Konferencje i kongresy w Poznaniu

Pandemia COVID-19 spowodowała globalny kryzys sektora turystyki, w tym turystyki biznesowej, która w Poznaniu zmniejszyła się o 3/4 pod względem liczy zorganizowanych wydarzeń oraz o 90% pod względem liczby uczestników.

Przemysł spotkań i wydarzeń

Najnowsze dostępne dane dotyczące przemysłu spotkań i wydarzeń w Poznaniu, opublikowane w Raporcie Poland Convention Bureau (jednostki działającej w ramach Polskiej Organizacji Turystycznej), obejmują 2020 r. i odzwierciedlają skutki pandemii, która spowodowała ograniczenie możliwości przemieszczania się, zamykanie obiektów noclegowych i gastronomicznych czy zakaz organizacji spotkań w większym gronie osób.

W 2020 r. w Poznaniu zorganizowano 753 spotkania dla grup liczących jednocześnie co najmniej 50 osób. W porównaniu do 2019 r. (3,1 tys. spotkań i wydarzeń) liczba spotkań i wydarzeń zmniejszyła się o 3/4. Spotkania o charakterze konferencyjnym, kongresowym, targowym oraz korporacyjnym, zgromadziły łącznie 135,9 tys. osób, co oznacza spadek liczby uczestników o 90% w porównaniu do 2019 r. (1,4 mln osób). Ograniczenia i obostrzenia dotyczące szczególnie podróży zagranicznych spowodowały, że 95% uczestników poznańskich wydarzeń stanowili goście krajowi, a 5% to goście zagraniczni.

Z powodu pandemii, część wydarzeń biznesowych przeniosła się do Internetu, jednak najczęstszą formą organizacji spotkań w Poznaniu w 2020 r. były spotkania stacjonarne – 81%. Na formę wirtualną zdecydowało się 11% organizatorów wydarzeń, a na formę hybrydową – 8%.

Wśród wydarzeń ujętych w raporcie Poland Convention Bureau, największą część stanowiły konferencje i kongresy – 53%, następnie wydarzenia korporacyjne i motywacyjne – 39%. Najmniejszy był udział targów i wystaw – 8%

W 2020 r. największa liczba wydarzeń i spotkań – tj. 60% – zorganizowana została przez przedsiębiorstwa lub na ich zlecenie. Stowarzyszenia i organizacje NON PROFIT zorganizowały 22% wydarzeń i spotkań, a instytucje rządowe – 18%. Najwięcej wydarzeń dotyczyło tematyki z zakresu dziedzin handlowo-usługowych (37%) oraz humanistycznych (29%). Przeważały wydarzenia 1-dniowe (ponad 85,5%), a średni czas ich trwania wyniósł 1,5 dnia.

Poznań, wśród 6 dużych polskich miast, uplasował się na 3. miejscu w Polsce (po Warszawie i Krakowie) pod względem liczby uczestników organizowanych wydarzeń oraz na 5. miejscu pod względem liczby zorganizowanych wydarzeń.

Oferta konferencyjno-kongresowa Poznania

Poznańska baza dla organizacji wydarzeń o charakterze konferencyjno-kongresowym lub korporacyjnym systematycznie się powiększała. W bazie Poznan Convention Bureau ujętych było 126 obiektów, które dysponowały powierzchniami konferencyjno-kongresowymi. Znajdowało się w nich łącznie ok. 100 tys. miejsc, w tym w szczególności w takich obiektach, jak:

• Poznan Congress Center (Grupa MTP);
• World Trade Center;
• hotele (63 hotele dysponowały salami konferencyjno-kongresowymi, w tym najwięcej miejsc posiadały: Novotel Poznań Centrum, IBB Andersia, Hotel IOR, Hotel Restauracja Brovaria);
• uczelnie oraz centra naukowo-technologiczne (w tym najwięcej miejsc znajdowało się w Auli Uniwersyteckiej UAM oraz Centrum Kongresowo-Dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego im. K. Marcinkowskiego);
• obiekty kulturalne (w tym najwięcej miejsc znajdowało się w: Cinema City Kinepolis, Centrum Kultury Zamek, Teatrze Wielkim oraz Teatrze Muzycznym);
• obiekty sportowe (w tym m.in. Termy Maltańskie, Stadion Poznań).

