Miasto w 2019 r. rozpoczęło prace w celu utworzenie miejskiej aplikacji mobilnej stanowiącej wizytówkę Poznania.
Aplikacja rozumiana jest jako kompleksowy program lojalnościowy dla osób mieszkających w Poznaniu z dedykowaną aplikacją miejską umożliwiającą nowoczesną, interaktywną oraz selektywną komunikację w czasie rzeczywistym, a także obsługę przejazdów publicznego transportu zbiorowego.
Celem głównym projektu jest przygotowanie dedykowanego programu lojalnościowego jako motywację do kształtowania pożądanych postaw: obywatelskiej, społecznej, gospodarczej, ekologicznej i kulturalnej z jednoczesnym ułatwieniem użytkowania standardowych procedur urzędowych tak, aby poznanianki i poznaniacy mogli wykorzystać zaoszczędzony czas według własnych upodobań, także zwiększając swoje zaangażowanie w życie miasta.
Podjęte działania i cel
W 2019 r. na posiedzeniu Komitetu Sterującego przyjęty został do realizacji projekt utworzenia Aplikacji mobilnej dla mieszkanek i mieszkańców Poznania. W pierwszych krokach niezbędne było oszacowanie potencjału Miasta oraz dokonanie szczegółowej analizy przedwdrożeniowej usług świadczonych przez Miasto.
Aby móc w pełni sprostać wymaganiom oraz utworzyć aplikację uniwersalną, opartą o najnowsze trendy technologiczne, Miasto Poznań ogłosiło postępowanie przetargowe w trybie otwartego zamówienia publicznego. Działania te miały w głównej mierze określić wymagania i uwarunkowania dotyczące wdrożenia Aplikacji miejskiej, które wynikają z:
- Strategii Rozwoju Miasta Poznania 2020+
- dążenia do zwiększenia liczby podatników PIT w Poznaniu
- oczekiwań mieszkanek i mieszkańców oraz wskazanych jednostek
- rozwoju technologii informatycznych związanych z postępującą cyfryzacją
- uwarunkowań prawnych
Aby zrealizować prawidłowo powierzone zadanie budowania Aplikacji niezbędne było również określenie zakresu zmian w funkcjonowaniu modelu urzędu, głównych procesów lojalnościowych oraz adaptacja założeń mobilnej obsługi transportu miejskiego.
W celu zabezpieczenia pełnego interesu Miasta analiza przedwdrożeniowa została podzielona na bloki tematyczne:
- diagnoza środowiska biznesowego, środowiska Urzędu Miasta Poznania i wskazanych jednostek oraz wykorzystywanych rozwiązań IT i modeli programów lojalnościowych
- opracowanie koncepcji i założeń Aplikacji
- opracowanie założeń dotyczących wdrożenia i eksploatacji systemu IT Aplikacji
- przygotowanie postępowania przetargowego na dostawę i wdrożenie Aplikacji
- projekt przyjaznego interfejsu – jako prawo opcji
- wsparcie podczas postępowania przetargowego na dostawę i wdrożenie Aplikacji – jako prawo opcji
Miasto w ramach działań analizy zleciło również opracowanie architektury IT Aplikacji, przygotowanie wytycznych do wdrożenia i integracji systemów miejskich jak PEKA. Przygotowane zostały również wytyczne związane z rozwojem i utrzymaniem systemu w przyszłości, co pozwoli na łatwiejsze oszacowanie kosztów projektu, a także utrzyma system w kontekście systemu otwartego.
