Nowoczesne standardy zarządzania w Poznaniu

W 2018 r. kontynuowano proces wprowadzania przez Miasto Poznań nowoczesnych standardów zarządzania.

Usprawnienia systemu wspierającego obieg dokumentacji w Urzędzie Miasta Poznania w 2018 r.

Integracja systemu Mdok z platformą ePUAP została uruchomiona 6 lutego 2018 r. Głównym celem przedsięwzięcia było usprawnienie procesu obsługi pism wpływających drogą elektroniczną do Urzędu Miasta Poznania (UMP).

Obsługa dokumentu i sprawy odbywa się w jednym systemie. Taka organizacja pracy jest zdecydowanie mniej czasochłonna. Wnioski mieszkańców szybciej trafiają do właściwego biura/wydziału, a w razie konieczności są przesyłane zgodnie z właściwością do miejskiej jednostki organizacyjnej.

Ponadto w 2018 r. w piśmie okólnym Sekretarza Miasta ws. procedury obiegu dokumentacji w Urzędzie Miasta Poznania, uregulowano obsługę w systemie Mdok tzw. pism hybrydowych – wysyłanych jednocześnie do adresatów wewnętrznych i zewnętrznych.

Od kwietnia 2018 r. w Urzędzie Miasta Poznania obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów przekazywanych wewnętrznie pomiędzy wydziałami. Dzięki temu usprawnieniu, skróceniu uległ czas przekazywania dokumentów pomiędzy komórkami organizacyjnymi.

System obiegu korespondencji w UMP ewoluuje w kierunku Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD).

RODO w Poznaniu

Od 25 maja 2018 r. w Polsce zaczęło obowiązywać RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

W ramach prac związanych z implementacją wymagań wynikających z RODO, w Urzędzie Miasta Poznania w 2018 r. m.in:

• dokonano inwentaryzacji formularzy wykorzystywanych do zbierania danych osobowych,
• przygotowano treść klauzul zgody oraz obowiązku informacyjnego,
• zajmowano się aktualizacją umów powierzenia przetwarzania,
• opracowywano wewnętrzne procedury i przygotowywano rejestry wymagane przepisami prawa,
• wyznaczono Inspektora Ochrony Danych,
• zweryfikowano podstawy prawne przetwarzania danych osobowych w zbiorach danych osobowych UMP,
• dostosowano procesy przetwarzania i systemy informatyczne do wykonywania praw osób, których dane dotyczą,
• zajmowano się implementacją zasady „privacy by design” i „privacy by default”,
• zaktualizowano upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydawane przez Prezydenta Miasta Poznania oraz opracowano nowy system nadawania upoważnień do przetwarzania danych osobowych.

Uzyskane efekty/korzyści:

• standaryzacja klauzul informacyjnych stosowanych w UMP,
• standaryzacja zawieranych umów powierzenia i umów przyjmowania w powierzenie od innych podmiotów,
• zwiększenie świadomości pracowników UMP w odniesieniu do tematu ochrony danych osobowych.

Cyberbezpieczeństwo w Mieście Poznaniu 

W 2018 r. w Mieście Poznaniu opracowano i wprowadzono procedury bezpieczeństwa informacji, w tym zarządzania incydentami w obszarze cyberbezpieczeństwa oraz pozostałymi (obszar danych osobowych, informatyczny), a także monitorowania systemów informatycznych UMP.

Zarządzeniem Nr 49/2018/K Prezydenta Miasta Poznania z dnia 23 listopada 2018 r. została wprowadzona Polityka Bezpieczeństwa Informacji w UMP, a Pismem Okólnym Nr 2 Sekretarza Miasta Poznania wprowadzono procedury związane z bezpieczeństwem informacji.

Ponadto, w 2018 r. w Poznaniu została wdrożona procedura zgłaszania incydentów cyberbezpieczeństwa (Zarządzenie Prezydenta Miasta Poznania Nr 689/2018/P).

Uzyskane efekty/korzyści:

• dostosowanie UMP do najważniejszych wymagań RODO,
• minimalizacja ewentualnych incydentów związanych z bezpieczeństwem danych,
• zwiększanie świadomości pracowników UMP i niektórych miejskich jednostek organizacyjnych w zakresie cyberbezpieczeństwa,
• budowa efektywnego i jednolitego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji UMP,
• zwiększanie bezpieczeństwa informacyjnego UMP,
• tworzenie podwalin Security Operations Center.

ISO w Mieście Poznaniu 

W 2018 r. w Urzędzie Miasta Poznania, niektórych miejskich jednostkach organizacyjnych oraz w 1 spółce, Polskie Centrum Badań i Certyfikacji S.A. z Warszawy przeprowadziło audit zewnętrzny.

W 2018 r. – po przeprowadzeniu auditu odnowienia certyfikatu – Komitet Techniczny PCBC przyznał certyfikat potwierdzający spełnianie wymagań norm PN-EN ISO 9001:2015 i PN-EN ISO 14001:2015.

Certyfikat jest ważny w okresie od 8 maja 2018 r. do 7 maja 2021 r.

Narzędzia wspierające jakość zarządzania w Mieście Poznaniu 

W 2018 r. przebudowane zostały systemy: Internetowy Asystent Radnego oraz Internetowy Asystenta Prezydenta.

Ponadto, w 2018 r. Urząd Miasta Poznania korzystał z różnych metod i narzędzi wsparcia zarządzania, w tym:

Zarządzanie ryzykiem w Mieście Poznaniu 

Narzędzie – system Monitorowanie Jakości Usług Publicznych (MJUP) / moduł Ryzyka.

