W 2021 r. kontynuowano wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych usprawniających pracę Urzędu Miasta Poznania oraz polepszających jakość obsługi mieszkańców, w tym związanych z przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się pandemii COVID-19.

Nowe rozwiązania w Urzędzie Miasta Poznania

W 2021 r. podjęto prace nad opracowaniem zasad wdrożenia zapisów ustawy o doręczeniach elektronicznych.

Opracowaniem zasad e-doręczeń i ich wdrożenia w Urzędzie Miasta Poznania zajmuje się Zespół, do którego zadań należy:

analiza aspektów organizacyjnych i prawnych wprowadzenia w Urzędzie doręczeń elektronicznych;
analiza narzędzi informatycznych funkcjonujących w Urzędzie oraz niezbędnych do wdrożenia doręczeń elektronicznych;
analiza kosztów związanych z wdrożeniem e-doręczeń oraz długofalowych skutków dla budżetu Miasta Poznania;
analiza uwarunkowań zewnętrznych wdrożenia elektronicznych doręczeń;
określenie zasad współpracy z miejskimi jednostkami organizacyjnymi i przekazywania im ustaleń z pracy Zespołu.

Usługa e-doręczenia zminimalizuje korzystanie z tradycyjnej formy papierowej korespondencji pomiędzy mieszkańcami a administracją publiczną, zastępując ją formą elektroniczną. Każdy podmiot, osoba fizyczna i przedsiębiorca, będzie miał adres do kontaktu, a wraz z nim skrzynkę e-doręczeniową. Wszystkie adresy podmiotów publicznych będą w BAE. Komunikację elektroniczną w ramach wprowadzonego systemu będzie mógł zainicjować nie tylko Prezydent czy Urząd Miasta, ale także każdy mieszkaniec.

Ważnym aspektem rozwoju e-Urzędu jest rozszerzenie w Urzędzie Miasta Poznania katalogu spraw o kolejne, które prowadzone są wyłącznie w formie elektronicznego obiegu korespondencji w systemie Mdok. W 2021 r. katalog spraw załatwianych w Systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) rozszerzono m.in. o: deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi; tworzenie szablonów pism w systemie Mdok; opracowanie procesu dodawania nowych wyjątków w Systemie EZD. Dokumentowanie spraw w Systemie EZD przyczynia się do ograniczenia dokumentacji papierowej, poprawy efektywności pracy, możliwości realizowania zadań z wykorzystaniem elektronicznych spraw w trakcie wykonywania pracy zdalnej. Z elektronicznym obiegu korespondencji wiąże się również wdrożenie Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (EPO) dotyczącego korespondencji wychodzącej tworzonej w systemie Mdok oraz wysyłki korespondencji z numerami kont bankowych. Efektem wdrożenia nowych rozwiązań jest rezygnacja z papierowych potwierdzeń odbioru, powiadamianie nadawcy o dostarczeniu/zwrocie korespondencji wyłącznie w formie elektronicznej w systemie Mdok, oszczędności w wysyłanej korespondencji „za potwierdzeniem odbioru”, uzyskiwanie informacji o doręczeniu pism w czasie rzeczywistym.

Usprawnienia w pracy Urzędu Miasta Poznania oraz polepszenie jakości obsługi mieszkańców

Do zadań, których realizacja w 2021 r. przyczyniła się do usprawnienia pracy Urzędu Miasta Poznania oraz polepszenia jakości obsługi mieszkańców należały:

przekazywanie informacji o publikacji ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznej i Elektronicznej Tablicy Ogłoszeń za pośrednictwem platformy ePUAP do podmiotów publicznych (obwieszczenia), co przyczyniło się do uzyskania oszczędności związanych z wysyłaniem korespondencji, a także wpłynęło na szybkość, bezpieczeństwo i skuteczność udzielanych odpowiedzi;
przekaz za pomocą kamery internetowej obrazu i dźwięku w czasie rzeczywistym z uroczystości zawarcia związku małżeńskiego w Wadze Miejskiej, co umożliwiło uczestnictwo online w tych uroczystościach w czasie obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 (wprowadzono ograniczenia liczby osób mogących brać udział w uroczystości bezpośrednio w Sali Ślubów);
uruchomienie stanowisk obsługi klienta w nowej siedzibie Urzędu Stanu Cywilnego przy ul. 23 Lutego 4/6;
uruchomienie stanowisk obsługi klienta w nowej siedzibie Wydziału Gospodarki Komunalnej przy ul. 28 Czerwca 1956 r. nr 404;
wyposażenie sal konferencyjnych w sprzęt multimedialnych w budynku Urzędu przy ul. 28 Czerwca 1956 r.;
zapewnienie optymalnej powierzchni biurowej dla jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Poznania; translokacja dotyczyła następujących jednostek: Urząd Stanu Cywilnego, Wydział Gospodarki Komunalnej oraz Biuro Cyfryzacji i Cyberbezpieczeństwa.

