W 2018 r. kontynuowano proces wprowadzania przez Miasto Poznań nowoczesnych standardów zarządzania.
Usprawnienia systemu wspierającego obieg dokumentacji w Urzędzie Miasta Poznania w 2018 r.
Integracja systemu Mdok z platformą ePUAP została uruchomiona 6 lutego 2018 r. Głównym celem przedsięwzięcia było usprawnienie procesu obsługi pism wpływających drogą elektroniczną do Urzędu Miasta Poznania (UMP).
Obsługa dokumentu i sprawy odbywa się w jednym systemie. Taka organizacja pracy jest zdecydowanie mniej czasochłonna. Wnioski mieszkańców szybciej trafiają do właściwego biura/wydziału, a w razie konieczności są przesyłane zgodnie z właściwością do miejskiej jednostki organizacyjnej.
Ponadto w 2018 r. w piśmie okólnym Sekretarza Miasta ws. procedury obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Poznania, uregulowano obsługę w systemie Mdok tzw. pism hybrydowych – wysyłanych jednocześnie do adresatów wewnętrznych i zewnętrznych.
Od kwietnia 2018 r. w Urzędzie Miasta Poznania obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów przekazywanych wewnętrznie pomiędzy wydziałami. Dzięki temu usprawnieniu, skróceniu uległ czas przekazywania dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi.
System obiegu korespondencji w UMP ewoluuje w kierunku Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).
RODO w Poznaniu
Od 25 maja 2018 r. w Polsce zaczęło obowiązywać RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
W ramach prac związanych z implementacją wymagań wynikających z RODO, w Urzędzie Miasta Poznania w 2018 r. m.in:
- dokonano inwentaryzacji formularzy wykorzystywanych do zbierania danych osobowych,
- przygotowano treść klauzul zgody oraz obowiązku informacyjnego,
- zajmowano się aktualizacją umów powierzenia przetwarzania,
- opracowywano wewnętrzne procedury i przygotowywano rejestry wymagane przepisami prawa,
- wyznaczono Inspektora Ochrony Danych,
- zweryfikowano podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych osobowych UMP,
- dostosowano procesy przetwarzania i systemy informatyczne do wykonywania praw osób, których dane dotyczą,
- zajmowano się implementacją zasady „privacy by design” i „privacy by default”,
- zaktualizowano upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydawane przez Prezydenta Miasta Poznania oraz opracowano nowy system nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych.
Uzyskane efekty/korzyści:
- standaryzacja klauzul informacyjnych stosowanych w UMP,
- standaryzacja zawieranych umów powierzenia i umów przyjmowania w powierzenie od innych podmiotów,
- zwiększenie świadomości pracowników UMP w odniesieniu do tematu ochrony danych osobowych.
Cyberbezpieczeństwo w Mieście Poznaniu
W 2018 r. w Mieście Poznaniu opracowano i wprowadzono procedury bezpieczeństwa informacji, w tym zarządzania incydentami w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz pozostałymi (obszar danych osobowych, informatyczny), a także monitorowania systemów informatycznych UMP.
Zarządzeniem Nr 49/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 23 listopada 2018 r. została wprowadzona Polityka Bezpieczeństwa Informacji w UMP, a Pismem Okólnym Nr 2 Sekretarza Miasta Poznania wprowadzono procedury związane z bezpieczeństwem informacji.
Ponadto, w 2018 r. w Poznaniu została wdrożona procedura zgłaszania incydentów cyberbezpieczeństwa (Zarządzenie Prezydenta Miasta Poznania Nr 689/2018/P).
Uzyskane efekty/korzyści:
- dostosowanie UMP do najważniejszych wymagań RODO,
- minimalizacja ewentualnych incydentów związanych z bezpieczeństwem danych,
- zwiększanie świadomości pracowników UMP i niektórych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie cyberbezpieczeństwa,
- budowa efektywnego i jednolitego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji UMP,
- zwiększanie bezpieczeństwa informacyjnego UMP,
- tworzenie podwalin Security Operations Center.
ISO w Mieście Poznaniu
W 2018 r. w Urzędzie Miasta Poznania, niektórych miejskich jednostkach organizacyjnych oraz w 1 spółce, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. z Warszawy przeprowadziło audit zewnętrzny.
W 2018 r. – po przeprowadzeniu auditu odnowienia certyfikatu – Komitet Techniczny PCBC przyznał certyfikat potwierdzający spełnianie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015.
Certyfikat jest ważny w okresie od 8 maja 2018 r. do 7 maja 2021 r.
Narzędzia wspierające jakość zarządzania w Mieście Poznaniu
W 2018 r. przebudowane zostały systemy: Internetowy Asystent Radnego oraz Internetowy Asystenta Prezydenta.
Ponadto, w 2018 r. Urząd Miasta Poznania korzystał z różnych metod i narzędzi wsparcia zarządzania, w tym:
Zarządzanie ryzykiem w Mieście Poznaniu
Narzędzie – system Monitorowanie Jakości Usług Publicznych (MJUP) / moduł Ryzyka.
