W 2020 r. kontynuowano wdrażanie szeregu nowych rozwiązań technologicznych i organizacyjnych powodujących usprawnienia w pracy Urzędu Miasta Poznania (UMP). Wdrażano rozwiązania ekologiczne oraz skutkujące podniesieniem jakości obsługi mieszkańców. Zasadniczym wyzwaniem w 2020 r. były zadania związane z przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się pandemii COVID-19.

Nowe rozwiązania w UMP

W 2020 r. analizowano nową ustawę z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych, co wiązało się z licznymi szkoleniami oraz opracowaniem dobrych praktyk działania. Najważniejszym zadaniem w 2020 r. z zakresu zamówień publicznych było przygotowanie wewnętrznych procedur zgodnie z nowym stanem prawnym, który zaczął obowiązywać od 1 stycznia 2021 r.

Oprócz dostosowania działań UMP do nowej ustawy, wprowadzono regulacje dotyczące elektromobilności w zamówieniach publicznych, zgodnie z ustawą z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych.

Z uwagi na tzw. lockdown spowodowany pandemią COVID-19, dostosowano obowiązujące zasady procedur przetargowych do sytuacji panującej w kraju poprzez możliwość składania ofert drogą elektroniczną w przetargach w procedurze krajowej, czyli postępowaniach, których wartość była mniejsza niż kwoty określone w art. 11 ust. 8 ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Dopuszczono również możliwość składania ofert w formie elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Ponadto, wdrożono sesję otwarcia ofert, prowadzoną poprzez udostępnienie transmisji online, co umożliwiło zainteresowanym wykonawcom oraz innym osobom dostęp do informacji w czasie rzeczywistym.

W 2020 r. podjęto współpracę z Otwartym Rynkiem Elektronicznym SA poprzez dostęp do platformy zakupowej w celu przystosowania procedur do nowej elektronicznej rzeczywistości narzuconej nową ustawą.

W związku z obostrzeniami spowodowanymi pandemią COVID-19 dużym wyzwaniem pod względem technicznym i organizacyjnym było rozszerzenie możliwości prowadzenia obrad sesji oraz komisji Rady Miasta Poznania o formę spotkań online poprzez platformę ZOOM. W tym celu zakupiono licencję umożliwiającą prowadzenie oraz uczestniczenie w zdalnych obradach Rady Miasta oraz komisji.

Zamówienia publiczne

Kompleksową obsługę w zakresie zamówień publicznych prowadzi Wydział Zamówień i Obsługi Urzędu. Wydział prowadzi postępowania o udzielenie zamówień publicznych także w ramach istniejących grup zakupowych, przedkłada sprawozdania z udzielonych zamówień publicznych do Urzędu Zamówień Publicznych, tworzy plan zamówień publicznych na dany rok kalendarzowy oraz aktualizuje zmiany dokonywane w planie w ciągu roku, udziela porad i wyjaśnień w ramach prowadzonych postępowań, z uwzględnieniem wsparcia udzielanego miejskim jednostkom organizacyjnym.

W 2020 r. zostały przeprowadzone 22 postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na rzecz miejskich jednostek organizacyjnych:

16 postępowań dla Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie;
2 postępowania dla Poznańskiego Centrum Świadczeń;
2 postępowania dla Straży Miejskiej Miasta Poznania;
2 postępowania dla Zespołu Szkół Specjalnych nr 102.

W ramach prowadzonych postępowań zastosowano następujące zapisy (jako wymóg):

zatrudnienie 1 osoby bezrobotnej;
przystosowanie placówek pocztowych do obsługi osób niepełnosprawnych;
spełnienie wymagań, o których mowa w ustawie z 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych;
realizacja usług objętych przedmiotem zamówienia przy użyciu ekologicznych środków czystości zgodnie z wytycznymi.

Ponadto jako kryterium oceny ofert wymagano:

zatrudnienia osób bezrobotnych;
zatrudnienia osób niepełnosprawnych;
zużycia paliwa l/100 km w aucie;
poziomu emisji CO₂ w aucie.

Usprawnienia w pracy UMP oraz podniesienie jakości obsługi mieszkańców

Wśród zadań, których realizacja w 2020 r. przyczyniła się do usprawnienia pracy w UMP oraz podniesienia jakości obsługi mieszkańców, należy wymienić:

wynajem długoterminowy auta o napędzie elektrycznym na potrzeby realizacji zadań terenowych Wydziału Kształtowania i Ochrony Środowiska, co przyczyniło się do usprawnienia pracy pracowników wykonujących obowiązki służbowe w terenie oraz obniżenia kosztów transportu i obniżenia emisji spalin CO₂;
przekazywanie informacji o publikacji ogłoszeń w Biuletynie Informacji Publicznej za pośrednictwem platformy ePUAP do podmiotów publicznych (obwieszczenia), co przyczyniło się do uzyskania oszczędności w zakresie wysyłanej korespondencji, a także wpłynęło na szybkość, bezpieczeństwo i skuteczność udzielanych odpowiedzi;
wyposażenie stanowisk obsługowych Wydziału Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych w interkomy kasowe, co znacząco wpłynęło na poprawę komfortu obsługi klienta, zarówno po stronie klienta, jak i obsługującego go pracownika UMP;
zapewnienie optymalnej powierzchni biurowej dla jednostek organizacyjnych UMP.

