W 2023 r. za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP) do wewnętrznego systemu Mdok UMP wpłynęło 177 382 dokumentów. Korespondencja wychodząca liczyła 84 498 dokumenty – adres skrytki UMP – /UMPoznan/SkrytkaESP. W systemie Mdok UMP korespondencja przychodząca liczyła 552 013 pism, a wychodząca 628 030 pism.
W ramach e-urzędu UMP udostępniał szeroki katalog miejskich e-usług (dostępny pod adresem: https://www.poznan.pl/eurzad/).
W 2023 r. zarejestrowano 950 687 klientów miejskich e-usług.
Pakiet e-usług był sukcesywnie wzbogacany – w 2023 r. uruchomiono lub udostępniono m.in.:
- kalkulator online do obliczania opłaty za korzystanie z zezwoleń alkoholowych (dostępny w BIP-ie);
- wyszukiwarkę rejestrów ułatwiającą mieszkańcom odnalezienie potrzebnych informacji, w tym m.in. modernizacja wyszukiwarki uchwał w BIP-e;
- wyszukiwarkę harmonogramów odbioru odpadów;
- nowe wzory formularzy deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi składanej przez Platformę Przyjazne Deklaracje;
- formularz ePUAP do składania wniosków w programie pn. „POZnań i zamieszkaj”;
- formularze online dla mieszkańców do zgłaszania rekomendacji na Poznanianki Roku, Wolontariusza Roku oraz do głosowania na nominowane osoby oraz wydarzenia;
- mechanizm zgłaszania, głosowania i prezentacji wyników Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego 2024;
- usługę „Gdzie mogę głosować” – dzięki której mieszkańcy mogli odnaleźć właściwy lokal wyborczy.
Zarząd Geodezji i Katastru Miejskiego GEOPOZ (ZGiKM GEOPOZ) realizował e-usługi dla obywateli i przedsiębiorców obejmujące 6 portali adresowanych do: klientów korzystających z zasobu do potrzeb własnych, geodetów, projektantów, rzeczoznawców, komorników i branżystów. Portale zapewniały dostęp do państwowego zasobu kartograficznego i geodezyjnego obejmującego obszar Poznania.
W 2023 r. z e-usług ZGiKM GEOPOZ skorzystało 12,4 tys. użytkowników – pobrano 221 893 dokumenty.
Uzupełnieniem 6 portali były zbiory danych przestrzennych – Web Map Service i Web Feature Service – które można pobrać i wyświetlić w portalach mapowych – dla zbiorów danych: Ewidencja Gruntów i Budynków (EGiB) oraz Geodezyjna Ewidencja Sieci Uzbrojenia Terenu (GESUT). Dodatkowo w 2023 r. zostały udostępnione usługi dla Bazy Danych Szczegółowych Osnów Geodezyjnych (BDSOG).
W ramach Systemu Informacji Przestrzennej Miasta Poznania (SIP) wdrożono zmodernizowaną wersję tego systemu w zakresie usług ogólnodostępnych, w tym m.in. aplikację do zarządzania utrudnieniami w przestrzeni miejskiej. Prowadzono bieżącą aktualizację danych SIP-u, w tym dotyczącą modelu 3D w oparciu o budynki projektowane oraz wybudowane na podstawie zmian uzyskanych z Miejskiego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej. Rozpoczęto także prace koncepcyjne dotyczące migracji danych do nowych struktur 3D. Ponadto w 2023 r. zakończono prace nad budową cyfrowej bazy danych zieleni (która stanowi integralną część SIP-u oraz Modelu 3D Miasta Poznania) oraz uruchomiono portal „Baza danych o zieleni”.
W 2023 r. Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Poznaniu wdrożył Metropolitalny System Informacji Przestrzennej (MeSIP) dla Metropolii Poznań. ZGiKM GEOPOZ udostępnił dane umożliwiające integrację SIP-u Miasta Poznania z portalem MeSIP oraz przekazał posiadany model 3D. Weryfikacja jakości prezentacji danych dotyczących Miasta Poznania na portalu MeSIP odbywała się na bieżąco.
