Nowoczesne standardy zarządzania w Poznaniu

W 2021 r. kontynuowano proces wprowadzania przez Miasto Poznań nowoczesnych standardów zarządzania.

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją w Urzędzie Miasta Poznania

W 2021 r. w Urzędzie Miasta Poznania kontynuowano prace nad wdrożeniem elektronicznego prowadzenia i dokumentowania spraw w oparciu o system Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Prace polegały na zintegrowaniu systemu teleinformatycznego zarządzania dokumentacją Mdok z platformą ePUAP. Mdok umożliwia wykonywanie czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych. Platforma ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) jest wykorzystywana do komunikacji mieszkańców i przedsiębiorców z jednostkami administracji publicznej w ujednolicony, standardowy sposób. Platforma jest również narzędziem do komunikacji pomiędzy jednostkami administracji publicznej. Wśród usług oferowanych przez ePUAP jest także Profil Zaufany, umożliwiający składanie pism elektronicznych ze skutkiem prawnym, bez konieczności stosowania podpisu kwalifikowanego oraz oparty na mechanizmie pojedynczego logowania, który umożliwia stosowanie tego samego logowania na stronach różnych usługodawców.

Na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania Nr 52/2019/K z 16 grudnia 2019 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Poznania od 11 lutego 2020 r. obowiązuje wyłącznie system EZD do obsługi pełnego procesu koordynacji udostępniania informacji publicznej w UMP. Wszystkie sprawy wpływające i załatwiane przez Urząd w trybie udzielania informacji publicznej, są zakładane i dokumentowane wyłącznie w postaci elektronicznej.

W 2021 r. Urząd Miasta Poznania prowadził prace nad rozszerzeniem katalogu spraw z wykazu akt o kolejne 13 klas i przygotowaniem do wdrożenia następnych 24 (od stycznia i lutego 2022 r.), które prowadzone są wyłącznie elektronicznie w systemie Mdok. W 2021 r. do spraw dokumentowanych w modelu EZD dołączyły m.in.: deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi, ochrona danych osobowych, prowadzenie i koordynacja działań w systemie zarządzania bezpieczeństwem informacji, nadawanie dostępu do danych i systemów (m.in. wewnętrznych – karty użytkowników systemu, jak i BIP i MIM), tworzenie szablonów plików w systemie Mdok, opracowanie procesu dodawania nowych wyjątków w Systemie EZD.

Korzyści jakie daje wprowadzenie systemu EZD dla funkcjonowania całego Urzędu, jak i w codziennej pracy każdego urzędnika:

• wypracowanie umiejętności pracy w systemie EZD – co jest niezbędne do rozwoju kompetencji e-Urzędu;
• wyeliminowanie dokumentacji w postaci papierowej wewnątrz Urzędu – co wpływa na przyspieszenie obiegu korespondencji i ułatwienie dostępu do spraw;
• wyeliminowanie tzw. podwójnego obiegu pism (w systemie elektronicznym i papierowo) – co w skali całego Urzędu zmniejsza liczbę czynności kancelaryjno-biurowych związanych z drukowaniem dokumentów, obniża koszty pracy i daje korzyści środowiskowe – mniejsze zapotrzebowanie na papier, tonery do drukarek;
• uzyskanie spójnej dokumentacji, nierozproszonej pomiędzy różnymi komórkami organizacyjnymi, z możliwością udostępnienia spraw elektronicznych prowadzonych w EZD dowolnej komórce organizacyjnej w trakcie dokonywania uzgodnień, konsultacji czy pozyskiwania opinii;
• bezproblemowa i prawie automatyczna archiwizacja akt spraw z zachowaniem dostępu do spraw zakończonych;
• zwiększenie dbałości o jakość komunikacji z klientem, o zrozumiały, prosty styl pism i wypowiedzi ustnych, dzięki odciążeniu pracowników merytorycznych z czasochłonnych czynności porządkowania dokumentacji papierowej;
• możliwość realizowania zadań z wykorzystaniem elektronicznych spraw w trakcie wykonywania pracy zdalnej.