Korzyści wynikające ze stosowania narzędzia/metody:

• ujednolicenie metody zarządzania ryzykiem nie tylko w wydziałach UMP, ale także we wszystkich miejskich jednostkach organizacyjnych,
• upowszechnienie metodyki zarządzania ryzykiem w Mieście Poznaniu – realizacja obowiązku ustawowego przez wszystkie zobowiązane jednostki,
• oszczędność ponoszonych kosztów – jedno narzędzie / jedna metodyka stosowane przez jednostki,
• oszczędność czasu,
• zwiększenie wiedzy wśród pracowników, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa informacyjnego i zagrożeń związanych z realizacją zadań.

Samoocena funkcjonowania kontroli zarządczej w Mieście Poznaniu 

W samoocenie za 2018 r. wzięło udział 28 wydziałów oraz 304 miejskie jednostki organizacyjne.

Głównym celem tego procesu jest zidentyfikowanie błędów i nieprawidłowości systemu zarządzania oraz wskazanie działań usprawniających lub korygujących.

Każdorazowo samoocena ma służyć poprawie jakości wykonywanej pracy przez pracowników Urzędu i miejskich jednostek organizacyjnych, co z kolei ma wpływać na poprawę jakości obsługi mieszkańców Poznania.

Badanie satysfakcji klienta w Mieście Poznaniu 

Celem badania satysfakcji klienta jest ocena jakości pracy wydziałów/biur Urzędu Miasta i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów – mieszkańców.

Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do podejmowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo. Stanowią też często podstawę wprowadzania modyfikacji i usprawnień procesów wpływających na zadowolenie klienta ze świadczonych usług.

Zbiorcze wyniki badania satysfakcji klienta przedstawiane są podczas przeglądów systemu zarządzania wykonywanych przez Kierownictwo Urzędu Miasta.

Ocena przestrzegania zasad etycznych w Urzędzie Miasta Poznania 

Celem badania jest ocena przestrzegania zasad etycznych przez pracowników wydziałów/biur Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych oraz badanie oczekiwań klientów w tym zakresie.

Wyniki analizy ankiet mają prowadzić do kreowania działań doskonalących pracę wydziału/biura/mjo oraz dbania o wizerunek Miasta.

Wspieranie inicjatyw pracowniczych w Urzędzie Miasta Poznania 

Głównym celem programu „Wspieranie Inicjatyw Pracowników”(WIP) jest wykorzystywanie kreatywności i innowacyjności pracowników Urzędu Miasta Poznania i miejskich jednostek organizacyjnych.

W 2018 r. spośród inicjatyw zgłoszonych do Programu WIP, przyjęto do realizacji:

• Punkt Mediacyjno-Konsultacyjny „Swoboda Dialogu”– inicjatywa polega na poszerzeniu systemu wsparcia dla osób skonfliktowanych z miasta Poznania, poprzez zwiększenie dostępu do bezpłatnych usług mediacyjno-konsultacyjnych w siedzibie Centrum Wspierania Rodzin „Swoboda” w Poznaniu oraz prowadzenie warsztatów profilaktyczno-informacyjnych w środowisku szkolnym. Efekty realizacji inicjatywy w 2018 r.: 12 zgłoszonych spraw do mediacji, 63 przeprowadzone sesje mediacyjne, 6 zawartych ugód mediacyjnych oraz 26 przeprowadzonych konsultacji,

• „Program Wspierania Pracownika” – zakłada stosowanie działań wspierających pracownika w sytuacjach pojawienia się problemów osobistych rzutujących na wykonywanie zadań i funkcjonowanie w zespole. W 2018 r. z konsultacji psychologicznych skorzystały 3 osoby.

Szkolenie i podnoszenie umiejętności pracowników Urzędu Miasta Poznania

W 2018 r. poznańscy urzędnicy skorzystali blisko 3,3 tys. razy z różnych form podnoszenia kwalifikacji.

Na platformie e-learningowej Urząd Miasta Poznania w 2018 r. przeprowadził kursy, w których udział wzięło ponad 1,6 tys. pracowników, w tym:

• j. angielski w administracji,
• obsługa klienta,
• RODO – podstawy dla urzędników,
• RODO – podstawy dla kadry kierowniczej.

Główne obszary tematyczne szkoleń urzędników Urzędu Miasta Poznania w 2018 r.:

• system oświaty,
• finanse publiczne,
• ochrona środowiska,
• gospodarka komunalna,
• gospodarka nieruchomościami,
• urbanistyka i architektura.

“Lider zmian w mieście”

W 2018 r. na Uniwersytecie SWPS w Poznaniu uruchomiony został nowy i potrzebny społecznie programu studiów dla urzędników i osób działających na rzecz rozwoju miasta – „Lider zmian w mieście”.

Studia podyplomowe (2018/2019) podjęło 13 urzędników miejskich.

Idea powstania studiów podyplomowych dla kadr urzędniczych zrodziła się podczas pracy nad aktualizacją Strategii Rozwoju Miasta Poznania 2020+. Jednym z ważnych tematów był wówczas sposób pracy urzędu.

Celem studiów „Lider zmian w mieście” jest wzmocnienie kadry, która dzięki kreatywnym narzędziom będzie mogła realizować wizję i cele Strategii Rozwoju Miasta Poznania.

Studia znoszą stereotyp podziału na urzędnika i „petentów” – urzędnik 2.0 to partner otwarty na zmiany i innowacje.

Formy podnoszenia kwalifikacji, z których skorzystali poznańscy urzędnicy w 2018 r.

Źródło: UMP