Cele szczegółowe projektu
- gospodarczy: zwiększenie liczby osób rozliczających podatki w Poznaniu, zwiększenie popytu na innowacyjne i niszowe usługi, które wymagają wsparcia promocyjnego w początkach swojej działalności, działania antycykliczne oraz włączenie wszystkich grup mieszkanek i mieszkańców w życie społeczno-gospodarcze Miasta
- społeczny: ułatwienie miejskim jednostkom organizacyjnym realizowanie celów ilościowych i jakościowych poprzez skuteczną komunikację, włączanie mieszkanek i mieszkańców w tworzenie miasta i inicjowanie postaw kreatywnych oraz pożądanych zachowań
- edukacyjny: przekazanie wiedzy na tematy elementarnych związków i zależności pomiędzy miastem a mieszkankami i mieszkańcami (przepływy finansowe, gospodarcze, kapitału społecznego), korzyści z płacenia podatków w mieście, różnic w zakresie zameldowania/zamieszkania i konsekwencji z tym związanych
- proceduralny: uporządkowanie i uproszczenie procedur na styku urząd – mieszkanki i mieszkańcy, proste, jasne ścieżki postępowania eliminujące stres, niechęć i nadmierną ilość czasu
- kulturalny: zwiększenie uczestnictwa w życiu kulturalnym i społecznym miasta, wzmocnienie dedykowanej komunikacji, zwrócenie uwagi na imprezy o mniejszej frekwencji, zachęcenie nowych grup społecznych, pomoc osobom wykluczonym, które nigdy nie uczestniczyły w życiu społeczno-kulturalnym miasta
- transportowy: udostępnienie osobom korzystającym z transportu publicznego nowoczesnego sposobu zakupu i identyfikacji w pojazdach transportu miejskiego, szybkiego systemu transakcyjnego oraz precyzyjnie dostosowanej oferty przewozowej wraz ze spersonalizowaną informacją pasażerską, promowanie transportu publicznego w mieście
- kreowanie społecznej postawy obywatelki/obywatela zaangażowanego w życie miasta: podniesienie jakościowego oraz ilościowego uczestnictwa w konsultacjach społecznych, wolontariacie, sprzątaniu miasta, opiece nad wykluczonymi
- komunikacyjny: stworzenie interaktywnego, dedykowanego narzędzia komunikacji pomiędzy urzędem a poznaniankami i poznaniakami, możliwość kontaktu i współpracy z określona grupą osób, dedykowaną do danego zagadnienia, szybkie konsultacje
- podniesienie kapitału intelektualnego społeczeństwa, co wpłynie na jakość życia w mieście
Efekty projektu z perspektywy głównych interesariuszek i interesariuszy
- mieszkanki i mieszkańcy:
- zwiększenie dostępności i ułatwienia w korzystaniu z usług miejskich poprzez wykorzystanie Aplikacji do identyfikacji osoby, która zamieszkuje w Poznaniu i płaci podatki w mieście
- ułatwienia dla osób z niepełnosprawnościami, które w dostępie do aplikacji będą mogły korzystać z rozwiązań technologicznych w urządzeniach mobilnych (np. osoby słabo- lub niewidzące)
- uczestnictwo w miejskim programie lojalnościowym dla usług miejskich i partnerów programu oraz korzystania z benefitów programu (łatwy zakup, promocje, zniżki, dodatkowe punkty, dedykowane oferty dla poszczególnego użytkownika/użytkowniczki programu)
- możliwość łączenia różnych usług miejskich, partnerów i ich promocji
- łatwe wyszukiwanie usług miejskich i partnerów dostosowanych do rzeczywistych potrzeb i możliwości mobilnych/czasowych/finansowych
- łatwy zakup wybranych usług poprzez program lojalnościowy
- możliwość włączenia się w kreowanie miasta, świadomość bycia mieszkanką/mieszkańcem, który ma realny wpływ na rozwój swojego miasta, utożsamianie się z miastem
- docelowo integracja z ofertą Poznańskiej Złotej Karty (oferta dla seniorów) oraz Kartą Dużej Rodziny (oferta dla rodzin z dziećmi)
- użytkowniczki i użytkownicy transportu publicznego:
- integracja dotychczasowych rozwiązań karty PEKA z Aplikacją
- ułatwienie planowania podróży dzięki integracji systemów planowania podróży
- docelowo możliwość wyszukiwania, rezerwacji i korzystania z usług dodatkowych (Poznański Rower Miejski, systemy współdzielenia pojazdów z napędem silnikowym, stanowisk w stacjach ładowania pojazdów elektrycznych, miejsc parkingowych)
- młodzież:
- realne korzyści dzięki zamieszkaniu w Poznaniu i płaceniu w mieście podatków, co powinno wpłynąć na ich decyzję o związaniu z miastem swojej przyszłości
- zachęta do uregulowania sytuacji pod względem podatkowym
- efektywna interakcja z urzędem wykorzystująca kanał komunikacji preferowany przez młodzież
- realizacja oczekiwań młodzieży i Młodzieżowej Rady Miasta Poznania dotyczących uruchomienia specjalnej miejskiej aplikacji
- łatwa możliwość zaangażowania się w życie miasta i możliwość efektywnej prezentacji własnych pomysłów na Poznań
- świadomość, że oczekiwania i potrzeby młodzieży dochodzą do urzędu (dowartościowanie młodzieży)
- obcokrajowcy:
- realne korzyści dzięki zamieszkaniu w Poznaniu i płaceniu w mieście podatków
- zachęta do uregulowania sytuacji pod względem podatkowym
- łatwiejsza integracja w nowym środowisku, ułatwienie w dostępie w sprawach urzędowych, bytowych i codziennych
- efektywna interakcja z urzędem poprzez nowoczesny kanał komunikacji.