Translokacja dotyczyła następujących jednostek: Wydział Prawny, Wydział Kształtowania i Ochrony Środowiska, Wydział Gospodarki Nieruchomościami oraz Biuro Nadzoru Właścicielskiego.

W 2020 r. realizowano następujące zadania związane z przeciwdziałaniem rozprzestrzenianiu się pandemii COVID-19:

wdrożenie systemu monitorowania i identyfikacji osób przebywających w UMP, polegającego na:
- ograniczeniu dostępu do budynku (przekierowanie ruchu przez hol główny oraz system bramek i kołowrotów), co umożliwia zachowanie i przestrzeganie reżimu sanitarno-epidemiologicznego związanego z działaniami na rzecz zwalczania epidemii COVID-19; kontynuowano rozbudowę systemu bezpieczeństwa budynku polegającą na zainstalowaniu bramek i kołowrotów ograniczających dostęp i umożliwiających identyfikację osób wchodzących do budynku; system będzie zintegrowany z systemem kontroli dostępu oraz systemem rejestracji obecności;
- identyfikacji każdej osoby wchodzącej do budynku – pracownicy przez przyłożenie karty urzędnika do czytnika w bramce/kołowrocie, goście oraz klienci urzędu – poprzez rejestrację przez Straż Miejską Miasta Poznania; każdy klient otrzymuje kartę gościa z przydzielonymi uprawnieniami do wydzielonych stref w budynku;
zakup urządzeń do bezdotykowego pomiaru temperatury wraz z identyfikacją maseczki ochronnej – urządzenie daje możliwość pomiaru temperatury każdej osoby bez konieczności angażowania pracowników, a przy zapewnieniu dyskrecji i poszanowania godności osobistej;
zapewnienie ochrony osobistej pracownikom oraz klientom zewnętrznym, w tym:
- zakup osłon z pleksi oraz ich montaż na wyznaczonych stanowiskach pracy;
- rozwożenie środków ochrony osobistej do jednostek miejskich (szkoły, żłobki, przedszkola, domy pomocy społecznej);
zainstalowanie szklanej zabudowy stanowisk obsługowych;
utworzenie odrębnego stanowiska obsługi klienta Wydziału Urbanistyki i Architektury w pomieszczeniach mieszczących się w budynku C UMP przy pl. Kolegiackim 17;
zakup dwóch maszyn do biodekontaminacji – oczyszczania powietrza z funkcją niwelowania wirusów.

Dekontaminacja pozwala na usunięcie związków i substancji, które potencjalnie uchodzą za niebezpieczne dla zdrowia, oraz zapewnienie kompleksowej aseptyczności powietrza w pomieszczeniach. Koszt to 28 290,00 zł brutto.

Dzięki wprowadzonym rozwiązaniom możliwe jest zachowanie i przestrzeganie zasad reżimu sanitarnego, wprowadzonego w związku z wystąpieniem epidemii. Ponadto zastosowane rozwiązania poprawiły bezpieczeństwo i komfort pracy.

Usprawnienia i remonty w budynkach miejskich

Najważniejsze działania powodujące usprawnienie pracy UMP oraz podniesienie jakości obsługi mieszkańców Poznania w 2020 r. dotyczące budynków miejskich to:

modernizacja systemu klimatyzacji w serwerowni UMP – zadanie ma na celu przystosowanie systemu klimatyzacji do potrzeb rozbudowanej serwerowi; we wrześniu 2019 r. zawarta została umowa na wykonanie wielobranżowej dokumentacji projektowej systemu chłodzenia w serwerowni; kwota umowy wynosiła 66 tys. zł. brutto; dokumentacja została przygotowana na podstawie „Ekspertyzy układów chłodzenia pomieszczenia serwerowni UMP” opracowanej w kwietniu 2018 r.; modernizacja systemu klimatyzacji obejmuje serwerownię, pomieszczenie centrali telefonicznej wraz z urządzeniami pożarowymi oraz pomieszczenie Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa.;
remonty bieżące pomieszczeń w budynkach UMP, w tym pomieszczeń 41-45 w budynku UMP przy pl. Kolegiackim 17 – zadanie to ma na celu zniwelowanie ugięcia posadzki w pomieszczeniach biurowych; w 2019 r. zlecono opracowanie dokumentacji projektowej wraz z uzyskaniem pozwoleń Biura Miejskiego Konserwatora Zabytków oraz pozwolenia na budowę; w trakcie prac konieczne było „zerwanie” istniejących posadzek, sprawdzenie przyczyny ugięcia, a także naprawa stropu; prace były prowadzone pod nadzorem Konserwatora Zabytków oraz archeologa;
częściowa wymiana okien w budynkach UMP przy ul. 3 Maja 46 – wymiana okien w budynku przy ul. 3 Maja 46 jest dokonywana sukcesywnie; nieodpowiedni stan techniczny oraz nieszczelności mają bezpośredni wpływ na duży ubytek ciepła w pomieszczeniach, a także powstawanie zacieków w czasie opadów; w 2020 r. wymieniono okna na IV piętrze, w kolejnych etapach zaplanowano wymianę okien na piętrach III i II; wymiana okien jest realizowana na podstawie dokumentacji projektowej zatwierdzonej przez Miejskiego Konserwatora Zabytków; zadanie jest przewidziane do realizacji w ciągu 3 lat;
remont zaplecza socjalnego w lokalu przy ul. 23 Lutego 4/6 – zadanie ma na celu przystosowanie pomieszczenia do obsługi klienta Urzędu Stanu Cywilnego przy zachowaniu obowiązujących wytycznych (dystansu społecznego) w związku z rozprzestrzenianiem się pandemii COVID-19; w 2020 r. wykonano remont zaplecza socjalnego (wraz z toaletą), niezbędnego dla komfortu pracy oraz zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy urzędników zaangażowanych w bezpośrednią obsługę klienta.

Zapewnienie pełnej dostępności do budynków UMP osobom z niepełnosprawnościami

W 2020 r. zrealizowano zakres prac obejmujący montaż znaczników elektronicznych TOTUPOINT w budynku UMP przy ul. Libelta 16/20. Znaczniki te ułatwiają dostępność budynku dla osób z niepełnosprawnością wzrokową. Zamontowano 7 znaczników w kluczowych lokalizacjach budynku (m.in. wejście do budynku, windy, sala obsługi klienta). Koszt realizacji wyniósł 9 999,90 zł brutto.

Szczegółowa informacja na temat zainstalowanych znaczników, ich lokalizacji oraz kierunkach dojścia do wskazanych miejsc w budynku

W budynkach UMP przy pl. Kolegiackim funkcjonuje 14 takich znaczników.

Koszty utrzymania obiektów

Łączne koszty utrzymania obiektów w 2020 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kosztach) w zł

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	2 877 515,5
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	2 758 682,5
Konserwacja, przeglądy, naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	1 346 092,3
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	1 202 330,8
Dozór i ochrona obiektów	904 256,90

Źródło: UMP

Najwyższy wzrost poziomu kosztów w 2020 r. w stosunku do 2019 r. odnotowano w kategorii Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie (o 18%).

Obniżenie poziomu kosztów w 2020 r. w stosunku do 2019 r. odnotowano w kategorii Konserwacja, przeglądy, naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej (o 14%).

Przychody z zarządzania obiektami przez UMP w 2020 r. (w podziale na 5 kategorii o najwyższych kosztach) w zł

Media (energia elektryczna, woda, ścieki, centralne ogrzewanie, gaz)	97 115
Utrzymanie czystości, wywóz odpadów, mycie okien, odśnieżanie	5 843,20
Konserwacja, przeglądy, naprawy związane z obiektami oraz konserwacja centrali telefonicznej	8 542,10
Opłaty czynszowe za pomieszczenia biurowe, garaże, magazyny	366 977,50
Dozór i ochrona obiektów	25 384,90

Źródło: UMP

Biuro Rzeczy Znalezionych

Przedmiotem działalności Biura Rzeczy Znalezionych jest prowadzenie postępowań w sprawach właściwych terytorialnie dla granic administracyjnych miasta Poznania dotyczących:

odbierania zawiadomień o znalezieniu rzeczy;
przyjmowania i przechowywania rzeczy znalezionych;
prowadzenia ewidencji rzeczy znalezionych;
poszukiwania osób uprawnionych do odbioru rzeczy znalezionych;
udzielania informacji o przechowywanych rzeczach;
prowadzenia wykazu rzeczy poszukiwanych.

Depozyty przyjmowane są od osób fizycznych oraz zarządców budynków, pomieszczeń lub środków transportu publicznego, a także od instytucji porządku publicznego (np. Policji). Warunkiem przyjęcia jest znalezienie rzeczy na terytorium Poznania lub przez mieszkańca Poznania. Szacowana wartość przyjętego depozytu powinna być wyższa niż 100 zł (nie dotyczy to jednak przedmiotów zawierających dokumenty, papiery wartościowe lub inne kosztowności mające wartość historyczną, naukową lub artystyczną).