Zadania związane z przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się pandemii COVID-19:

instalacja kamer do wykrywania braku maseczek; kamery monitorują obszar i wykrywają osoby, które nie przestrzegają obowiązku zakrywania ust i nosa; takie zdarzenie jest rejestrowane przez system jako ALERT; jedna z kamer umożliwiających identyfikację braku maseczek została skierowana na wejście do sali obsługi klienta na parterze budynku Urzędu przy placu Kolegiackim, druga, na hol na piętrze; kamery umożliwiały wykonywanie zdjęć osób bez maseczki oraz ich przesyłanie na adres mailowy wskazany przez Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych (SOUK); dalsza procedura identyfikacji klienta odbywa się przez pracowników SOUK; pozostałe kamery są kamerami cyfrowymi wysokiej rozdzielczości i posiadają również funkcję detekcji twarzy; koszt wdrożenia rozwiązania wyniósł 32,4 tys. zł;
zdalna obsługa obrad Sesji i posiedzeń komisji Rady Miasta Poznania na platformie ZOOM oraz licencją oprogramowania, a także wypożyczonego sprzętu konferencyjnego; we wrześniu 2021 r. obrady Sesji RMP zostały przeniesione do Sali Białej Urzędu ze względu na prace konserwatorskie w Sali Sesyjnej; dzięki wprowadzonym rozwiązaniom możliwe było sprawne funkcjonowanie Rady Miasta Poznania oraz przestrzeganie zasad reżimu sanitarnego obowiązującego podczas pandemii COVID-19.

Usprawnienia i remonty w budynkach miejskich

Najważniejsze zadania modernizacyjne i remontowe przeprowadzone w 2021 r., mające na celu usprawnienie pracy Urzędu Miasta Poznania oraz zwiększenie bezpieczeństwa funkcjonowania w budynkach miejskich:

modernizacja systemu wentylacji i klimatyzacji w Archiwum Zakładowym Urzędu Miasta Poznania przy ul. Świerkowej 10; prace modernizacyjne obejmowały rozdzielenie układu wentylacyjnego obsługującego pomieszczenia archiwum od części biurowej, dostawę centrali wentylacyjnej dla pomieszczeń biurowych oraz dostawę i montaż modułu osuszającego dla centrali głównej, która nawiewa powietrze do hal archiwum; efektem prac jest ustabilizowanie warunków klimatycznych w hali archiwum i zapewnienie właściwych warunków dla przechowywanych dokumentów; koszt modernizacji wyniósł 244,4 tys. zł;
rozbudowa systemów bezpieczeństwa w Archiwum Zakładowym UMP przy ul. Świerkowej 10; Archiwum Zakładowe UMP funkcjonuje w budynku Zespołu Szkół Mechanicznych; centrala sygnalizacji pożarowej znajduje się w sekretariacie części szkolnej; zapewnienie bezpieczeństwa w strefie obsługi klienta oraz bezpieczeństwa pożarowego Archiwum wymagało rozbudowy systemu monitoringu wizyjnego o dodatkowe kamery w sali obsługi klienta oraz zainstalowanie dodatkowej linii alarmowej dla obsługujących pracowników; zmiany organizacyjne i utworzenie portierni w budynku szkolnym umożliwiają łatwiejszy dostęp i obsługę centrali pożarowej; w tym celu zastosowano dodatkowe panele obsługowe dla portierni oraz panel dla archiwum. Koszt modernizacji wyniósł 47,8 tys. zł;
wykonanie drenażu oraz zbiornika retencyjnego na wodę opadową przy budynku przy ul. Świerkowej 10; drenaż części podpiwniczonej budynku ma na celu odprowadzenie nadmiaru wody z pasa gruntu na poziomie fundamentów i zniwelowania zawilgocenia ścian piwnic; budowa zbiornika retencyjnego ma umożliwić gromadzenie wody opadowej i wykorzystywanie jej do podlewania zieleni na terenie szkoły; nadmiar wody będzie sukcesywne odprowadzany do sieci kanalizacyjnej; zastosowanie tych rozwiązań pozwala na ograniczenie skutków podtopień i zalań piwnic po deszczach nawalnychh; zadanie zostanie zakończone w I kwartale 2022 r.;
remont elewacji wraz z niezbędnymi pracami w budynku Wagi Miejskiej; zadanie związane jest z kompleksową renowacją płyty Starego Rynku; obejmuje remont elewacji wraz z renowacją lub wymianą stolarki drzwiowej i okiennej oraz pozostałymi niezbędnymi robotami w budynku Wagi Miejskiej; inwestycja rozpoczęta została w 2021 r.; zakończenie prac planowane jest na koniec 2022 r.; całkowity koszt wynosi 1 370 000 zł.