- odbiorczynie i odbiorcy kultury:
- ułatwienie uczestnictwa w kulturze poprzez łatwe wyszukiwanie oferty kulturalnej dostosowanej do potrzeb konkretnej osoby
- możliwość regularnego dostarczania dedykowanej oferty usług kulturalnych na podstawie zaznaczonych preferencji dotyczących np. miejsca/czasu/rodzaju/ceny usługi
- łatwy zakup wybranych usług poprzez program lojalnościowy
- korzystanie z promocji i zniżek dostępnych jedynie dla osób korzystających z Aplikacji
- możliwość interakcji z osobami tworzącymi projekty kulturalne
- odbiorczynie i odbiorcy usług edukacyjnych, zdrowotnych, rekreacyjno-sportowych, drobnych bytowych (np. gastronomia, fryzjerstwo, usługi krawieckie, kaletnicze, szewskie, hydrauliczne):
- ułatwienie dostępu do poszukiwanej usługi poprzez łatwe wyszukiwanie oferty dostosowanej do potrzeb konkretnej osoby
- możliwość regularnego dostarczania dedykowanej oferty usług na podstawie zaznaczonych preferencji dotyczących np. miejsca/czasu/rodzaju/ceny usługi
- korzystanie z promocji i zniżek dostępnych jedynie dla osób korzystających z Aplikacji
- organizatorzy i operatorzy miejskiego transportu zbiorowego:
- zbieranie danych dotyczących rzeczywistego ruchu pasażerek i pasażerów w czasie i bieżącego obciążenia systemu transportowego, co pozwoli na optymalizację rozkładów jazdy i układu tras transportowych
- szybka identyfikacja problemów transportowych wynikających ze zbyt dużego obciążenia
- nowy kanał komunikacji i narzędzie do promocji usług
- producentki i producenci kultury:
- możliwość dotarcia ze swoją ofertą do większej liczby osób (zwiększenie frekwencji i większe wpływy ze sprzedaży biletów)
- możliwość pozyskiwania danych dotyczących potrzeb i oczekiwań użytkowniczek i użytkowników Aplikacji dotyczących oferty kulturalnej w mieście
- możliwość interakcji z odbiorczyniami i odbiorcami kultury
- usługodawcy usług edukacyjnych, zdrowotnych, rekreacyjno-sportowych, drobnych bytowych:
- możliwość dotarcia ze swoją ofertą do większej liczby osób (zwiększenie wpływów ze sprzedaży usług)
- możliwość pozyskiwania danych dotyczących potrzeb i oczekiwań użytkowniczek i użytkowników Aplikacji dotyczących oferty usługowej w mieście
- urząd/miejskie jednostki organizacyjne i spółki z udziałem Miasta:
- efektywny, interaktywny kanał komunikacji z mieszkankami i mieszkańcami umożliwiający przekazywanie dedykowanej informacji dla konkretnego użytkownika/użytkowniczki Aplikacji (np. bieżące komunikaty, ostrzeżenia, stawki i terminy płatności podatków, terminy naboru do żłobków, przedszkoli i szkół, terminy i stawki wywozu odpadów)
- efektywny kanał konsultacji społecznych i badania opinii (np. dedykowane badania ankietowe, crowdsourcing, geoankieta)
- nowe narzędzie do promocji miasta, przekazywania kluczowych informacji o mieście, uruchomionych nowych rozwiązaniach i ułatwieniach
- docelowo integracja z rządowymi usługami internetowymi (np. ePUAP, Twój ePIT, CEIDG, CEPiK).