Kontynuowano prace związane z rozwojem Zintegrowanego Systemu Wspomagającego Zarządzanie Miastem (ZSIWZM) oraz dostępnością cyfrową e-usług, w tym wprowadzono lub wdrożono m.in.:
- nową wersję modułu „Podatki” w systemie KSAT, usprawniającą działanie modułów podatkowych ZSIWZM w zakresie obsługi deklaracji podatkowych;
- nową funkcjonalność modułu „Gospodarka Odpadami”, usprawniającą obsługę deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
- nowe funkcjonalności w „Systemie Obsługi Zgłoszeń”;
- nową wersję sprawozdawczości budżetowej i finansowej, w ramach której system KSAT został dostosowany do obowiązku składania sprawozdań budżetowych i finansowych drogą elektroniczną, podpisanych podpisem kwalifikowanym;
- funkcjonalność umożliwiającą wczytywanie do systemu KSAT danych o nieruchomościach, pobieranych z Ewidencji Gruntów i Budynków w formacie GML;
- integrację systemu KSAT z „Platformą e-Płatności”, dzięki której mieszkańcy Poznania od stycznia 2024 r. mogą korzystać z usługi ePłatności w aplikacji i serwisie mObywatel 2.0; na platformie można zapłacić podatek od nieruchomości oraz wnieść opłatę za gospodarowanie odpadami komunalnymi – docelowo system ma objąć pozostałe należności publicznoprawne;
- integrację z centralną usługą doręczeń elektronicznych, zgodnie z ustawą o doręczeniach elektronicznych.
W 2023 r. analizowano aktualność Polityki Bezpieczeństwa Urzędu, doskonalono obowiązujące w UMP procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym dotyczące ochrony danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwa, m.in.: kontynuowano przeprowadzanie wewnętrznych audytów bezpieczeństwa, prowadzono cykliczne szkolenia i e-learning pracowników. Doskonalone były usługi świadczone przez Security Operations Center, które zabezpiecza infrastrukturę IT Miasta.
Kontynuowano prace nad wdrożeniem elektronicznego prowadzenia i dokumentowania spraw w oparciu o system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w tym m.in. kontynuowano rozwój EZD w Urzędzie (17 nowych klas z wykazu akt dla spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie). Uruchomiono oprogramowanie mArchiwum we wszystkich wydziałach i biurach UMP, umożliwiające archiwizację dokumentacji papierowej w systemie Mdok, który został przeniesiony do zewnętrznego Centrum Przetwarzania Danych.
Na stronie głównej Miasta (poznan.pl) oprócz Miejskiego Informatora Multimedialnego (MIM) i Biuletynu Informacji Publicznej (BIP) funkcjonowało 48 wortali tematycznych.
W 2023 r. liczba wyświetleń strony poznan.pl wyniosła 181,5 mln, liczba wizyt na stronie MIM-u wyniosła ponad 14 mln, a BIP-u blisko 4 mln.
W 2023 r. strona poznan.pl obchodziła 25. rocznicę powstania. Rozpoczęto prace nad nową wersją strony, która została udostępniona w maju 2024 r. W porównaniu do roku poprzedniego, w 2023 r. nastąpił wzrost liczby opublikowanych artykułów w sekcji „Aktualności” (4500) oraz informacji o wydarzeniach (7152).
W 2023 r. działały nowo uruchomione strony, takie jak m.in.: „Wybory Parlamentarne 2023”, „Uchwała Krajobrazowa”, „Cmentarze”, „Rzeczniczka Praw Uczniowskich w Poznaniu”, „Rok Pawła Edmunda Strzeleckiego”, „Poznański Wolontariusz Roku”, „Zostań rodziną zastępczą” oraz „Zielony Poznań”. Część portali miejskich (19) wzbogacono o moduł wideo. Opublikowano cykl artykułów informacyjnych pn. „Cyber Piątek” oraz upowszechniono stosowanie zasad prostej komunikacji oraz dostępności cyfrowej.
W 2023 r. na BIP-ie opublikowano ponad 140 artykułów na tematy ważne dla mieszkańców (wzrost o 100% w stosunku do 2022 r.) Utworzono także nowe działy informacyjne: „Cyberbezpieczeństwo”, „Konsultacje Społeczne”, które zapewniały lepszy dostęp do ważnych informacji dla mieszkańców oraz „Planowanie Przestrzenne”. Usprawniona została wyszukiwarka uchwał, nawigacja oraz dostępność cyfrowa komunikowanych treści.
W 2023 r. platforma filmowa video.poznan.pl wzbogaciła się o 234 nowe filmy, poruszające szeroką tematykę – od wydarzeń kulturalnych i historycznych, po informacje o inwestycjach i remontach w mieście. Łącznie biblioteka serwisu obejmuje już 606 filmów.
Zmodernizowano system PEKA zmieniając go na system opierający się na koncie użytkownika, a także udostępniono bezpłatną mobilną Aplikację PEKA. Ponadto posiadając tzw. „profil zaufany” można było skorzystać z autoryzacji przez login.gov.pl. Nowym rozwiązaniem była również integracja systemów PEKA i ID Poznań.