Urząd Miasta Poznania posiada Elektroniczną Skrzynkę Podawczą na elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Adres skrytki Urzędu Miasta Poznania na ePUAP-ie: /UMPoznan/SkrytkaESP

Profil i katalog spraw Urzędu Miasta Poznania na ePUAP.

Za pomocą ePUAP odbywa się korespondencja związana z obsługą wniosków w sprawie udzielenia informacji w trybie dostępu do informacji publicznej.
W 2021 r. do systemu Mdok Urzędu Miasta Poznania wpłynęło za pośrednictwem ePUAP 135 498 dokumentów.

Poznański e-urząd

Procedury EZD są wymogiem wdrożeniowym elektronicznego Urzędu, który staje się koniecznością z uwagi na dynamiczny rozwój usług elektronicznych i przepisy zobowiązujące urzędy administracji rządowej i samorządowej do odbierania, przekazywania i przechowywania dokumentów w postaci elektronicznej.

Infografika dotycząca funkcjonowania Urzędu

arch. UMP

Korzystanie z procedur e-usług w administracji oraz elektronicznego obiegu dokumentów jest niezbędne w sytuacji zagrożenia epidemiologicznego.

W ramach e-urzędu w Poznaniu realizowanych jest szeroki katalog e-usług.

W 2021 r. ulepszony został serwis rezerwacji wizyt w Urzędzie Miasta. Nowy układ strony umożliwia wyświetlanie spraw według wydziału oraz tematu w formie intuicyjnych kafli z ikonami, ułatwiający mieszkańcom umówienie się na wizytę.

Poza wcześniej wdrożonymi, dużym ułatwieniem dla klientów są kolejne e-usługi oraz systemy wsparcia spraw i procedur, których funkcjonalność w 2021 r. została rozszerzona:

• portal Przyjazne deklaracje – nowe i innowacyjne rozwiązanie, pozwalające na łatwe i sprawne rozliczenie się mieszkańca z urzędem poprzez wypełnienie i złożenie deklaracji podatkowych i opłat lokalnych; system prowadzi użytkownika przez cały proces składania deklaracji prosząc o podanie potrzebnych informacji; dzięki temu użytkownik otrzymuje wypełniony formularz deklaracji wraz z wymaganymi załącznikami, gotowy do druku lub przesłania przez ePUAP;
• wydawanie zaświadczenia do zawarcia małżeństwa – wniosek o wydanie zaświadczenia w formie elektronicznej o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa;
• nowa wersja aplikacji Smart City Poznań, przekazująca użytkownikom aktualności oraz pozwalająca na zgłaszanie spraw wymagających interwencji służb miejskich oraz pomysłów dotyczących rozwoju miasta;
• uruchomienie Wirtualnej Asystentki; Voicebot utworzony przez Biuro Poznań Kontakt  identyfikuje temat rozmowy, zapewnia połączenie z odpowiednim pracownikiem obsługującym dany zakres tematyczny, umożliwia i ułatwia dostęp do informacji miejskich w znacznie krótszym czasie – bez czekania, całodobowo i bez konieczności wychodzenia z domu; istnieje również możliwość zakupienia identyfikatora parkingowego mieszkańca, bez wychodzenia z domu czy drukowania kolejnych materiałów;
• interwencje do Straży Miejskiej – formularz zgłoszeniowy do zawiadomienia służb o problemach w mieście;
• nowe warstwy mapy 3D, w systemie Informacji Przestrzennej Miasta Poznania, jak np. digitalizacja zieleni w mieście z mapą wysokości drzew czy inwentaryzacja parków.

Aplikacja Smart City Poznań wzmocniła Internetowy system wsparcia spraw i procedur. W 2021 r. w ramach rozwoju funkcjonalności aplikacji została wzmocniona integracja funkcjonalności dostępnych wcześniej, między innymi w aplikacji „Poznań w porządku” – dodatkowo wprowadzono wiele nowych funkcjonalności. Idea Smart City realizowana jest również we współpracy z miejskimi jednostkami organizacyjnymi i podmiotami zewnętrznymi. Od stycznia 2021 r. uruchomiono usługę udostępniania danych GTFS przez Zarząd Transportu Miejskiego, co umożliwia śledzenie aktualnego czasu odjazdów pojazdów komunikacji publicznej, między innymi za pośrednictwem Google Maps.

