Miasto Poznań jest gminą o statusie miasta w rozumieniu ustawy o samorządzie gminnym i miastem na prawach powiatu w rozumieniu ustawy o samorządzie powiatowym. Celem działania Miasta jest zaspokajanie zbiorowych potrzeb wspólnoty oraz umożliwienie pełnego uczestnictwa mieszkańców w jej życiu.
Zgodnie ze Statutem Miasta Poznania organem stanowiącym i kontrolnym jest Rada Miasta Poznania, a organem wykonawczym Prezydent Miasta Poznania. Statut Miasta Poznania dostępny jest w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) na oficjalnej stronie Miasta.
Rada Miasta Poznania jest reprezentantem zbiorowych interesów wspólnoty mieszkańców Miasta. Jej głównym zadaniem jest określanie polityki rozwoju miasta oraz, poprzez uchwalanie budżetu Miasta, ustalanie bieżących priorytetów realizacyjnych w jego funkcjonowaniu.
Rada Miasta Poznania VIII kadencji (2018–2024) liczyła 34 radnych, z tego 14 kobiet i 20 mężczyzn (dane na 31.12.2023 r.). Przewodniczącym Rady Miasta Poznania był Grzegorz Ganowicz. Funkcję wiceprzewodniczących Rady Miasta Poznania pełnili: Agnieszka Lewandowska, Halina Owsianna, Przemysław Alexandrowicz. W pierwszej połowie 2023 r. funkcję wiceprzewodniczącej Rady Miasta Poznania pełniła również Dominika Urszula Król, której mandat wygasł 13.07.2023 r.
W strukturze Rady Miasta Poznania w 2023 r. funkcjonowało 15 komisji tematycznych i jedna podkomisja. Radni Miasta Poznania skupieni byli w 3 klubach radnych: Koalicji Obywatelskiej, Prawa i Sprawiedliwości oraz Wspólny Poznań.
W 2023 r. odbyło się 19 sesji Rady Miasta Poznania, na których podjęto 442 uchwały. Komisje tematyczne odbyły 196 posiedzeń. Radni zgłosili 239 interpelacji i 23 zapytania. Rada podjęła 4 stanowiska oraz rozpatrzyła 51 wniesionych skarg.
W 2023 r. funkcję Prezydenta Miasta Poznania pełnił Jacek Jaśkowiak, który sprawował jednocześnie funkcję starosty (jako prezydent miasta na prawach powiatu). Funkcje Zastępców Prezydenta Miasta Poznania pełnili: Mariusz Wiśniewski, Jędrzej Solarski i Bartosz Guss. Funkcję Skarbnika Miasta Poznania pełnił Piotr Husejko, a Sekretarza Miasta Poznania Stanisław Tamm.
Realizując swoje funkcje, w 2023 r. Prezydent Miasta Poznania wydał 1048 zarządzeń.
Z uwagi na potrzebę grupowania obszarów ważnych dla rozwoju miasta, których realizacja wybiega poza zakres zadań jednej jednostki, Prezydent Miasta Poznania działał poprzez powołanych 14 Pełnomocników. Utworzono także 10 stanowisk specjalistycznych, wyodrębnionych w oparciu o przepisy prawa.
Miasto Poznań w pełnieniu swoich zadań wspierane jest przez rady i zespoły konsultacyjne, do których należą:
- Młodzieżowa Rada Miasta Poznania;
- Miejska Rada Seniorów – IV kadencja;
- Poznańska Rada Działalności Pożytku Publicznego.
Miasto wspierane jest także przez Komisje Dialogu Obywatelskiego (KDO) – działające przy właściwych komórkach organizacyjnych Urzędu. KDO tworzą organizacje pozarządowe oraz Miasto Poznań.
Prezydent Miasta Poznania jako organ wykonawczy Miasta, realizuje zadania przy pomocy Urzędu Miasta Poznania (UMP).
Na koniec 2023 r. w UMP funkcjonowały 34 wydziały (w tym jednostki organizacyjne UMP na prawach oddziałów), w których łącznie zatrudnionych było 1946 osób.
W strukturze Urzędu z dniem 1 lutego 2023 r. utworzono nową jednostkę – Biuro Miejskiego Inżyniera Ruchu (MIR).
Wykres 14. Stan zatrudnienia w Urzędzie Miasta Poznania na 31 grudnia 2023 r.
Źródło: UMP
Wśród ogółu osób zatrudnionych w 2023 r. w UMP:
- 90,6% legitymowało się wykształceniem wyższym;
- 73% stanowiły kobiety;
- najliczniejszą grupę pracowników (55,5%) stanowiły osoby w wieku 40–59 lat;
- blisko 25% to osoby w wieku 30–39 lat;
- 14% stanowiły osoby w wieku 20–29 lat.
Wśród biur i wydziałów najliczniejszą kadrą w 2023 r. dysponowały: Wydział Gospodarki Nieruchomościami (180 zatrudnionych osób), Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych (175 zatrudnionych osób) oraz Wydział Podatków i Opłat (143 zatrudnione osoby).