Zapewnienie pełnej dostępności do budynków Urzędu Miasta Poznania osobom z niepełnosprawnościami

Najważniejsze zadania przeprowadzone w 2021 r., mające na celu zwiększenie dostępności do budynków Urzędu Miasta Poznania:

montaż znaczników elektronicznych TOTUPOINT w budynkach Urzędu Miasta Poznania przy ul. Matejki 50 oraz ul. 3 Maja 46; znaczniki te ułatwiają dostępność budynków dla osób z niepełnosprawnością wzrokową; w 2021 r. zamontowano łącznie 7 znaczników (ul. Matejki 50 – 5 znaczników, ul. 3 Maja – 2 znaczniki) w kluczowych miejscach budynków (m.in. wejścia do budynku, windy, sala obsługi klienta); koszt realizacji zadania wyniósł 10 tys. zł; szczegółowa informacja na temat zainstalowanych znaczników, ich lokalizacji oraz kierunkach dojścia do wskazanych miejsc w budynku znajduje się na stronie internetowej; w budynkach Urzędu Miasta Poznania przy pl. Kolegiackim 17 funkcjonuje 14 takich znaczników; natomiast w budynku przy ul. Libelta 16 funkcjonuje 7 znaczników TOTUPOINT;
wykonanie podjazdu dla osób z niepełnosprawnością ruchową oraz przebudowa wjazdu na dziedziniec przy pl. Kolegiackim 17 w Poznaniu; przeprowadzona modernizacja ma na celu niwelację barier architektonicznych oraz ułatwienie wejścia do budynku dla osób ze szczególnymi potrzebami; koszt realizacji zadania wyniósł 35,7 tys. zł.

Koszty utrzymania obiektów

Łączne koszty utrzymania obiektów w 2021 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kosztach w zł)

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	3 325 544,50
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	3 009 219,00
Konserwacja przeglądy naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	1 440 654,90
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	1 486 212,60
Dozór i ochrona obiektów	958 102,90

źródło: UMP

Najwyższy wzrost poziomu kosztów w 2021 r. w stosunku do 2020 r. odnotowano w kategorii Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny – o 23,6% oraz w kategorii Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz) – o 15,6%.

Przychody z zarządzania obiektami

Przychody z zarządzania obiektami przez UMP w 2021 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kosztach w zł)

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	98 854,40
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	6 343,60
Konserwacja przeglądy naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	12 444,90
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	399 979,40
Dozór i ochrona obiektów	28 715,20

źródło: UMP

Biuro Rzeczy Znalezionych

Przedmiotem działalności Biura jest prowadzenie postępowań w sprawach właściwych terytorialnie dla granic administracyjnych Miasta Poznania i dotyczących:

odbierania zawiadomień o znalezieniu rzeczy;
przyjmowania i przechowywania rzeczy znalezionych;
prowadzenia ewidencji rzeczy znalezionych;
poszukiwania osób uprawnionych do ich odbioru;
udzielania informacji o przechowywanych rzeczach;
prowadzenia wykazu rzeczy poszukiwanych.