Smart City

arch. UMP

Rozwiązania zawarte w aplikacji zostały opisane w opracowaniu „Ewaluacja realizacji koncepcji Smart City w państwach Grupy Wyszechradzkiej”. Aplikacja została wyróżniona jako wyjątkowe rozwiązanie w skali Europy Środkowo-Wschodniej.

W ramach partnerstwa publiczno-prywatnego i podjętej współpracy pomiędzy Urzędem Miasta Poznania a Poznańskim Centrum Superkomputerowo-Sieciowym realizowany jest projekt mający na celu rozwój społeczeństwa informacyjnego w Poznaniu. Zakres projektu obejmuje:

• utworzenie i rozwój Platformy Cyfrowy Urząd;
• integrację i rozwój systemów wspierających ideę inteligentnego miasta;
• opracowanie analiz i wizualizacji dużych zbiorów danych (big data) ze wskazanych zasobów Miasta Poznania (w tym m.in. systemu rekrutacji i wspomagania placówek oświatowych);
• tworzenie nowych i rozbudowa istniejących systemów standardów wymiany i udostępniania informacji.

W 2021 r. zarejestrowano ok. 1 600 000 klientów e-usług w Poznaniu (w tym PBO). Oznacza to wzrost liczby korzystających z e-usług o 78% w stosunku do roku 2020 .
Najważniejsze informacje na temat wdrażania idei Smart City w Poznaniu w 2021 r. zamieszczono w artykule: Rok 2021 w pigułce – Aktualności – Smart City Poznań – Aplikacja i Inteligentne Rozwiązania dla Miasta”.

W celu zapewnienia pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i innymi ustanowionymi regulacjami zintegrowanego systemu zarządzania, w tym również zaleceniami technicznymi z obszaru bezpieczeństwa informacji (m.in. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych, ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, Krajowe Ramy Interoperacyjności, Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), normy ISO/EIC 27001:2017), w Urzędzie Miasta Poznania na bieżąco wdrażane są procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym dotyczące ochrony danych osobowych oraz cyberbezpieczeństwa.
Obowiązują podstawowe procedury bezpieczeństwa informacji, w tym zarządzania incydentami w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz pozostałymi (obszar danych osobowych, informatyczny), a także monitorowania systemów informatycznych UMP.

Należą do nich:

• Polityka Bezpieczeństwa Informacji w UMP, wprowadzona zarządzeniem Nr 49/2018/K Prezydenta Miasta Poznania;
• Procedura zgłaszania incydentów cyberbezpieczeństwa, wdrożona na podstawie Zarządzenia Prezydenta Miasta Poznania Nr 689/2018/P.

W 2021 r. procedury i instrukcje tworzące System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji udoskonalono i rozszerzono o kolejne zakresy tematyczne. Uruchomiony został moduł Rejestrów Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji, w tym rejestrów związanych z ochroną danych w oprogramowaniu Smarter, przeznaczony dla Urzędu Miasta Poznania oraz miejskich jednostek organizacyjnych.
Rejestry udostępnione w ramach ww. modułu:

• Rejestry Publiczne;
• Rejestr Czynności Przetwarzania;
• Rejestr Zasobów Infrastruktury;
• Arkusz spisowy informacji publikowanych w BIP;
• Rejestr Kategorii Przetwarzania;
• Rejestr Odstępstw;
• Rejestr Wniosków Praw i Podmiotów Danych;
• Rejestr Incydentów.