Komórki organizacyjne UMP działają w oparciu o Regulamin Organizacyjny nadany zarządzeniem Prezydenta Miasta Poznania.
System zarządzania zgodny z normami PN-EN ISO 9001:2015 (jakość) oraz PNEN ISO 14001:2015 (środowisko) obejmował swoim zakresem wszystkie wydziały UMP (34), 11 miejskich jednostek organizacyjnych (MJO) oraz 1 spółkę – Zakład Zagospodarowania Odpadów w Poznaniu sp. z o.o. (ZZO), które w 2023 r. podlegały weryfikacji i opiniowaniu. W dniach 17–19 kwietnia 2023 r. Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. z Warszawy przeprowadziło audyt nadzoru II systemu zarządzania na zgodność z wymaganiami norm PN-EN ISO 9001:2015 oraz PN-EN ISO 14001:2015 w UMP, w niektórych MJO oraz w ZZO. W wyniku audytu potwierdzono zdolność systemu zarządzania do spełniania wymagań oraz potwierdzono jego zgodność i skuteczność. Przyznane w 2021 r. certyfikaty są ważne do 7 maja 2024 r.
W 2023 r. kontynuowano działania doskonalące System Zarządzania w Mieście Poznaniu. UMP korzystał z różnych metod i narzędzi wspierania zarządzania, do których należały: zarządzanie ryzykiem w Mieście Poznaniu, samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu, audyty systemu zarządzania, przeglądy zarządzania, badanie satysfakcji klienta w Mieście Poznaniu, ocena przestrzegania zasad etycznych w UMP, szkolenia i podnoszenie umiejętności pracowników UMP. Główne obszary merytoryczne podnoszenia kwalifikacji kadry kierowniczej i pracowników UMP w 2023 r. to: e-archiwizacja, udzielanie dotacji, zamówienia publiczne, gospodarka komunalna, gospodarka mieszkaniowa, podatki i opłaty lokalne, rachunkowość budżetowa, ochrona środowiska i egzekucja administracyjna. W celu podnoszenie świadomości w zakresie ochrony danych osobowych w MJO dostępny był pakiet 6 szkoleń online, w których łącznie wzięło udział blisko 20 tys. pracowników.
W 2023 r. w Poznaniu funkcjonowały łącznie 333 MJO, spółki prawa handlowego i spółdzielnie z udziałem Miasta oraz stowarzyszenia, związki międzygminne, związki powiatowo-gminne, fundacje, których Miasto jest członkiem bądź fundatorem, w tym:
- 294 MJO:
- działających w formie:
- miejskich jednostek budżetowych (270, w tym UMP);
- samorządowych zakładów budżetowych (3);
- samorządowych instytucji kultury (14);
- miejskich publicznych zakładów opieki zdrowotnej (4);
- działających jako jednostki administracji zespolonej (3);
- 17 spółek prawa handlowego z udziałem Miasta;
- 22 spółdzielnie z udziałem Miasta oraz stowarzyszenia, związki międzygminne, związki powiatowo-gminne i fundacje, których Miasto jest członkiem bądź fundatorem.
Wydziały i biura UMP oraz MJO w 2023 r. wydały łącznie 476 250 decyzji administracyjnych.
Tabela 17. Wydziały/Biura UMP, które w 2023 r. wydawały decyzje administracyjne
| Wydział/Biuro UMP | Liczba wydanych decyzji |
| Wydział Podatków i Opłat | 178 567 |
| Wydział Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych | 178 149 |
| Wydział Działalności Gospodarczej i Rolnictwa | 13 724 |
| Wydział Urbanistyki i Architektury | 3074 |
| Wydział Finansowy | 1899 |
| Miejski Konserwator Zabytków | 1862 |
| Wydział Klimatu i Środowiska | 1140 |
| Wydział Oświaty | 801 |
| Wydział Zarządzania Kryzysowego i Bezpieczeństwa | 644 |
| Urząd Stanu Cywilnego | 296 |
| Wydział Gospodarki Komunalnej | 150 |
| Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych | 108 |
| Wydział Gospodarki Nieruchomościami | 47 |
| Wydział Sportu | 42 |
| Wydział Kultury | 2 |
| Ogółem | 380 505 |
Źródło: UMP
Tabela 18. MJO, które w 2023 r. wydawały decyzje administracyjne
| Miejska jednostka organizacyjna | Liczba wydanych decyzji |
| Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie | 54 226 |
| Poznańskie Centrum Świadczeń | 32 047 |
| Zarząd Dróg Miejskich | 8557 |
| Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ | 873 |
| Zarząd Transportu Miejskiego | 42 |
| Ogółem | 95 745 |
Źródło: UMP
W 2023 r. wydanych zostało 10 decyzji w sprawie odmowy udostępnienia informacji publicznej.