Korzyści wynikające ze stosowania narzędzia/metody:
- ujednolicenie metody zarządzania ryzykiem nie tylko w wydziałach UMP, ale także we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych,
- upowszechnienie metodyki zarządzania ryzykiem w Mieście Poznaniu – realizacja obowiązku ustawowego przez wszystkie zobowiązane jednostki,
- oszczędność ponoszonych kosztów – jedno narzędzie / jedna metodyka stosowane przez jednostki,
- oszczędność czasu,
- zwiększenie wiedzy wśród pracowników, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacyjnego i zagrożeń związanych z realizacją zadań.
Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu
W samoocenie za 2018 r. wzięło udział 28 wydziałów oraz 304 miejskie jednostki organizacyjne.
Głównym celem tego procesu jest zidentyfikowanie błędów i nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazanie działań usprawniających lub korygujących.
Każdorazowo samoocena ma służyć poprawie jakości wykonywanej pracy przez pracowników Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych, co z kolei ma wpływać na poprawę jakości obsługi mieszkańców Poznania.
Badanie satysfakcji klienta w Mieście Poznaniu
Celem badania satysfakcji klienta jest ocena jakości pracy wydziałów/biur Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów – mieszkańców.
Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do podejmowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo. Stanowią też często podstawę wprowadzania modyfikacji i usprawnień procesów wpływających na zadowolenie klienta ze świadczonych usług.
Zbiorcze wyniki badania satysfakcji klienta przedstawiane są podczas przeglądów systemu zarządzania wykonywanych przez Kierownictwo Urzędu Miasta.
Ocena przestrzegania zasad etycznych w Urzędzie Miasta Poznania
Celem badania jest ocena przestrzegania zasad etycznych przez pracowników wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów w tym zakresie.
Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do kreowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo oraz dbania o wizerunek Miasta.
Wspieranie inicjatyw pracowniczych w Urzędzie Miasta Poznania
Głównym celem programu „Wspieranie Inicjatyw Pracowników”(WIP) jest wykorzystywanie kreatywności i innowacyjności pracowników Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych.
W 2018 r. spośród inicjatyw zgłoszonych do Programu WIP, przyjęto do realizacji:
- Punkt Mediacyjno-Konsultacyjny „Swoboda Dialogu”– inicjatywa polega na poszerzeniu systemu wsparcia dla osób skonfliktowanych z miasta Poznania, poprzez zwiększenie dostępu do bezpłatnych usług mediacyjno-konsultacyjnych w siedzibie Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” w Poznaniu oraz prowadzenie warsztatów profilaktyczno-informacyjnych w środowisku szkolnym. Efekty realizacji inicjatywy w 2018 r.: 12 zgłoszonych spraw do mediacji, 63 przeprowadzone sesje mediacyjne, 6 zawartych ugód mediacyjnych oraz 26 przeprowadzonych konsultacji,
- „Program Wspierania Pracownika” – zakłada stosowanie działań wspierających pracownika w sytuacjach pojawienia się problemów osobistych rzutujących na wykonywanie zadań i funkcjonowanie w zespole. W 2018 r. z konsultacji psychologicznych skorzystały 3 osoby.
Szkolenie i podnoszenie umiejętności pracowników Urzędu Miasta Poznania
W 2018 r. poznańscy urzędnicy skorzystali blisko 3,3 tys. razy z różnych form podnoszenia kwalifikacji.
Na platformie e-learningowej Urząd Miasta Poznania w 2018 r. przeprowadził kursy, w których udział wzięło ponad 1,6 tys. pracowników, w tym:
- j. angielski w administracji,
- obsługa klienta,
- RODO – podstawy dla urzędników,
- RODO – podstawy dla kadry kierowniczej.
Główne obszary tematyczne szkoleń urzędników Urzędu Miasta Poznania w 2018 r.:
- system oświaty,
- finanse publiczne,
- ochrona środowiska,
- gospodarka komunalna,
- gospodarka nieruchomościami,
- urbanistyka i architektura.
“Lider zmian w mieście”
W 2018 r. na Uniwersytecie SWPS w Poznaniu uruchomiony został nowy i potrzebny społecznie programu studiów dla urzędników i osób działających na rzecz rozwoju miasta – „Lider zmian w mieście”.
Studia podyplomowe (2018/2019) podjęło 13 urzędników miejskich.
Idea powstania studiów podyplomowych dla kadr urzędniczych zrodziła się podczas pracy nad aktualizacją Strategii Rozwoju Miasta Poznania 2020+. Jednym z ważnych tematów był wówczas sposób pracy urzędu.
Celem studiów „Lider zmian w mieście” jest wzmocnienie kadry, która dzięki kreatywnym narzędziom będzie mogła realizować wizję i cele Strategii Rozwoju Miasta Poznania.
Studia znoszą stereotyp podziału na urzędnika i „petentów” – urzędnik 2.0 to partner otwarty na zmiany i innowacje.
Formy podnoszenia kwalifikacji, z których skorzystali poznańscy urzędnicy w 2018 r.
| Forma podnoszenia kwalifikacji | Liczba osób korzystających z danej formy podnoszenia kwalifikacji |
| szkolenia | 1983 |
| konferencje/seminaria | 224 |
| kursy językowe | 14 |
| kursy specjalistyczne | 15 |
| szkolenia BHP | 194 |
| szkolenia integracyjne | 333 |
| służba przygotowawcza | 161 |
| szkolenia wstępne | 232 |
| action learning | 48 |
| studia licencjackie/magisterskie | 13 |
| studia podyplomowe | 54 |
| studia doktoranckie | 2 |
| studia MPA | 2 |