Ponadto, w 2021 r. kontynuowano prace nad:

• doskonaleniem dokumentacji Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji wprowadzanej do stosowania pismami ogólnymi Sekretarza Miasta;
• identyfikacją i wdrażaniem rozwiązań systemowych, celem właściwego uregulowania współpracy stron na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, niwelujących potrzebę sporządzania pojedynczych umów bądź porozumień;
• audytem bezpieczeństwa informacji  – współpraca z Audytorem Miasta;
• zabezpieczeniem infrastruktury IT i wdrożeniem Security Operations Center (SOC); koncepcja SOC przewiduje systemowe zapewnienie sprawności identyfikacji oraz reakcji w przypadku wystąpienia ataku na zasoby teleinformatyczne; SOC obejmuje wysoce specjalistyczne narzędzia informatyczne, zespół specjalistów dysponujących wiedzą i doświadczeniem z zakresu bezpieczeństwa teleinformatycznego; zrealizowane prace nad rozbudową SOC zwiększają zapewnienie ciągłej ochrony danych i zasobów krytycznych, przygotowanie UMP i reagowanie na sytuacje kryzysowe w cyberprzestrzeni, wspieranie zapewnienia ciągłości działania i przywrócenia prawidłowego działania po incydencie; w ramach SOC uruchomiono również rozwiązania do oceny podatności na zagrożenia, co zmniejsza prawdopodobieństwo skutecznego ataku na infrastrukturę informatyczną UMP i zapewnić zgodność z normami i przepisami prawa; oferują one szybkie wykrywanie zasobów, kontrolę konfiguracji, profilowanie celów, wykrywanie szkodliwego oprogramowania, wyszukiwanie wrażliwych danych i wiele innych funkcjonalności.

Poprzez realizację systematycznych szkoleń nowo zatrudnionych pracowników, służby przygotowawczej oraz cyklicznych e-learningów wśród pracowników, promowana jest wiedza na temat znaczenia i konieczności ochrony kluczowych dla Miasta zasobów informacyjnych.

ISO w Mieście Poznaniu

W 2021 r. wspólny system zarządzania zgodny z normami PN-EN ISO 9001:2015 (jakość) oraz PN-EN ISO 14001:2015 (środowisko) – obejmował swoim zakresem wszystkie wydziały Urzędu Miasta Poznania (33), 11 miejskich jednostek organizacyjnych (mjo) oraz spółkę  Zakład Zagospodarowania Odpadów Sp. z o.o. (ZZO). Stosowanie wspólnych standardów ISO polepsza funkcjonowania systemu zarządzania w Urzędzie MP i mjo oraz usprawnia komunikację w Mieście Poznaniu.
W dniach 6-9 października 2020 r. w Urzędzie Miasta Poznania, w niektórych miejskich jednostkach organizacyjnych oraz ZZO, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A z Warszawy przeprowadziło audyt zewnętrzny ponownej certyfikacji systemu zarządzania na zgodność z wymaganiami norm PN-EN ISO 9001:2015 oraz PN-EN ISO 14001:2015. W wyniku audytu potwierdzono zdolność systemu zarządzania do spełniania wymagań oraz potwierdzono jego zgodność i skuteczność. Przyznane w 2021 r. przez Komitet Techniczny PCBC certyfikaty potwierdzające spełnianie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015 są ważne do 7 maja 2024 r.

W 2021 r. kontynuowano działania doskonalące System Zarządzania w Mieście Poznaniu.

W ramach działań doskonalących przeprowadzono 66 audytów systemu zarządzania planowych oraz 2 audyty doraźne. Od 2021 r. w ramach audytów systemu zarządzania prowadzone są audyty doradcze. Ich celem jest weryfikacja spraw prowadzonych w wydziałach UMP pod kątem możliwości wprowadzenia wyjątków RWA w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). W 2021 r. przeprowadzono 7 audytów doradczych. Z uwagi na stan epidemii audyty odbywały się w formie zdalnej.

Plan audytu wewnętrznego jest przygotowany w oparciu o zidentyfikowane ryzyka krytyczne i ryzyka poważne oraz w oparciu o analizę procesów i podprocesów w przyjętym w UMP Systemie Zarządzania PN-EN ISO 14001/2015. Celem audytów systemu zarządzania jest weryfikacja zgodności systemu zarządzania z wymaganiami prawa i przyjętych norm, optymalizacja funkcjonujących procesów, identyfikacja mocnych i słabych punktów systemu oraz wskazywanie możliwości do poprawy. Audyty pomagają w standaryzacji działań prowadzonych w UMP, mjo i ZZO oraz pozwalają na wskazanie obszarów do doskonalenia.

