Najważniejsze działania prowadzone w 2021 r. dotyczyły wdrożenia nowych rozwiązań związanych z integracją systemów informatycznych oraz integracją danych i ich migracją pomiędzy bazami danych tych systemów, tak aby zwiększyć efektywność ich funkcjonowania oraz skuteczność i jakość obsługi klientów w czasie pandemii.

Najważniejsze działania prowadzone w 2021 r. związane z integracją systemów informatycznych, skutkujące usprawnieniami w pracy Urzędu Miasta Poznania i podniesieniem jakości obsługi mieszkańców:

Rozbudowa zakresu integracji systemu KSAT oraz Systemu Informatycznego Miasta Poznania (SIMP); wykonano integrację aplikacji umożliwiającą dostęp do danych, pochodzących z systemu KSAT w systemie SIMP w zakresie danych o umowach zawieranych w wyniku udzielenia zamówienia publicznego na dostawę, usługę lub robotę budowlaną; korzyści, które uzyskano z wdrożenia rozwiązania:
- skrócenie czasu potrzebnego na uzyskanie informacji niezbędnych w codziennej pracy użytkowników aplikacji „Planowanie zamówień publicznych”;
- możliwość korzystania z jednego systemu, bez konieczności przełączania się pomiędzy rozwiązaniami informatycznymi;
Wdrożenie elektronicznej wymiany informacji z Wojewodą Wielkopolskim w zakresie świadczeń rodzinnych i wychowawczych; Wydział Informatyki we współpracy z COIG SA zaimplementował usługę wymiany informacji pomiędzy systemami obsługi świadczeń rodzinnych i wychowawczych, miejskim i rządowym; rozwiązanie daje możliwość przetworzenia i realizacji spraw w odpowiednim terminie oraz skrócenie czasu ich obsługi przez Poznańskie Centrum Świadczeń; koszt wprowadzenia rozwiązania wyniósł 74,1 tys. zł;
Wprowadzenie mechanizmu obsługi nowej usługi indywidualnej Systemu Informacji Oświatowej (SIO); nowa usługa indywidualna udostępniona przez Ministerstwo Edukacji Narodowej o nazwie DaneUczniaService obsługuje proces wymiany danych z MEN, w ramach którego systemy dziedzinowe do obsługi świadczeń (wymóg techniczny) mogą uzyskać w trybie synchronicznym informację dotyczącą wypełniania przez dziecko obowiązku szkolnego wraz z nazwą szkoły, do której dziecko uczęszcza lub uczęszczało; wdrożona usługa umożliwia bieżącą weryfikację nauki dziecka w szkole zarówno na etapie rozpatrywania wniosku, jak i po przyznaniu świadczenia, w sytuacjach, gdy fakt nauki w szkole może być warunkiem przyznania prawa do świadczeń rodzinnych oraz świadczeń z funduszu alimentacyjnego; koszt wprowadzenia rozwiązania wyniósł 16,6 tys. zł;
Wprowadzenie mechanizmu obsługi nowych usług grupowych Z1 CBB (ZUS) i SIO (Ministerstwo Edukacji i Nauki); w marcu 2021 r. wprowadzone zostały nowe usługi wymiany informacji oraz udostępniania danych z rejestrów centralnych Ministra (Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, Ministerstwo Edukacji i Nauki, ZUS) mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych, świadczeń z funduszu alimentacyjnego, świadczenia wychowawczego oraz świadczenia „Dobry start”; usługa Z1 CBB obejmuje udostępnienie danych z ZUS o osobach/ członkach rodzin, u których w danym okresie uległ zmianie status lub pojawił się nowy płatnik składek na ubezpieczenie zdrowotne, co może powodować zmianę sytuacji dochodowej rodzin; udostępnienie w Poznaniu obsługi nowych usług grupowych pozwoli pracownikom PCŚ na monitorowanie sytuacji beneficjentów i ich rodzin w trakcie realizacji świadczeń z zakresu świadczeń rodzinnych oraz funduszu alimentacyjnego; rozwiązanie pozwala na skrócenie czasu obsługi wniosków o przyznanie wymienionych świadczeń; koszt wprowadzenia rozwiązania wyniósł 135,9 tys. zł.

Do nowych systemów informatycznych wdrożonych w 2021 r. z inicjatywy Miasta Poznania należą ponadto:

Wdrożenie narzędzia wspomagającego system gospodarowanie odpadami w Mieście Poznaniu; po wystąpienia ze struktur Związku Międzygminnego GOAP i przejęcia obowiązków gospodarowania odpadami przez Miasto Poznań, niezbędne było wdrożenie narzędzia informatycznego wspomagającego obsługę systemu gospodarowania odpadami w mieście; Wydział Informatyki we współpracy z COIG SA zrealizował usługę obsługi ewidencji kartotek z kontrahentami i nieruchomościami, na których powstaje obowiązek ponoszenia opłaty za gospodarowanie odpadami, obejmującej m.in. rejestrację deklaracji i decyzji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi wraz z przekazaniem naliczonych kwot do modułu finansowego oraz wysyłką zawiadomień do mieszkańców (w trybie Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru) z informacją o indywidualnym numerze konta; koszt realizacji rozwiązania wyniósł 484,7 tys. zł;
Aplikacja „Planowanie zamówień publicznych”; wdrożono dodatkowe funkcjonalności do obsługi planów zamówień publicznych w UMP; wprowadzone rozwiązania wspierają rejestratorów i realizatorów planu w przygotowywaniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych oraz monitorowaniu realizacji planu i podpisywanych w UMP umów z wykonawcami usług i robót budowlanych oraz dostawcami zamówień; w efekcie usprawniono komunikację pomiędzy Biurem Zamówień Publicznych a wydziałami i biurami Urzędu, prowadzącymi postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
Wprowadzenie obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych; Wydział Informatyki we współpracy z COIG SA wdrożył system obsługi Pracowniczych Planów Kapitałowych, obejmujący procesy związane z tworzeniem kartoteki uczestników programu PPK oraz wynikające z konieczności obliczania i rozliczania składek – obowiązkowych i dobrowolnych; pozwoli to na skrócenie czasu obsługi procesu związanego z przystąpieniem pracowników do PPK; rozwiązanie zostało zaimplementowane w następujących wydziałach UMP i mjo: Wydział Organizacyjny, Poznańskie Centrum Świadczeń, Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie, Palmiarnia Poznańska, Straż Miejska Miasta Poznania, Poznański Inspektorat Nadzoru Budowlanego; koszt wprowadzenia rozwiązania wyniósł 230,0 tys. zł;
Aplikacja do przetwarzania zbiorów danych osobowych dla Wydziału Rozwoju Miasta i Współpracy Międzynarodowej; wdrożona aplikacja (jako moduł systemu SIMP) umożliwia przetwarzanie danych osobowych w ramach dwóch zadań realizowanych przez Wydział Rozwoju Miasta i Współpracy Międzynarodowej: przyznawanie nagród i stypendiów naukowych oraz nagród dla młodych badaczy; wdrożone rozwiązanie usprawnia przetwarzanie danych w scentralizowanym i bezpiecznym systemie informatycznym; pozwala na zmniejszenie pracochłonności związanej z obsługą procesu od etapu złożenia wniosku po przyznanie nagrody lub stypendium, co w efekcie znacznie skraca czas realizacji zadań;
Aplikacja do przetwarzania zbiorów danych osobowych dla Wydziału Sportu; wprowadzone rozwiązanie (jako moduł systemu SIMP) umożliwia przetwarzanie danych osobowych w ramach zadania realizowanego przez Wydział Sportuj: przyznawanie nagród i stypendiów sportowych; wdrożone rozwiązanie usprawnia przetwarzanie danych w scentralizowanym i bezpiecznym systemie informatycznym; pozwala na zmniejszenie pracochłonności związanej z obsługą procesu od etapu złożenia wniosku po przyznanie nagrody lub stypendium, co w efekcie znacznie skraca czas realizacji zadań;
Obsługa programu „Czyste powietrze”; wykonano oprogramowanie do wydawania zaświadczeń potwierdzających przeciętny miesięczny dochód na jednego członka gospodarstwa domowego osobom fizycznym, które zamierzają złożyć wniosek o dofinansowanie w ramach programu „Czyste powietrze”; oprogramowanie zostało opracowane we współpracy z firmą COIG SA; koszt zadania wyniósł 49,8 tys. zł.

Ważniejsze inwestycje przeprowadzone w 2021 r.

Rozbudowa istniejącego systemu komputerowego IBM, m.in. w celu zwiększenia jego wydajności i sprawniejszego korzystania z Systemu KSAT oraz obsługi nowego modułu tego Systemu – Gospodarka Odpadami wraz z zakupem licencji Oracle Database Enterprise; koszt inwestycji wyniósł 1,25 mln zł;
Zakup 337 komputerów klasy PC, w celu wymiany dotychczasowych komputerów użytkowanych przez pracowników Urzędu Miasta Poznania; wymieniono starsze komputery, których parametry techniczne utrudniały sprawność realizacji zadań oraz komfort pracy; koszt inwestycji wyniósł 1,2 mln zł;
Zakup urządzeń do rozbudowy infrastruktury w nowych lokalizacjach Urzędu Miasta Poznania w celu zapewnienia lepszej obsługi mieszkańców Miasta (m.in. gospodarka odpadami, usługi związane z działalnością Urzędu Stanu Cywilnego); dodatkowo w ramach tego zakupu zmodernizowano elementy istniejącego systemu teleinformatycznego Urzędu; koszt inwestycji wyniósł 646,9 tys. zł;

Wsparcie informatyczne działań Miasta przeciwdziałających skutkom pandemii COVID-19

Wsparcie informatyczne działań Miasta przeciwdziałających skutkom pandemii COVID-19 obejmowało:

zakup 32 nowych laptopów do obsługi pracy zdalnej pracowników Urzędu Miasta Poznania; koszt zakupu wyniósł 188,5 tys. zł;
zakup 220 używanych laptopów do obsługi pracy zdalnej pracowników Urzędu Miasta Poznania; koszt zakupu wyniósł 415,8 tys. zł;
wypożyczenie 55 używanych laptopów – koszt 35,3 tys. zł;
zakup licencji oprogramowania wykorzystywanego przez sprzęt komputerowy w Urzędzie Miasta Poznania, w szczególności Systemu Antywirusowego ESET, LOG System oraz Microsoft Office;
zakup oprogramowania do obsługi spotkań prowadzonych na odległość oraz zdalnej obsługi sprzętu komputerowego przez Wydział Informatyki, np. Zoom Meetings, Team Viewer, Prezi for Teams.