W Biurze Rzeczy Znalezionych prowadzona jest m.in. wewnętrzna ewidencja rzeczy poszukiwanych, dzięki której wraz z opisem rzeczy rejestrowane są dane kontaktowe osoby poszukującej. Umożliwia to kontakt z właścicielem w przypadku, gdy depozyt zostanie dostarczony do Biura.

W 2020 r. w związku z ogłoszeniem w Polsce stanu epidemii zostały wprowadzone zmiany w funkcjonowaniu Biura Rzeczy Znalezionych. Biuro wprowadziło bezpośrednią obsługę klientów umówionych. Umówić można się bezpośrednio, dzwoniąc na numery telefonu 61 878 5382, 61 878 4014, lub kontaktując się mailowo pod adresem brz@um.poznan.pl.

Obsługa klientów odbywa się na przygotowanych stanowiskach w holu budynku UMP przy pl. Kolegiackim 17 z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. Dzięki wprowadzonym procedurom umożliwiono złożenie rzeczy znalezionej wraz z wypełnionym i podpisanym zawiadomieniem w skrzynce podawczej umieszczonej w holu budynku.

Zgłoszenia poszukiwania rzeczy przyjmowane są przede wszystkim telefonicznie oraz mailowo. Odbiór depozytów odbywa się po wcześniej umówionej wizycie.

Zmiany te zostały szczegółowo opisane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.

W Biurze Rzeczy Znalezionych, tak jak w latach ubiegłych, prowadzona jest wewnętrzna ewidencja rzeczy poszukiwanych. W 2020 r. przyjęto 650 zgłoszeń o poszukiwaniu rzeczy. Dla porównania, w 2019 r, przyjęto 718 takich zgłoszeń, a w 2018 r. 636.

Wykaz rzeczy znalezionych jest umieszczony i systematycznie uaktualniany na stronie Biuletynu Informacji Publicznej

Pomimo utrzymującego się stanu pandemii w Biurze Rzeczy Znalezionych w 2020 r. liczba prowadzonych spraw utrzymała się na poziomie porównywalnym do lat ubiegłych. W 2020 r. zostało podjętych 465 spraw. Dla porównania w 2019 r. było to 500 spraw, a rok wcześniej – 451.

Z powodu czasowego wstrzymania przyjmowania depozytów grupowych pochodzących z Portu Lotniczego Poznań-Ławica oraz Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego liczba rzeczy przyjętych na stan biura w 2020 r. była wyraźnie niższa niż w latach ubiegłych. W 2020 r. na stan Biura Rzeczy Znalezionych przyjęto 258 przedmiotów, dla porównania w 2019 r. przyjętych rzeczy było 529, a w 2018 r. – 791.

Część rzeczy zgodnie z ustawą o rzeczach znalezionych, ze względu na wartość poniżej 100 zł, jest odsyłana znalazcom. Pracownik biura wycenia każdą rzecz indywidualnie, mając na uwadze wartość rynkową rzeczy używanej, stan wizualny oraz uszkodzenia.

Do najczęściej przyjmowanych depozytów w 2020 r. należały:

telefony (118 sztuk);
portfele (76 sztuk),
rowery (7 sztuk).

Do najbardziej wartościowych depozytów w 2020 r. należały:

saszetka z zawartością gotówki w kwocie 3,1 tys. zł;
tablet Apple iPad o szacunkowej wartości około 3 tys. zł;
gitara elektroakustyczna o wartości około 2,6 tys. zł;
telefon Apple o wartości około 2,5 tys. zł;
gotówka w kwocie 4 tys. zł.

W 2020 r. do biura przyjęto gotówkę o łącznej wartości ponad 22 tys. zł, która została wpłacona na konto depozytowe i oczekuje na odbiór przez właścicieli. Do najbardziej nietypowych depozytów przyjętych w 2020 r. można zaliczyć terminal magazynowy, wózek inwalidzki oraz konsolę Xbox. Znaczną część przyjmowanych depozytów stanowią również dokumenty, które zostają odesłane do instytucji je wystawiających.

Dzięki współpracy pracownika biura z operatorami telefonów komórkowych, Wydziałem Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych UMP, organami prowadzącymi odpowiednią ewidencję oraz inicjatywności biura w 2020 r. wydano właścicielom 85 depozytów, a w 2019 r. – 120 rzeczy,

Warunkiem wydania rzeczy jest okazanie dowodu tożsamości, udowodnienie praw własności do rzeczy poprzez przedłożenie dokumentu zakupu oraz uiszczenie opłaty związanej z poszukiwaniami osoby uprawionej do odbioru rzeczy.