Mobilna Aplikacja PEKA
Źródło: UMP
W 2023 r. w pojazdach Miejskiego Przedsiębiorstwa Komunikacyjnego (MPK) kontynuowano montaż terminali do sprzedaży biletów za pomocą zbliżeniowych kart płatniczych – uruchomiono System OPS (Open Payment System).
Płatność kartą w pojazdach MPK
Źródło: UMP
W ramach Strefy Płatnego Parkowania (SPP) w 2023 r. trwały prace nad uruchomieniem strony internetowej z e-usługami – tym samym nad rozszerzeniem e-identyfikatora mieszkańca. Wprowadzono e-abonamenty, e-płatności za „wezwania raporty” oraz rozpoczęto prace nad wdrożeniem możliwości zakupu zastrzeżonego miejsca parkingowego (e-koperty). Ponadto kontynuowano prace przygotowawcze do wdrożenia w 2024 r. e-kontroli w Strefie Płatnego Parkowania.
Pilotażowy parkomat przy Dworcu Zachodnim, w którym za parkowanie można płacić kartą lub blikiem
Źródło: UMP (fot. ZDM)
Samochód do e-kontroli wyposażony będzie w specjalne kamery i czujniki, dzięki którym skanowane będą numery rejestracyjne pojazdów zaparkowanych przy ulicach w obrębie strefy
Źródło: UMP (fot. ZDM)
Pilotażowo przy Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych na ul. Gronowej uruchomiony został „Urzędomat”. Mieszkańcy mogli z niego odbierać zamówione wcześniej dowody rejestracyjne (na podany numer telefonu wysyłany był SMS z kodem PIN do otwarcia skrytki).
Urzędomat przy ul. Gronowej
Źródło: UMP
W ramach rozwoju miejskich aplikacji i internetowych systemów rozwijano i doskonalono system usług dla mieszkańców, tj. program pn. „OK Poznań” z programem benefitowym dla mieszkańców rozliczających podatki w Poznaniu. Nową funkcjonalnością było generowane z systemu OK Poznań potwierdzenie aktywnego statusu podatnika rodziców/opiekunów podczas II etapu rekrutacji do przedszkola prowadzonego w systemie Nabór, a także integracja OK Poznań z dotychczasową Złotą Kartą Seniora oraz uruchomienie OK Poznań – Poznańskiej Złotej Karty. Więcej na temat „OK Poznań” w rozdziale pt. „Innowacje i nauka”.
Rozwijano aplikację Smart City Poznań, w której wprowadzono nowe funkcjonalności, nową szatę graficzną oraz nowe moduły (Odpady, Infoteka, Wyszukiwarka Cmentarna). Dodano także nowe kategorie (Zgromadzenia i imprezy oraz Społeczna Inwentaryzacja Reklam). Uaktualnieniu uległy dotychczasowe kategorie powiadomień – Biznes zamieniono na Finanse, kategorie Seniorzy, Osiedla i Ankiety na Społeczność, a kategorie Powietrze i Bezpieczeństwo połączono w Bezpieczeństwo.
Aplikacja Smart City
Źródło: UMP
W 2023 r. 23,3 tys. osób przekazało poprzez aplikację Smart City Poznań ponad 19 tys. zgłoszeń o problemach w przestrzeni miejskiej – najczęściej o nieprawidłowym parkowaniu (33%), uszkodzonym chodniku/ulicy (22%), uszkodzonym znaku/ sygnalizacji (10%) i drobnych odpadach (9%). Z wszystkich zgłoszeń 80,5% zostało obsłużonych, 9,5% pozostaje jako obsługiwane, odrzuconych zostało 8%. Pozostałe 2% to zgłoszenia, które zostaną przez służby miejskie obsłużone w 2024 r. Najwięcej zgłoszeń pochodziło z: Jeżyc (2151) – 11%, Świętego Łazarza (1931) – 10% oraz Starego Miasta (1697) – 9%.
Internetową platformę Voxly wykorzystano do przeprowadzenia konsultacji społecznych online dotyczących: sposobu zagospodarowania obszaru pomiędzy ulicami Kurpińskiego i Gieburowskiego w Poznaniu, Zielonego Placu Miejskiego na Łacinie, zmiany organizacji ruchu na terenie Osiedla Grunwald Południe „Strefa 30” oraz na terenie Osiedla Szczepankowo-Spławie-Krzesinki.
W 2023 r. Infolinia Miasta Poznań Kontakt obsługiwała indywidualnie klientów, udzielała informacji ogólnych lub przełączała dzwoniące osoby do właściwych merytorycznie wydziałów oraz miejskich jednostek organizacyjnych. W 2023 r. poszerzono zakres obsługiwanych spraw o zagadnienia związane ze szczepieniami sezonowymi, umawianiem wizyt do lekarzy specjalistów, jak również pomoc dla uchodźców z Ukrainy.
