W 2019 r. kontynuowano wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych, usprawniających pracę Urzędu Miasta Poznania, rozwiązań ekologicznych oraz skutkujących podniesieniem jakości obsługi mieszkanek i mieszkańców.

Nowe rozwiązania w Urzędzie Miasta Poznania

Wdrożenie zapisów Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie ograniczenia wpływu niektórych produktów z tworzyw sztucznych na środowisko

W 2019 r. przystąpiono do analizy rynku pod względem możliwości zaopatrzenia Urzędu w biodegradowalne przedmioty, które miałyby być wykorzystywane podczas obsługi organizowanych spotkań. Analiza ta doprowadziła do odstąpienia od zakupu plastikowych, jednorazowych produktów na rzecz zakupu produktów biodegradowalnych.

Odstąpiono także od zakupu wody mineralnej w plastikowych i szklanych butelkach jednorazowych. W zamian zainstalowano urządzenia chłodzące i podgrzewające wodę, podłączone bezpośrednio do sieci wodociągowej oraz dystrybutory wody z butlami wielokrotnego użytku. We współpracy ze spółką Aquanet SA sekretariaty wydziałów i biur zaopatrzone zostały w szklane dzbanki, w których podawana jest woda na spotkaniach organizowanych przez Urząd.

W umowie na świadczenie usług cateringowych uwzględniono zapisy mówiące o dostawie zamawianych pakietów z uwzględnieniem naczyń wielokrotnego użytku, wykluczając w ten sposób dostawę posiłków w plastikowych naczyniach jednorazowych.

Wykorzystanie platformy e-PUAP

W 2019 r. ponowiono akcję informacyjną o platformie e-PUAP w formie ulotek dołączonych do decyzji z wymiarem podatku od nieruchomości, które otrzymuje około 155 tysięcy osób. Platforma ta jest wykorzystywana do kontaktów elektronicznych z osobami fizycznymi oraz prawnymi.

W 2019 r. wysłano w formie elektronicznej łącznie 30 384 szt. korespondencji, co stanowi o 12 053 szt. korespondencji więcej w stosunku do 2018 r.

W ramach platformy ePUAP w 2019 r. przekazano 21 505 szt. korespondencji do osób fizycznych oraz 8 879 szt. korespondencji do osób prawnych.

Oszczędności uzyskane z tego tytułu na wszystkich listach wysłanych przez platformę ePUAP, w 2019 r. wyniosły wg szacunków (licząc średnią ceną za najbardziej popularne nadania) ok. 237 tys. zł.

Elektroniczne Potwierdzenie Odbioru (EPO)

W 2019 r. w Urzędzie Miasta Poznania nadal rozwijane było zadanie związane z rezygnacją z tradycyjnych, papierowych potwierdzeń odbioru na rzecz Elektronicznych Potwierdzeń Odbioru z jednoczesnym powiadomieniem nadawcy o dostarczeniu/zwrocie korespondencji w systemie Mdok. Wysyłka listów EPO możliwa jest tylko w przypadku operatora wybranego.

Z EPO korzystają następujące jednostki: Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu, Wydział Organizacyjny, Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych, Wydział Działalności i Gospodarczej Rolnictwa, Biuro Miejskiego Konserwatora Zabytków. W dalszej kolejności włączone zostaną: Biuro Koordynacji Projektów, Wydział Kultury, Wydział Sportu, Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych, Wydział Informatyki, Wydział Rozwoju Miasta i Współpracy Międzynarodowej.

Wysyłkę EPO rozpoczęto w maju 2018 r. i etapowo włączano kolejne wydziały. Łącznie do grudnia 2019 r. w ramach pilotażu wysłano 24 712 szt. takich przesyłek, co stanowi około 8,96% całej wysyłanej korespondencji ZPO operatorem wybranym.

Docelowo, przy całościowym wdrożeniu EPO, oszczędności wyniosą ok. 138 tys. zł rocznie.

