsługi usługi Obsługa Beneficjenta dla modułów Świadczenia Rodzinne i Fundusz Alimentacyjny – wprowadzenie w ramach modułów Świadczenia Rodzinne i Fundusz Alimentacyjny systemu KSAT obsługi nowej wersji usługi Obsługa Beneficjenta, udostępnionej w ramach Centralnego Systemu Zabezpieczenia Społecznego; rozwiązanie pozwala na optymalizację działania usługi Obsługa Beneficjenta i poprawę wydajności Centralnej Bazy Beneficjentów w ramach Centralnego Systemu Zabezpieczenia Społecznego; koszt rozwiązania wyniósł 34,5 tys. zł;
przygotowanie nowego rozwiązania do zarządzania ryzykiem w Poznaniu – wykonano oprogramowanie służące do rejestrowania, monitorowania i bieżącego śledzenia ryzyka w powiązaniu z zadaniami budżetowymi oraz strategicznymi UMP i jednostek miejskich oraz ryzyka związanego z bezpieczeństwem informacji przetwarzanych w mieście; nowe rozwiązanie zapewnia:
- scentralizowany system identyfikacji, zarządzania i działania względem ryzyka;
- możliwość monitorowania reakcji na ryzyko w całym mieście;
- jednolity system opisu i oceny ryzyka w urzędzie oraz wszystkich jednostkach miejskich;
- zminimalizowanie kosztów realizacji, serwisu i rozwoju oprogramowania w stosunku do oprogramowania zakupionego.

Ważniejsze inwestycje przeprowadzone w 2020 r.

Modernizacja i rozbudowa centralnej platformy serwerowej UMP – koszt inwestycji wyniósł 1 045 377 zł;
Modernizacja węzłów sieci komputerowych UMP – koszt inwestycji wyniósł 299 900 zł.

Wsparcie informatyczne działań Miasta w walce z pandemią COVID-19

Działania informatyczne wspierające Miasto w walce z pandemią COVID-19 obejmowały:

obsługę wniosków o głosowanie korespondencyjne w wyborach prezydenckich poprzez integrację z systemem ePUAP;
rozszerzenie systemu Helpdesk o możliwość zgłaszania zapotrzebowania na maseczkę w programie „Maseczki dla seniora” prowadzonym przez Biuro Poznań Kontakt;
rozszerzenie systemu Helpdesk o możliwość zgłaszania zapotrzebowania na podstawowe zakupy w programie „Zakupy dla seniora” prowadzonym przez Biuro Poznań Kontakt;
przygotowanie bezpiecznej infrastruktury informatycznej na potrzeby pracy zdalnej dla 1 tys. pracowników UMP;
modernizację systemu informatycznego do obsługi sesji Rady Miasta Poznania na potrzeby zdalnych obrad;
rozbudowę Call Center UMP na potrzeby wsparcia Sanepidu;
modernizację systemów kolejkowych i systemu rezerwacji wizyt na potrzeby bezpiecznej obsługi klientów UMP;
przygotowanie systemu do obsługi telekonferencji na potrzeby bezpiecznych spotkań online w UMP.

Z uwagi na pandemię dostawa sprzętu komputerowego (notebooki), będąca wynikiem postępowania przetargowego, została opóźniona o dwa miesiące z przyczyn niezależnych od dostawcy (problemy producenta sprzętu w związku z pandemią COVID-19).