Depozyty przyjmowane są od osób fizycznych oraz zarządców budynków, pomieszczeń lub środków transportu publicznego, a także od instytucji porządku publicznego (np. Policji). Warunkiem przyjęcia jest znalezienie rzeczy na terenie Poznania lub przez mieszkańca Poznania. Szacowana wartość przyjętego depozytu powinna być wyższa niż 100 zł (nie dotyczy to przedmiotów zawierających dokumenty, papiery wartościowe lub kosztowności mających wartość historyczną, naukową lub artystyczną).

W związku z pandemią COVID-19 w 2021 r. obowiązywały wprowadzone rok wcześniej zmiany w funkcjonowaniu Biura Rzeczy Znalezionych. Biuro prowadzi bezpośrednią obsługę klientów umówionych na przygotowanych stanowiskach w holu budynku Urzędu Miasta przy pl. Kolegiackim 17 z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. Umożliwiono złożenie rzeczy znalezionej wraz z wypełnionym i podpisanym zawiadomieniem w skrzynce podawczej umieszczonej w holu budynku.

Zgłoszenia poszukiwania rzeczy przyjmowane są przede wszystkim telefonicznie oraz mailowo. Odbiór depozytów odbywa się podczas wcześniej umówionej wizyty.
Wszystkie powyższe zmiany zostały szczegółowo opisane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

W Biurze Rzeczy Znalezionych, tak jak w latach ubiegłych, prowadzona jest wewnętrzna ewidencja rzeczy poszukiwanych. W 2021 r. przyjęto 802 zgłoszenia o poszukiwaniu rzeczy, tj. więcej niż rok wcześniej (650).

Wykaz rzeczy znalezionych umieszczony jest i systematycznie uaktualniany na stronie.

W 2021 r. zostało podjętych 511 spraw. Dla porównania w 2020 r. zostało podjętych 465 spraw, w 2019 r. było to 500 spraw, a rok wcześniej 451.

Z powodu czasowego wstrzymania przyjmowania depozytów grupowych w związku z obostrzeniami związanymi z pandemią COVID-19 liczba rzeczy przyjętych na stan Biura w 2021 r. jest porównywalna do roku poprzedniego. W 2021 r. na stan Biura Rzeczy Znalezionych przyjęto 259 przedmiotów, a w 2020 r. – 258.

Część rzeczy zgodnie z ustawą o rzeczach znalezionych jest odsyłana znalazcom ze względu na wartość poniżej 100 zł. Pracownik Biura wycenia każdą rzecz indywidualnie, mając na uwadze wartość rynkową rzeczy używanej, stan wizualny oraz uszkodzenia.

Do najczęściej przyjmowanych depozytów w 2021 r. należały:

telefony komórkowe (149 sztuk);
portfele (50 sztuk);
rowery (14 sztuk).

Nadal znaczną część przyjmowanych depozytów stanowią dokumenty, w szczególności dowody osobiste, prawa jazdy, paszporty, karty pobytu oraz karty płatnicze, które zostają odesłane do organów je wystawiających.

Do najbardziej wartościowych depozytów w 2021 r. należały:

telefon iPhone Apple o wartości ok. 3500 zł;
telefon Samsung o wartości ok. 3500 zł;
zabawki o wartości ok. 2900 zł;
laptop Dell o wartości ok. 2500 zł;
saszetka zawierająca 3100 zł.

W 2021 r. do Biuro przyjęto gotówkę o łącznej wartości ponad 16 500 zł. Pieniądze zostały wpłacone na konto depozytowe i oczekują na odbiór przez właścicieli.

Do najbardziej nietypowych depozytów przyjętych w 2021 r. można zaliczyć hulajnogę elektryczną, plecak wypełniony zabawkami i klockami LEGO, gitarę akustyczną oraz wózek dziecięcy.

Dzięki współpracy pracownika Biura z operatorami telefonów komórkowych, Wydziałem Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych Urzędu Miasta Poznania, organami prowadzącymi odpowiednią ewidencję oraz dzięki własnej dociekliwości i inicjatywie zwiększa się liczba zwracanych depozytów. Warunkiem wydania rzeczy jest okazanie dowodu tożsamości, udowodnienie praw własności do rzeczy poprzez przedłożenie dokumentu zakupu oraz uiszczenie opłaty związanej z poszukiwaniami osoby uprawionej do odbioru rzeczy.