W 2021 r. zostały przeprowadzone następujące zadania audytowe:

• terminowość i rzetelność sprawozdań finansowych i budżetowych mjo oraz ich wpływ na budżet miasta;
• audyt bezpieczeństwa informacji w zakresie aplikacji Planowanie i Analiza Budżetu Szkoły (PABS);
• prace interwencyjne dotyczące cieków i zbiorników wodnych realizowane przez Wydział Kształtowania i Ochrony Środowiska w latach 2019-2020;
• funkcjonowanie Systemu Gospodarowania Nieruchomościami Miasta Poznania i Skarbu Państwa;
• wpływ termomodernizacji budynków jednostek oświatowych na wysokość kosztów przeznaczonych na zapewnienie funkcjonowania tych jednostek;
• wydawanie decyzji w sprawie częściowego pokrycia poniesionych kosztów w związku z remontem lub adaptacją lokalu mieszkalnego repatrianta;
• organizacja dowozów uczniów do placówek kształcenia specjalnego oraz ich rozliczanie;
• wydawanie dowodów osobistych;
• bezpieczeństwo informacji w zakresie zarządzania uprawnieniami do systemów informatycznych.

W ramach doskonalenia systemu zarządzania biura i wydziały UMP oraz mjo korzystają z usług doradztwa wewnętrznego, co przyczynia się do usprawnienia procesów i realizacji zadań. W 2021 r. doradztwo dotyczyło następujących zagadnień:

• realizacja listy osób uprawnionych do zawarcia umowy najmu socjalnego lokalu lub umowy najmu lokalu z mieszkaniowego zasobu Miasta Poznania – Biuro Spraw Lokalowych;
• prognozowanie ryzyk finansowych mogących wpłynąć na kondycję finansową zakładu budżetowego Zakład Lasów Poznańskich i ewentualnego przekształcenia w jednostkę budżetową Miasta – Wydział Kształtowania i Ochrony Środowiska;
• egzekucja administracyjna obowiązków niepieniężnych prowadzonych przez Biuro Miejskiego Konserwatora Zabytków w następstwie postępowań nakazowych i dalszego procedowania z jednostkami miejskimi;
• sprawowanie nadzoru nad Ogrodem Zoologicznym w Poznaniu – Wydział Zdrowia i Spraw Społecznych;
• realizacja zadań ze środków naliczonych w budżecie Miasta na statutową działalność jednostek pomocniczych przez miejskie jednostki organizacyjne (placówki oświatowe) – Wydział Wspierania Jednostek Pomocniczych Miasta.

Doskonaleniu Systemu Zarządzania Urzędu Miasta Poznania, miejskich jednostek organizacyjnych i spółki ZZO służy również podnoszenie kompetencji audytorów systemu zarządzania. Przynajmniej raz w roku organizowane jest szkolenie doskonalące umiejętności i wiedzę audytorów systemu zarządzania. W 2021 r. przeprowadzono szkolenie „Dokument elektroniczny w Urzędzie”.

Narzędzia wspierające jakość zarządzania w Mieście Poznaniu

Scentralizowanie rozpatrywania i załatwiania skarg w UMP

Prezydent Miasta Poznania podpisał Zarządzenie nr 63/2021/K, zawierające nowe zasady dot. procedury skargowej. Od dnia 1 stycznia 2022 r. skargi, wnioski i petycje kierowane do Prezydenta Miasta Poznania są analizowane, rejestrowane i rozpatrywane wyłącznie przez Oddział Skarg, Wniosków i Petycji w Wydziale Organizacyjnym (z wyjątkami wynikającymi z przepisów).
Wszystkie skargi i wnioski rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków.