World Trade Center Poznań

arch. UMP

W 2021 r. trwały działania inwestycyjne dotyczące całkowitej przebudowy hali widowiskowo-sportowej Arena Poznań, która znajduje się w dyspozycji Międzynarodowych Targów Poznańskich (Grupa MTP). Działania te obejmowały prace projektowe oraz wybór wykonawcy. Po zakończeniu przebudowy (planowany termin to 2025 r.), powstanie nowoczesny obiekt widowiskowo-sportowy z salami  konferencyjnymi i restauracją. Będą mogły odbywać się w niej wydarzenia (sportowe, kulturalne, koncerty) na ok. 9 tys. osób.

Hala Arena w Poznaniu

arch. UMP

W 2021 r. poznańskie hotele 5- i 4-gwiadkowe dysponowały 3,1 tys. miejsc noclegowych. Miasto oferowało wysokiej jakości usługi gastronomiczne oraz możliwości rekreacji i aktywnego wypoczynku.

Działalność Poznań Convention Bureau oraz promocyjna

Poznan Convention Bureau (PCB) pełniło funkcję neutralnego partnera oraz instytucji pierwszego kontaktu dla organizatorów konferencji, kongresów, podróży motywacyjnych oraz innych spotkań biznesowych w Poznaniu. PCB jest organizacją non-profit, wspieraną przez samorządy, branżę turystyczną oraz usługodawców lokalnego rynku, działającą w strukturach Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej.

W 2021 r. przy współudziale PCB zostały zorganizowane, w formie stacjonarnej, hybrydowej lub online, następujące wydarzenia:

• IMPACT’21;
• SURE2021, 3^rd World Conference of the Society for Urban Ecology;
• 9^th International Conference of the Medieval Chronicle Society;
• 29^th SECEC-ESSSE Congress;
• 15^th International Congress on Logistics and SCM Systems;
• 20. Sympozjum „Oparzenia 2021”.

Hillary Clinton podczas Impact21 w Poznaniu

arch. UMP

Wsparcie udzielone przez PCB obejmowało takie działania, jak:

• pomoc merytoryczną przy organizacji wydarzenia;
• organizację stoiska informacyjnego, dotyczącego miasta, w miejscu organizacji wydarzenia;
• pomoc w uzyskaniu darmowych przejazdów komunikacją miejską dla osób biorących udział w wydarzeniu;
• pomoc w organizacji wycieczki dla osób biorących udział w wydarzeniu;
• przygotowanie materiałów promocyjnych, w tym rekomendacja, przygotowanie i dostarczenie filmów promujących Poznań wśród uczestniczek i uczestników wydarzenia;
• kontakt z władzami Miasta Poznania (patronat, otwarcie wydarzenia przez władze Miasta);
• przygotowanie tablicy powitalnej na lotnisku.

PCB prowadziło współpracę z organizacjami branżowymi. Działalność ta miała na celu przede wszystkim promocję i pozycjonowanie Poznania na krajowym i globalnym rynku spotkań, jako atrakcyjnego miejsca do organizacji międzynarodowych kongresów i konferencji. Wśród organizacji, z którymi PCB współpracowało w 2021 r. były m.in.:

• Poland Convention Bureau – dzięki tej współpracy Poznań należy do ścisłej czołówki regionalnych Convention Bureaus w Polsce oraz ma wpływ na kształt projektów i realizację zadań adresowanych do polskiego i zagranicznego rynku spotkań; dla Poznania ta współpraca jest też dodatkowym źródłem pozyskiwania międzynarodowych wydarzeń i spotkań biznesowych; w 2021 r. współpraca z Poland Convention Bureau obejmowała:
  