Elektroniczna Tablica Ogłoszeń (ETO) – nowa formuła publikacji ogłoszeń

W 2019 r. weszło w życie Zarządzenie nr 12/2019/K Prezydenta Miasta Poznania, w sprawie publikacji ogłoszeń w Urzędzie Miasta Poznania.

Od 6 marca 2019 r. ogłoszenia umieszczane przez wydziały/biura w Biuletynie Informacji Publicznej, są automatycznie widoczne na Elektronicznej Tablicy Ogłoszeń (ETO), która zastępuje tradycyjne tablice. ETO nie jest samodzielnym systemem publikacji ogłoszeń, a jedynie replikuje wskazane zasoby dostępne w BIP.

ETO zostały zainstalowane w budynkach Urzędu Miasta Poznania, mieszczących się przy pl. Kolegiackim 17 oraz ul. Libelta 16/20.

Planuje się instalację kolejnej tablicy w budynku przy ul. Gronowej 22a, w pobliżu Sali Obsługi Klienta przy Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych.

Przygotowanie do wdrożenia Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Nowoczesne standardy zarządzania w Poznaniu

Realizacja usługi car-sharingu – wynajmu krótkoterminowego aut o napędzie hybrydowym

Wdrożenie korzystania przez jednostki Urzędu Miasta Poznania z usługi car-sharingu, aut o napędzie alternatywnym – hybrydowym, przyczyniło się do usprawnienia pracy osób wykonujących obowiązki służbowe w terenie oraz do odciążenia floty transportowej Urzędu Miasta. Ponadto, działania te mają wpływ na obniżenie emisji spalin CO₂, a także na lokalne zmniejszenie zanieczyszczenia powietrza oraz poziomu hałasu.

Usprawnienia i remonty w budynkach miejskich

Najważniejsze działania powodujące usprawnienia pracy Urzędu oraz podniesienia jakości obsługi w 2019 r. dotyczące budynków miejskich:

Przebudowa budynku C Urzędu Miasta Poznania przy pl. Kolegiackim 17

Budynek ten został wpisany do Rejestru Zabytków Miasta Poznania w 1971 r. Całkowita powierzchnia budynku wynosi 325 m².

Ze względu na wartość zabytkową budynku, w 2016 r. przeprowadzono badania architektoniczne, podczas których wykazano, że prace adaptacyjne należy dostosować do pierwotnej formy oraz układu funkcjonalno-przestrzennego budynku. Zalecenia zawierały także zapisy dotyczące:

zachowania formy elewacji wschodniej zabytku pochodzącej z 20-tych lat XX w., jako świadka przekształceń obiektu na przestrzeni wieków
ponownego otworzenia arkad krużganków na dziedziniec
przywracając im pierwotną formę i funkcję

W celu adaptacji pomieszczeń do nowo projektowanej funkcji przeprowadzono usunięcie wtórnych ścianek działowych poprzecznych w piwnicy, na parterze oraz na I piętrze budynku. Ich istnienie utrwalone zostało we wzorze posadzki. Przywrócono pierwotny kształt otworom drzwiowym na parterze z rozglifieniem w kierunku wnętrza.

W 2019 r. ukończono następujące prace remontowe wewnątrz budynku:

piwnica:
- szatnie i prysznice dla osób przyjeżdżających do pracy na rowerach
- toalety dla osób korzystających z dziedzińca (imprezy plenerowe w okresie wiosenno-letnim)
parter:
- przestrzeń dostępna dla mieszkanek i mieszkańców, turystów oraz gości nawiązująca funkcjonalnością do Otwartego Dziedzińca
- miejsca działające według zasady 50%-50% (od października do marca więcej spotkań zamkniętych)
- wyodrębnienie powierzchni przeznaczonych na wynajem w okresie, kiedy nie będą odbywały się spotkania plenerowe
- wyodrębnienie przestrzeni na księgarnię oraz informację turystyczną
- w okresie jesienno-zimowym miejsce dla wycieczek – pozyskanie informacji multimedialnej historii Poznania
- miejsce konsultacji społecznych, konferencji prasowych, debat i spotkań dotyczących ważnych kwestii miejskich
- przestrzeń realnie przyjazna dla osób niepełnosprawnych
piętro:
- przestrzeń biurowa – siedziba Stowarzyszenia Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej

Wykonanie izolacji budynku „A” Urzędu Miasta Poznania przy pl. Kolegiackim 17

Izolacja budynku „A” przy pl. Kolegiackim 17 jest kontynuacją prac wykonanych w poprzednich latach w ramach modernizacji budynku od strony ul. Za Bramką oraz ul. Gołębiej. Wykonanie izolacji ma na celu ograniczenie przenikania wód gruntowych w mury, zabezpieczenie i osuszenie pomieszczeń piwnicznych.

Zapewnienie pełnej dostępności do budynków Urzędu Miasta Poznania osobom z niepełnosprawnościami

W 2019 r. zrealizowano następujący zakres prac:

montaż znaczników elektronicznych Totupoint w budynku Urzędu Miasta Poznania przy pl. Kolegiackim 17 – zamontowano znaczniki elektroniczne Totupoint, które ułatwiają dostępność budynku dla osób z niepełnosprawnością wzrokową (14 znaczników w kluczowych lokalizacjach budynku, m.in. wejścia do budynku, winda, toalety). Szczegółową informację na temat zainstalowanych znaczników, ich lokalizacji oraz kierunkach dojścia do wskazanych miejsc w budynku znajduje się na stronie internetowej
oznaczenie w alfabecie Braille’a wejść do sal obsługi – wyposażenie budynków Urzędu w nośniki informacji ułatwiające dostęp do pomieszczeń osobom niedowidzącym. Znaczniki w alfabecie Braille’a zamontowano przy wejściach do sal obsługi klienta w ponad 40 punktach
wymiana platformy dla osób z niepełnosprawnościami w budynku przy ul. Słowackiego 22 – wymiana wynikała z przeglądu serwisowego, podczas którego stwierdzono brak możliwości naprawy

Przebudowa toalet i pomieszczenia socjalnego z przystosowaniem dla osób z niepełnosprawnością w budynku przy ul. Matejki 50 (2 piętro)

W 2018 r. opracowano dokumentację projektową modernizacji II piętra w budynku przy ul. Matejki 50. W kamienicy znajduje się Biuro Poznań Kontakt (call center), w którym zatrudnione są osoby z niepełnosprawnością. W celu zapewnienia odpowiedniego komfortu pracy, w ramach posiadanych środków finansowych wykonano I etap modernizacji związany z przebudową pomieszczeń na potrzeby pomieszczenia socjalnego i toalet przystosowanych dla osób z niepełnosprawnością.

Modernizacja toalet z przystosowaniem dla osób z niepełnosprawnością w budynku Urzędu Miasta Poznania przy ul. Libelta 16/20 (2 piętro)

W ramach prac modernizacyjnych budynku opracowano dokumentację projektową przebudowy toalet z przystosowaniem ich dla osób z niepełnosprawnością. Zmodernizowane toalety znajdują się na II piętrze budynku przy ul. Libelta 16/20. Modernizacje toalet na pozostałych kondygnacjach planowane są w kolejnych latach.

Modernizacja systemów bezpieczeństwa w budynkach Urzędu Miasta Poznania (I etap)

W 2019 r. zrealizowano I etap modernizacji systemów bezpieczeństwa w budynkach Urzędu Miasta Poznania. Obejmował on zakup części sprzętu oraz urządzeń, m.in. kamery IP o wysokiej rozdzielczości, rejestratory, wideo-domofony celem zabezpieczenia dostępu do sekretariatów prezydenckich. W następnych latach będą realizowane kolejne etapy modernizacji systemów w obiektach UMP.