Zarządzanie ryzykiem

W 2021 r. Urząd Miasta Poznania korzystał z różnych metod i narzędzi wsparcia zarządzania. Należy do nich zarządzanie ryzykiem w Mieście Poznaniu. Istotą procesu zarządzania ryzykiem jest zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji celów strategicznych, zadań budżetowych oraz należytej ochrony zasobów, w sposób oszczędny, terminowy, efektywny i zgodny z prawem, poprzez wprowadzenie jednolitego i powszechnego sposobu analizy ryzyka oraz określenie związanych z tym obowiązków, tak aby ograniczyć możliwość wystąpienia dowolnego zdarzenia, działania lub zaniechania działania, którego skutkiem może być zagrożenie (szkoda) lub niewykorzystana szansa.

W 2021 r. w zakresie zarządzanie ryzykiem w Mieście Poznaniu uruchomiono nowe oprogramowanie – system Smarter/moduł Ryzyka (B, P, BI i S) oraz zastosowano nową metodę zarządzania ryzykiem wprowadzoną Zarządzeniem 663/2020/P Prezydenta Miasta Poznania. Metoda polega na ocenie otoczenia i kontekstu działania danego biura/wydziału Urzędu oraz mjo. W jej wyniku dokonuje się identyfikacji ryzyk, które w kolejnym etapie zostają ocenione zgodnie z kryteriami zawartymi w zarządzeniu. Ryzyka we wszystkich komórkach organizacyjnych są identyfikowane w odniesieniu do zadań budżetowych, czyli do bieżącej pracy każdego pracownika. Wynik oceny danego ryzyka determinuje konieczność monitorowania lub podjęcia działań mających na celu zminimalizować skutki ryzyka w realizowanych zadaniach. Po przeprowadzeniu analizy ryzyka, Wydział Organizacyjny przygotowuje sprawozdanie z funkcjonowania systemu zarządzania. Wymienione dokumenty przekazywane są decernentom.

Korzyści wynikające z wdrożonej metody:

• ujednolicenie metody zarządzania ryzykiem, nie tylko w wydziałach UMP, ale także we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych;
• upowszechnienie metodyki zarządzania ryzykiem w Mieście Poznaniu – realizacja obowiązku ustawowego przez wszystkie zobowiązane jednostki;
• oszczędność ponoszonych kosztów – jedno narzędzie/jedna metodyka stosowane przez jednostki;
• koordynowanie procesu zarządzania ryzykiem w Mieście przez jedną jednostkę – oszczędność czasu;
• zwiększenie wiedzy wśród pracowników, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacyjnego i zagrożeń związanych z realizacją zadań.

Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu

W samoocenie za 2021 r. wzięły udział 33 biura i wydziały oraz 284 miejskie jednostki organizacyjne (instytucje kultury, jednostki pomocy społecznej i jednostki oświaty).
Głównym celem tego procesu jest zidentyfikowanie błędów i nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazanie działań usprawniających lub korygujących. Każdorazowo samoocena ma służyć poprawie jakości wykonywanej pracy przez pracowników Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych, co z kolei ma wpływać na polepszenie jakości obsługi mieszkańców Poznania.

Badanie zostało przeprowadzone w oparciu o kwestionariusze stanowiące załączniki do Zarządzenia Prezydenta nr 768/2018/P w sprawie zapewnienia funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu. Narzędzie informatyczne – aplikacja Webankieta zapewnienia anonimowość wypełnienia ankiety, a dedykowane narzędzie opracowane przez Wydział Informatyki i Wydział Organizacyjny umożliwia generowanie wyników samooceny.
Wypełniono łącznie 7117 ankiet, na podstawie których przygotowano Informację o stanie kontroli zarządczej za 2021 rok – z analizą stanu/poziomu zarządzania wydziałem/jednostką miejską w 5 podstawowych elementach systemu kontroli zarządczej w Mieście, jakimi są: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń wskazano działania zaradcze lub doskonalące. Zbiorcze zestawienia wyników ankiet pozwala poinformować Prezydenta Miasta oraz jego Zastępców lub wydział nadzorujący o stanie kontroli zarządczej. Wyniki te są wykorzystywane przez decernentów przy okresowych ocenach pracy dyrektorów wydziałów i kierowników mjo.
W związku ze zmianą sposobu prowadzenia sprawy z papierowego na elektroniczny, zobowiązano mjo do przekazywania dokumentu Informacja o stanie kontroli zarządczej opatrzonego podpisem kwalifikowanym przez ePAUP.

