Urząd Miasta Poznania planuje i wykonuje swoje zadania, stosując podejście procesowe w ramach systemu zarządzania zgodnego z normami PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015.

Wprowadzają one usprawniony monitoring nad dokumentacją i zapisami, włączenie kadry kierowniczej w budowanie systemu zarządzania jakością, dokonywanie systematycznych pomiarów np. zadowolenia klienta (9001) oraz identyfikację aspektów środowiskowych przy funkcjonowaniu instytucji (14001).

Polityka Systemu Zarządzania

Prawidłowość przebiegu zidentyfikowanych procesów, opisanych procedur i instrukcji, spójność celów szczegółowych z ustanowioną Polityką Systemu Zarządzania, stopień realizacji celów, występujące zagrożenia i stosowane środki zapobiegawcze podlegają cyklicznym przeglądom i ocenom dokonywanym przez Prezydenta Miasta Poznania, Zastępców Prezydenta Miasta Poznania, Sekretarza Miasta Poznania i Skarbnika Miasta Poznania w ramach okresowych przeglądów systemu zarządzania.

Zasady zarządzania zasobami ludzkimi oparte są na międzynarodowym standardzie Investors in People (IIP), gwarantującym jakość i rozwój kadry urzędniczej.

Urząd Miasta Poznania funkcjonuje w oparciu o następujące metody i narzędzia wspierające zarządzanie:

zarządzanie ryzykiem, którego celem jest identyfikacja potencjalnych zagrożeń i nieprawidłowości, co ma docelowo zapobiec m.in. niezadowoleniu klienta, jak również wyeliminować lub zminimalizować błędy w organizacji, jednolite i sprawne przeprowadzanie przez wydziały i miejskie jednostki organizacyjne analiz ryzyka umożliwia aplikacja zastosowana w systemie monitorowania jakości usług publicznych
przeprowadzanie samooceny funkcjonowania kontroli zarządczej, dokonywane za pośrednictwem webankiety, ma na celu poprawę jakości wykonywanej pracy przez pracowników UMP i miejskich jednostek organizacyjnych, co ma wpływ na jakość obsługi mieszkańców oraz pozwala zidentyfikować nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazuje działania usprawniające lub korygujące
zarządzanie procesami w UMP i miejskich jednostkach organizacyjnych za pośrednictwem systemu BICPortal, poprawiającego jakość i efektywność w zakresie realizacji procesów Miasta
system bezpieczeństwa informacji, mający zapewnić realizację zadań gminy zgodnie z prawem i zaleceniami technicznymi z obszaru bezpieczeństwa informacji, zapewniając tym samym ochronę danych osobowych mieszkańców i klientów, których dane są przetwarzane w UMP
badanie satysfakcji klienta, mające na celu pozyskanie informacji od klientów na temat jakości pracy UMP i miejskich jednostek organizacyjnych oraz jego oczekiwań w zakresie usług świadczonych przez Miasto
audyty UMP i miejskich jednostek organizacyjnych, zgodnie z wymaganiami prawnymi i przyjętymi normami; audyty wspierają standaryzację działań i zapobieganie wystąpienia nieprawidłowości; audyt zewnętrzny certyfikujący, który potwierdza zgodność systemu zarządzania z wymaganiami norm ISO, zwiększa też poziom zaufania do instytucji publicznej; w 2017 r. audyt nadzoru certyfikacji systemu zarządzania przeprowadziła jednostka certyfikacyjna TUV Rheinland Polska Sp. z o.o.
przeglądy systemu zarządzania, których celem jest ocena przydatności, adekwatności i skuteczności systemu zarządzania oraz dostarczenie informacji na temat funkcjonowania systemu zarządzania, a poprzez monitorowanie procesów – efektywne wykorzystanie zasobów
okresowa ocena pracy, mająca na celu zwiększanie zaangażowania pracowników w realizację celów UMP, kształtowanie właściwych postaw i zachowań, motywowanie do rozwoju celem polepszania jakości pracy
kodeks etyki wraz ze standardem obsługi klienta, przyczyniający się do kształtowania i utrwalania zachowań zgodnych z zasadami porządku prawnego i dobrych obyczajów budujących zaufanie mieszkańców do władz publicznych
szkolenia, kursy, konferencje, warsztaty, studia, seminaria oraz bezpłatne formy podnoszenia kwalifikacji, zapewniające warunki do rozwijania kompetencji zawodowych pracowników, w celu sprostania zmieniającym się wymaganiom otoczenia, realizacji nowych zadań, utrzymania wysokiego poziomu profesjonalizmu i zwiększenia efektywności wykonywanych zadań; ww. form podnoszenia kwalifikacji w 2017 r. skorzystało blisko 2,3 tys. pracowników
jawny, otwarty i konkurencyjny nabór kandydatów do pracy, mający na celu pozyskanie pracowników o odpowiednich kompetencjach i postawie, a przez to zapewnienie wysokiej jakości świadczonych przez nich usług i profesjonalizmu działania
system MDOK, wprowadzający jednolite postępowanie w zakresie obiegu dokumentu w postaci elektronicznej, zapewniający monitorowanie obiegu z uwzględnieniem kontroli posiadania dokumentu w każdej chwili.

Karta Różnorodności

Mając na celu wprowadzanie polityki zarządzania różnorodnością i przeciwdziałania dyskryminacji w miejscu pracy Prezydent Miasta Poznania w 2016 r. podpisał Kartę Różnorodności. Karta Różnorodności to europejska inicjatywa na rzecz promocji i rozpowszechniania polityki równego traktowania, bez względu na płeć, rasę, orientację seksualną, pochodzenie etniczne, wiek, niepełnosprawność czy religię, oraz zarządzania różnorodnością w miejscu pracy. Sygnatariusz podejmuje się m.in. przeciwdziałania mobbingowi i dyskryminacji w miejscu pracy, zapewnienia równości wynagrodzenia, dostępu do pracy, awansów i szkoleń, a także prowadzenia wśród pracowników i współpracujących z nim podmiotów promocji zachowań i edukację w zakresie różnorodności.
W 2017 r. kolejnymi sygnatariuszami Karty Różnorodności zostały Zarząd Dróg Miejskich oraz Poznańskie Centrum Świadczeń.