Pracownicy obsługujący infolinię Miasta Poznań Kontakt w 2023 r. przeprowadzili blisko 1 mln rozmów z mieszkańcami, a wskaźnik efektywności obsługi wyniósł 92,3%.
Działalność Infolinii Miasta Poznań Kontakt w 2023 r. obejmowała:
- ponad 100 tys. umówionych wizyt w UMP za pośrednictwem Biura Poznań Kontakt;
- 42 zlecone telefoniczne badania ankietowe – z wykorzystaniem Webankiety;
- 79 przeprowadzonych akcji informacyjnych;
- 11 akcji wychodzących (telefonicznych i e-mailowych);
- 01:24 – średni czas oczekiwania na połączenie przychodzące; 4:05 – średni czas
obsługi połączeń przychodzących od klientów.
W ramach wykorzystania nowych technologii funkcjonował Voicebot – komputerowy program głosowy, pełniący rolę automatycznego asystenta, obsługujący rezerwację wizyt w Wydziale Spraw Obywatelskich i Uprawnień Komunikacyjnych, który umówił 50,6 tys. wizyt oraz Wirtualna Asystentka wspomagająca pracę Infolinii Miasta, która dokonała 146,6 tys. przekierowań połączeń. Dodatkowo funkcjonowały tekstowe Chatboty dostępne dla mieszkańców, m.in: chatbot zamieszczony na wortalu poznan.pl/kontakt i chatbot dedykowany uchwale krajobrazowej, zamieszczony na wortalu poznan.pl/krajobrazowa. Za pomocą Chatbotów obsłużonych zostało blisko 9 tys. zapytań.
W 2023 r. do UMP wpłynęło ogółem 1078 wniosków z żądaniem udostępnienia informacji w trybie dostępu do informacji publicznej.
Tabela 19. Udostępnianie informacji w trybie dostępu do informacji publicznej w Urzędzie Miasta Poznania w 2023 r.
| Zakres tematyczny |
Liczba udostępnionych informacji w trybie dostępu do informacji publicznej (powyżej 40 rocznie) |
| Decyzje architektoniczne, budowlane, urbanistyczne |
285 |
| Gospodarka gruntami | 107 |
| Organizacja pracy UMP i Rady Miasta Poznania |
69 |
| Obiekty zabytkowe | 58 |
| Gospodarka komunalna (w tym odpadami) |
51 |
| Placówki oświatowe | 50 |
Źródło: UMP
W 2023 r. funkcjonowało 15 punktów nieodpłatnej pomocy prawnej (npp) oraz 7 punktów nieodpłatnego poradnictwa obywatelskiego (npo) – w tym 11 punktów npp/ npo prowadzonych było przez organizacje pozarządowe wyłonione w drodze otwartego konkursu ofert (Fundację Taurus, Stowarzyszenie „Ovum”). Dodatkowo 3 z nich wskazano jako punkty porad prawnych dla osób przybywających z terenu Ukrainy.
Z pomocy prawnej w punktach npp/npo skorzystało 9507 osób, w tym 18 osób w swoim miejscu zamieszkania oraz 123 cudzoziemców.
Klienci punktów npp/npo, niezależnie od obywatelstwa, najczęściej zasięgali porad w zakresie prawa cywilnego, prawa rodzinnego i prawa karnego, a także prawa pracy, prawa administracyjnego, ubezpieczeń społecznych, prawa do opieki zdrowotnej oraz prawa podatkowego.
Z dotacji Miasta zostały opracowane dla mieszkańców, w tym m.in. dla osób przybywających z terenu Ukrainy publikacje w języku polskim, ukraińskim i angielskim (broszury, nagrania, audycje i podkasty) takie jak np.: „Świadczenie Wychowawcze dla Obywateli Ukrainy w Polsce: Wyzwania, Zasady i Wskazówki”, „Emerytury dla Obywateli Ukrainy w Polsce: Zasady, Ułatwienia i Nowości Prawne”.
W 2023 r. Miasto Poznań uczestniczyło w organizacji wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej oraz referendum ogólnokrajowego zarządzonych na dzień 15 października 2023 r. zapewniając obsługę: 227 stałych obwodowych komisji wyborczych, 33 obwodów odrębnych, 132 lokali obwodowych komisji wyborczych dostosowanych do obsługi wyborców
z niepełnosprawnością (58%).
Wybory do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej
Źródło: UMP
W obsługę wyborów zaangażowanych było 420 osób z Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych, a frekwencja w Poznaniu wyniosła 82,98%.