Koszty utrzymania obiektów

Koszty utrzymania obiektów w 2019 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kwotach w zł)

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	2 843 586,53
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	2 335 521,84
Konserwacja przeglądy naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	1 569 723,54
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	1 119 004,50
Dozór i ochrona obiektów	858 201,32

źródło: UMP

Najwyższy 25% wzrost poziomu kosztów w 2019 r. w stosunku do 2018 r. odnotowano w kategorii Dozór i ochrona obiektów.

Przychody z zarządzania obiektami

Przychody z zarządzania obiektami przez UMP w 2019 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kwotach w zł)

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	114 303,41
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	6 418,98
Konserwacja przeglądy naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	2 314,14
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	473 427,91
Dozór i ochrona obiektów	27 238,03

źródło: UMP

Biuro Rzeczy Znalezionych

Przedmiotem działalności Biura jest prowadzenie postępowań w sprawach właściwych terytorialnie dla granic administracyjnych miasta Poznania i dotyczących:

odbierania zawiadomień o znalezieniu rzeczy
przyjmowania i przechowywania rzeczy znalezionych
prowadzenia ewidencji rzeczy znalezionych
poszukiwania osób uprawnionych do ich odbioru
udzielania informacji o przechowywanych rzeczach
prowadzenia wykazu rzeczy poszukiwanych

Depozyty przyjmowane są od osób fizycznych oraz zarządców budynków, pomieszczeń lub środków transportu publicznego, a także od instytucji porządku publicznego (np. Policji). Warunkiem przyjęcia jest znalezienie rzeczy na terenie Poznania lub przez osobę mieszkającą w Poznaniu. Szacowana wartość przyjętego depozytu powinna być wyższa niż 100 zł (nie dotyczy to jednak przedmiotów zawierających dokumenty, papiery wartościowe lub inne kosztowności mające wartość historyczną, naukową lub artystyczną).

W Biurze Rzeczy Znalezionych prowadzona jest m.in. wewnętrzna ewidencja rzeczy poszukiwanych, dzięki której wraz z opisem rzeczy rejestrowane są dane kontaktowe osoby poszukującej. Umożliwia to kontakt z właścicielką lub właścicielem w przypadku, gdy depozyt zostaje dostarczony do Biura. Zgłoszenia te przyjmowane są drogą telefoniczną, elektroniczną oraz osobiście.

W 2019 r. do Biura zgłosiło się 718 osób poszukujących rzeczy, co stanowi wzrost w stosunku do 2018 r. o 82 zgłoszenia.

Aktualny wykaz rzeczy znalezionych

Do najczęściej przyjmowanych depozytów w 2019 r. należały:

telefony (162 sztuk)
portfele (53 sztuk)
biżuteria i zegarki (19 sztuk)
rowery (14 sztuk)

Do najbardziej wartościowych depozytów w 2019 r. należały:

portfel z zawartością gotówki w kwocie ok. 4 000 zł
gotówka w kwocie ok. 4 000 zł
telefon iPhone o wartości ok. 2 500 zł
rower o wartości ok. 1 800 zł

W 2019 r. do Biura przyjęto gotówkę o łącznej wartości prawie 25 000 zł, która została wpłacona na konto depozytowe i oczekuje na odbiór przez właścicielki lub właścicieli.

Do najbardziej zaskakujących depozytów przyjętych w 2019 r. można zaliczyć dziecięcy wózek, pistolet typu wiatrówka, urządzenia prądowe oraz walizkę wypełnioną kartkami walentynkowymi.

arch. UMP

Znaczną część przyjmowanych depozytów stanowią również dokumenty, które zostają odesłane do instytucji je wystawiających.

Dzięki współpracy pracownika Biura z operatorami telefonów komórkowych, Wydziałem Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych Urzędu Miasta Poznania, organami prowadzącymi odpowiednią ewidencję oraz dzięki własnej dociekliwości i inicjatywie rośnie liczba zwracanych depozytów.

Warunkiem wydania rzeczy jest okazanie dowodu tożsamości, udowodnienie praw własności do rzeczy poprzez przedłożenie dokumentu zakupu oraz uiszczenie opłaty związanej z poszukiwaniami osoby uprawionej do odbioru rzeczy.