Badanie satysfakcji klienta w Mieście Poznaniu

Celem badania satysfakcji klienta jest ocena jakości pracy wydziałów/biur Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów. Wydziały/biura Urzędu Miasta Poznania, niektóre mjo i spółka ZZO zobowiązane są prowadzić w sposób ciągły badanie satysfakcji klienta za pomocą dedykowanych ankiet oraz przynajmniej raz na pół roku do analizy zebranych ankiet.
Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do podejmowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo i spółki. Stanowią też często podstawę wprowadzania modyfikacji i usprawnień procesów wpływających na zadowolenie klienta ze świadczonych usług. Zbiorcze wyniki badania satysfakcji klienta przedstawiane są podczas przeglądów zarządzania wykonywanych przez Kierownictwo Urzędu.

Ocena przestrzegania zasad etycznych w Urzędzie Miasta Poznania

Wydziały/biura Urzędu Miasta Poznania oraz mjo zobowiązane są prowadzić w sposób ciągły badanie przestrzegania zasad etycznych przez pracowników za pomocą dedykowanych w tym celu ankiet oraz przynajmniej raz do roku do analizy zebranych ankiet. Celem badania jest ocena przestrzegania zasad etycznych przez pracowników wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów w tym zakresie. Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do kreowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo oraz dbania o wizerunek Miasta.

Szkolenie i podnoszenie umiejętności pracowników Urzędu Miasta Poznania

Doskonalenie umiejętności pracowników jest kluczowym elementem funkcjonowania Urzędu Miasta Poznania. Z uwagi na pandemię większość szkoleń i konferencji odbywała się z użyciem platform e-learningowych lub przy pomocy wideo komunikatorów. Narzędzie to pozwala pracownikom na przejście procesu dydaktycznego w dowolnie wybranym przez siebie momencie, bez konieczności obecności na sali szkoleniowej.
W 2021 r. 1574 pracowników UMP skorzystało z różnych form podnoszenia kwalifikacji, jakimi są m.in.: szkolenia, dofinansowanie studiów, uczestnictwo w konferencjach, kursy.

Główne obszary merytoryczne szkoleń pracowników UMP w 2021 r.:

• finanse publiczne;
• zamówienia publiczne;
• e-doręczenia;
• ochrona środowiska;
• gospodarka komunalna;
• poprawność językowa i prosty język;
• zapewnienie dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
• umiejętności kierownicze.

W 2021 r. w szkoleniach na temat korzystania z technologii teleinformatycznych i kompetencji cyfrowych uczestniczyło ok. 10% ogółu pracowników.

Bieżąca obsługa ubezpieczeniowa

W 2021 r. dzięki zastosowaniu prawa opcji, mimo tendencji wzrostowej, utrzymano stawki ubezpieczeniowe na poziomie lat ubiegłych. Zmianie nie uległy także warunki ubezpieczenia i wypracowane dodatkowe klauzule ubezpieczeniowe.
W ramach koordynacji działań ubezpieczeniowych w czerwcu 2021 r. zorganizowano cykl warsztatów online ze szczegółowym omówieniem klauzul ubezpieczeniowych oraz zasad zgłaszania szkód. Łącznie w spotkaniach prowadzonych przez brokera oraz koordynatora ubezpieczeń miasta uczestniczyło ponad 300 pracowników miejskich jednostek organizacyjnych.