  • udział poznańskiego PCB w spotkaniach branżowych;
  • podejmowanie przez poznańskie PCB decyzji mających wpływ na funkcjonowanie Convention Bureaus w Polsce;
  • promocję Poznania na stoisku Polskiej Organizacji Turystycznej na targach turystyki biznesowej IBTM 2021 w Barcelonie oraz w trakcie roadshow Mice by Melody w Niemczech;
  • pozyskiwanie przez poznańskie PCB nowych spotkań i wydarzeń biznesowych za pośrednictwem Poland Convention Bureau;
  • współpracę z mediami zagranicznymi;
  • uczestnictwo poznańskiego PCB w programie Honorowego Ambasadora Kongresów Polskich;
  • przekazywanie przez PCB danych statystycznych do Raportu Przemysłu Spotkań i Wydarzeń w Polsce;
  • organizowanie podróży studyjnych przez poznańskie PCB zdobytych za pośrednictwem Poland Convention Bureau;
• International Congress and Convention Association (ICCA) – jest jedną z najważniejszych organizacji w branży kongresów i spotkań; dla Poznania ICCA jest narzędziem benchmarkingu w zakresie potencjału kongresowo-konferencyjnego destynacji biznesowych, co pozwala na ustalenie przewag i luk konkurencyjnych w przypadku kandydatury Poznania na gospodarza określonego wydarzenia; ICCA dostarcza też informacji o potrzebach poszczególnych zleceniodawców i umożliwia przygotowanie sprofilowanych ofert typu bid book; w 2021 r. poznańskie PCB w ramach współpracy z ICCA przekazało dane statystyczne dotyczące rynku spotkań w Poznaniu do raportu ICCA Statistics Report Country & City Rankings, przygotowało zestawienia z propozycjami otwartych przetargów na organizację międzynarodowych kongresów dla Poznań Congress Center, aktualizowało i administrowało profil Poznania w bazie ICCA oraz pozyskiwało informacje o stowarzyszeniach, lokalnych ambasadorach, konferencjach i szczególnych wydarzeniach; dzięki przynależności do ICCA poznańskie PCB może:
  • na bieżąco monitorować najważniejsze wydarzenia na międzynarodowym rynku spotkań oraz nawiązywać nowe kontakty biznesowe;
  • korzystać z bazy danych ICCA (Big Data), która jest największą bazą klientów organizujących międzynarodowe spotkania i kongresy oraz cykliczne spotkania biznesowe, dostępnej tylko dla podmiotów zrzeszonych w organizacji ;
  • korzystać z prowadzonych przez ICCA badań turystyki biznesowej na świecie, w których od kilku lat uczestniczy Poznań;
• Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce (SKKP) – jest pierwszą i jedyną ogólnopolską organizacją profesjonalistów branży spotkań; głównymi celami SKKP było podnoszenie wiedzy profesjonalnej członków, wspólny marketing i lobbowanie w sprawach istotnych dla branży turystyki biznesowej; poznańskie PCB współpracowało z SKKP przy programie Ambasadorów Kongresów Polskich, mającym na celu wsparcie osób aktywnie promujących Polskę za granicą jako atrakcyjne miejsce do organizacji międzynarodowych konferencji i kongresów i starających się o ich organizację w Polsce.

Wsparciem działań podejmowanych przez Miasto Poznań dla przyciągnięcia dużych organizatorów kongresów jest Poznański Klub Ambasadora Kongresów (PKAK) – wspólna inicjatywa Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce, Polskiej Organizacji Turystycznej, Grupy MTP oraz Miasta Poznania. Celem PKAK jest utworzenie strefy inspiracji, wsparcia oraz wymiany wiedzy i dobrych praktyk na temat możliwości aplikowania o wydarzenia prestiżowe, które mogą odbywać się w Poznaniu. Ponadto działalność PKAK służy opracowaniu oraz podejmowaniu inicjatyw w dziedzinie promocji Poznania i funkcjonowania miasta w branży spotkań. Członkami PKAK są nagrodzeni w Programie Ambasadorzy Kongresów Polskich działający w Wielkopolsce oraz profesorowie odpowiedzialni za pozyskiwanie i organizację kongresów i wydarzeń w Poznaniu. W 2021 r. w Programie Ambasadorów Kongresów Polskich nagrodzonymi przedstawicielami regionu Poznania oraz Wielkopolski zostali: prof. dr hab. Agnieszka Merkisz-Guranowska (Dyrektor Instytutu Transportu Politechniki Poznańskiej) oraz prof. zw. dr hab. n. med. Marek Jóźwiak (Kierownik Oddziału Ortopedii i Traumatologii Dziecięcej w Ortopedyczno-Rehabilitacyjnym Szpitalu Klinicznym im. W. Degi).