Łącznie w 2021 r. obsłużono w miejskich jednostkach organizacyjnych 1268 szkód, a łączna kwota wypłat wyniosła 5 179 798,74 zł. Poziom szkodowości przekroczył zatem poziom 100%  Miasto uzyskało z tytułu odszkodowań więcej, niż wyniosły koszty wykupienia polis.Do największych szkód należały:

Ulewne opady deszczu odnotowane 22 czerwca 2021 r. spowodowały zgłoszenie 176 szkód, a wypłaty z tytułu zniszczeń mienia osiągnęły 1 630 000 zł (część szkód jest jeszcze rozpatrywana i nie wypłacono odszkodowań w pełnej wysokości).

2 szkody o charakterze katastroficznym:

• zawalenie się dachu hali sportowej w Zespole Szkół z Oddziałami Sportowymi 1 na os. Pod Lipami 1;
• zerwanie się windy w Zespole Szkół Specjalnych nr 105.

Obie szkody nadal są w trakcie rozpatrywania i ustalana jest wielkość pełnych odszkodowań. Każde z roszczeń jest odrębnie monitorowane przez brokera miasta. Zaznaczyć przy tym należy, że ubezpieczyciel wypłacił zaliczki w wysokości 0,5 mln zł, celem dalszego zabezpieczenia obiektów.

W ramach działań prewencyjnych i zapobieganiu powstawaniu szkód podjęto, we współpracy z brokerem i ubezpieczycielami, dodatkowe działania:

• przeprowadzenie audytu zabezpieczeń pożarowych archiwum zakładowego przy ul. Świerkowej 10 oraz innych miejsc przechowywania dokumentacji;
• szkolenie z doskonalenia technik jazdy dla pracowników Urzędu i mjo korzystających z pojazdów służbowych oraz pojazdów prywatnych dla celów służbowych. Szkolenie zostało sfinansowane przez ubezpieczyciela, a skorzystały z niego 32 osoby.

Przygotowanie programów ubezpieczeniowych na lata 2022-2024

W 2021 r. podjęto decyzję o dalszej konsolidacji ubezpieczeń miejskich, tym razem w obszarze organizacji i finansowania polis ubezpieczeniowych. Prezydent Miasta podjął decyzję w sprawie konsolidacji od 1 stycznia 2022 r. płatności z tytułu polis ubezpieczeniowych w Mieście (ubezpieczenie majątku, odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia komunikacyjnego) i ujęciu płatności w ramach zadania budżetowego w Wydziale Organizacyjnym. Środki uwzględnione w budżetach mjo na dzień 30.06.2021 r. zostały przeniesione do projektu planu finansowego Wydziału Organizacyjnego na rok 2022 i lata kolejne (WPF), z wyłączeniem instytucji kultury oraz Zakładu Robót Drogowych. Łączna kwota planu finansowego przeznaczona na ubezpieczenie mienia, OC miasta, ubezpieczenia komunikacyjne oraz osobowe na 2022 r. wynosi: 7 922 931 zł. Działanie to związane jest z większą efektywnością zarządzania środkami finansowymi w obszarze ubezpieczeń i minimalizacją ryzyk nieterminowej płatności polis.
Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powierzono na podstawie pełnomocnictwa brokerowi Miasta, firmie Nord Partner sp. z o.o.
W wyniku ogłoszonych na początku października postępowań zawarto 2 umowy:

• „Kompleksowe ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej Miasta Poznań, miejskich jednostek organizacyjnych oraz wybranych spółek miejskich„ – najkorzystniejsza oferta przedstawiona przez TUiR Warta S.A. umowa nr Or-VI.253.34.2021 zawarta w dniu 30.12.2021 r.;
• „Ubezpieczenie komunikacyjne Miasta Poznań, miejskich jednostek organizacyjnych oraz wybranych spółek miejskich – najkorzystniejsza oferta przedstawiona przez TU COMPENSA S.A. VIG, umowa nr Or-VI.253.33.2021 zawarta w dniu 30.12.2021 r.

Ubezpieczyciele przyjęli nie tylko podstawowe warunki ubezpieczenia, ale także klauzule dodatkowe, w tym m.in. klauzulę ekologiczną, która pokrywa zwiększone koszty usunięcia szkody, jeśli zastosowano technologie z jak najmniejszym negatywnym wpływem na środowisko.